Cose che ho imparato sulla gestione dei volontari ad un WordCamp

Al WordCamp Torino 2017 mi sono occupata del team Volunteers: qui qualche appunto e qualche consiglio in base alla mia esperienza. Naturalmente è solo la mia: aspetto integrazioni e commenti 🙂 

LA CALL FOR VOLUNTEERS

Non inventare la ruota: prendi spunto da quelle già scritte per gli altri WordCamp – se la personalizzi un po’, meglio.

Tempi: prima possibile 😉

Quali informazioni è bene specificare nella call:

  • quali saranno i ruoli
  • sarà dato codice per avere biglietto gratuitamente
  • che si richiede un impegno di circa mezza giornata ma che si è volontari per tutto il giorno
  • se possibile, comunicare già quando verrà chiusa e come e quando saranno comunicate le selezioni
  • se possibile, dire già quanti volontari saranno presi

IL FORM DI CANDIDATURA

Chiedi a chi ha organizzato altri WC la traccia completa.

Campi importanti nel form:

  • provenienza (città)
  • se hanno già partecipato a meetup e altri WordCamp
  • se hanno già fatto i volontari
  • chiedere le skill ma specificando che non ci interessa il cv, ma perché vuoi fare il volontario e in cosa pensi che potresti essere utile 
  • (NB: io personalmente non credo sia un bene chiedere esplicitamente “cosa vuoi fare” per non creare aspettative che magari non si possono accontentare)

PROCESSO DI SELEZIONE

Possibilmente, manda una mail di conferma che la candidatura è stata ricevuta.

Se non hai comunicato i tempi di selezione già nella call, manda una mail a tutti con indicazione dei tempi.

Per fare la selezione, parti da uno schema dei ruoli che c’è bisogno di coprire.
Scegliere persone della community locale è sempre preferibile.
Scegliere persone con già esperienza o volontari per la prima volta? Valuta in base ai ruoli che devi coprire, magari cerca di bilanciare.

RUOLI

Questo è lo schema (semplificato) usato a WCTRN 2017: non è detto vada bene ovunque, perché vanno considerate le specifiche della venue e cosa viene già coperto dagli organizzatori stessi.

In questo schema le attività sono state raggruppate, in ogni gruppo c’era qualche persona più esperta incaricata di essere di riferimento.

1) gruppo checkin/green room/swag

10-12 persone. almeno 5-6 per la registrazione al mattino; turni di non più di due ore in sorveglianza green room; distribuzione swag in base a logistica e necessità.

Meglio avere sempre almeno una persona al tavolo della registrazione, per tutto il giorno: fa anche da orientamento per qualsiasi cosa.

2) gruppo caffè e assistenza catering

in base a necessità logistiche

3) squadre di servizio nelle sale

4 squadre (due squadre per sala, una al mattino e una al pomeriggio).

Le squadre sono formate come minimo da:

  • room manager (coordina, verifica ci siano gli speaker, che funzioni tutto, che si rispettino i tempi ecc ecc)
  • emcee (presenta e intrattiene durante le pause)
  • time keeper (ha il fondamentale compito di far rimanere i talk nei tempi prestabiliti, mostrando agli speaker un cartello con il tempo rimanente)
  • door keeper (fa in modo che la sala non sia rumorosa e le porte rimangano chiuse, soprattutto a ridosso dei cambi)
  • se la sala è molto grande: mic runner (porta in giro il microfono per le domande)

4) fotografi, a/v, social media

in base a necessità

CONFERME – formazione della squadra

Una volta scelte le persone, manda prima tutte le mail con i SI, chiedendo di dare conferma definitiva e chiedendo di non rendere pubblica la cosa.

Quando hai tutte le risposte di conferma, puoi mandare le mail con i NO.

Cosa bisogna ricordarsi di mettere nella comunicazione della conferma:

  • AGREEMENT da rimandare firmato e riferimento al COC
  • chiedi iscrizione a slack e numero di cellulare, per evenienze
  • spiega che slack sarà il canale di comunicazione
  • codice per il biglietto
  • comunicazioni sui tempi (quando è richiesta presenza dei volontari durante l’evento)
  • invito all’aperitivo/cena del giorno prima (se la fate!)

Tieni un file in cui registri questi dati e monitori che tutti ti abbiano risposto e che tutti abbiano preso il biglietto.

Monitora che siano tutti su slack, apri il canale privato per le comunicazioni interne.
Sollecita, coinvolgi, fai partecipare 🙂

PRIMA DEL WORDCAMP

Possibilmente manda qualche altra mail intermedia, in cui inizi a spiegare i ruoli e come si svolgeranno le giornate, tieni tutti aggiornati e informati.

Spiegare bene e per tempo alle persone cosa si troveranno a fare – soprattutto se sono alla loro prima esperienza è molto, molto importante. 

DURANTE IL CD (se si fa il giorno prima):

Fai un incontro di orientamento sulla venue e sui ruoli.

Spiega bene cosa c’è da fare e come si svolgerà la giornata.

Fai in modo che soprattutto le persone di servizio nelle sale si conoscano e si riconoscano tra loro. Assicurati che si presentino, si parlino, si conoscano.

Possibilmente presenta anche tutto il team degli organizzatori e eventuali altre persone di riferimento della venue.

Il giorno prima vanno ordinati e preparati i badge e organizzato il lavoro del checkin del giorno dopo. 

Meglio segnare sul badge una sigla per riconoscere la dieta (V, VV, G, L) (magari non scriverla sul davanti del badge ma in un punto non troppo visibile per non renderlo un segno di diversità).

A PROPOSITO DEL CHECK-IN

Il consiglio è di avere la lista cartacea, cioè una stampa degli iscritti.

Ordine alfabetico per cognome! 😉 

Meglio in due/tre copie (in base a quante persone sono attese, ovviamente).

Su queste liste metti solo i campi che interessano e cioè:

  • iscrizione al CD
  • eventuale preferenze per il pasto
  • taglia della maglietta.

Segna sulla lista la consegna di swag/magliette.

Se il CD è il giorno prima, meglio avere comunque una sola lista da usare entrambi i giorni (per poter tenere traccia di chi ha già ritirato maglietta o swag).

Iniziare a distribuire swag/magliette già il giorno prima al CD può essere utile.

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