Laura Sacco 22:49 di 1 November 2017
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Verso il WordCamp Torino – Resoconto riunioni ottobre 2017

Nel mese di ottobre si sono tenute alcune riunioni nel canale #wctrn dello Slack italiano con il metodo del brainstorming. L’idea era far uscire idee, e confrontarsi liberamente su alcune suggestioni, senza necessità di arrivare a una decisione definitiva

Quanti e quali giorni

Nelle scorse due edizioni è stato fatto 1 giorno, due tracce, il sabato.
Il primo anno l’obiezione ai due giorni di conferenza era legata a incertezze come: e se non si candidano abbastanza speaker? E se non si vendono i biglietti?
Il secondo anno si è ripetuto lo schema che aveva funzionato bene l’anno prima.
In questo terzo anno la domanda è: va bene così o aumentiamo a due giorni?
Due giorni pro: tanta roba
Due giorni contro: tanta roba per gli organizzatori

Il dibattito evidenzia:

Contro

  • Come partecipante meglio 1 giorno con 2 track. Più facile che in questo modo riuscire a vedere quasi tutto quel che interessa, se si salta qualcosa c’è la ripresa tv e si evitano i i tempi morti (ok, c’è il networking nelle altre aree di ToolBox) che in due giorni possono rendere un po’ pesante l’esperienza.
  • Da organizzatore: 2 giorni + CD sembrano tanti. Importante avere la domenica libera per “riprendersi” e affrontare la settimana lavorativa.
  • Portare tutto l’evento a 3 giorni potrebbe far diminuire l’appeal del CD, l’evento che, soprattutto se fatto dopo, verrebbe tagliato.
  • Il costo del biglietto raddoppia (da valutare, però, in base ai costi effettivi).
  • La stanchezza degli organizzatori.

Pro

  • Raddoppio di contenuti (se due giorni da due track, pensando che he la maggioranza delle persone abbia una netta preferenza tra track dev e track content).
  • Possibilità di fare dei workshop.

Esperienza di WordCamp Brighton: 200 persone
Venerdì e sabato 1 traccia.
La singola traccia spinge a seguire talk che solitamente non si sarebbero seguiti, e lo fa basandosi sulla pigrizia, perché anche se si vorrebbe fare networking, dopo un po’ finisce che ci si ferma nella sala della conferenza. E così potrebbe capitare di seguire un interessante talk sui database o sui permalink in cinese o sulla ansia. Inoltre, a Brighton con due giorni a disposizione alcuni interventi sono stati workshop pratici

Altra esperienza: Zagabria, 1 giorno workshop, 1 giorno WordCamp, 1 giorno Contributor Day.

Domanda/dubbio
Quante persone si possono permettere di venire venerdì al WC? E quale tipologia di track si potrebbero tenere quel giorno?
Importante sarebbe, a questo proposito, fare outreach alle agenzie, in modo che mandino i propri dipendenti il venerdì, alle Università, alle scuole che usano WordPress, ecc… Le conferenze commerciali si fanno in settimana perché sono opportunità di crescita per dipendenti, aziende e freelance.

Speakers Dinner (venerdì sera dopo Contributor Day) e After Party (sabato sera dopo la conferenza): dove?

Riassunto degli anni precedenti: speakers dinner esteso a volontari e sponsor. After Party all’Astoria aperto a tutti, drink, cibo, danze.
In alcune città lo speakers dinner sta diventando un evento inclusivo, tutti sono invitati e agli speaker, sponsor e volontari si offre da bere.

In alcuni WordCamp, l’after party si fa nella venue: ad esempio a Londra, Bristol e Brighton. Dopo l’evento la venue si trasforma in altro. In tutti e tre i posti c’è stata la cena: a Londra con pie & mash, a Brighton e Bristol con ottimi buffet vegetariani. A Londra inoltre vengono affittati giochi da tavolo, videogiochi, ecc… viene un bar esterno a fare servizio.
A Brighton hanno fatto un angolo tranquillo e un angolo dance con una playlist creata dai partecipanti. A Bristol una cena molto carina e tranquilla che ha sicuramente favorito le chiacchiere.

Contro dell’AP nella stessa venue: in generale richiede uno sforzo organizzativo maggiore che un AP in un locale esterno.

Pro: incentivo ad una maggiore partecipazione.

Ancora a proposito di Contributor Day

Nella formula CD + WC, il CD il giorno precedente è un buon modo per entrare nell’atmosfera e conoscere più persone, soprattutto per chi è magari alla prima esperienza.
Vero anche il discorso che non si deve fare per forza nel we… ma siamo pur sempre in Italia, non dimentichiamolo.

Per facilitare la partecipazione:

  • tavoli entry level e tavoli più advanced
  • speech introduttivi seguiti da “mettere le mani in pasta”.

A proposito di canali di comunicazione…

L’organizzazione del wctrn sarà fatta attraverso

  • il canale #wctrn di Slack Italia, per quanto concerne le riunioni e le discussioni varie
  • l’area Team su it.wordpress.org, per recap e articoli che devono rimanere ben documentati
  • la cartella Google Drive solo come archivio.

Tutte le decisioni e le discussioni e i numeri saranno pubblici fin dall’inizio.

…e di processo di lavoro

Sarebbe bene creare una struttura e procedure che tutti rispettino per portare avanti il proprio lavoro in modo ordinato e trasparente e per rispettare il lavoro altrui.

Quindi tutti saranno chiamati a dire cosa sta rallentando il proprio lavoro, settimanalmente, e se è qualcun altro del team a non aver rispettato i tempi se ne parla e si trova una soluzione insieme, non per dare colpe ma per convivere nel migliore dei modi. Concretamente, una volta che il team si è formato, saranno stabilite alcune linee comuni.

Il concetto è che siamo tutti volontari, c’è chi ha più o meno esperienza di organizzazione eventi ma questo non è né un requisito richiesto né un motivo di esclusione né di prevaricazione.

È importante avere ruoli chiari con compiti chiari e responsabilità chiare.

Discuteremo le modalità e lo stile di lavoro e decisionale prima, poi ci orienteremo al compito.

Link per gli approfondimenti necessari

#wctrn2018