Compiti a casa per WordCamp Torino

Giovedì 30 novembre si terrà la riunione settimanale degli organizzatori di WordCamp Torino 2018. Tutti sono invitati a partecipare, ma per gli organizzatori ci sono anche un po’ di compiti a casa 🙂 Entro giovedì pubblicheremo anche l’ordine del giorno, ma intanto ecco alcune risorse da tenere sempre a mente:

Cartella Drive condivisa

Questa cartella è condivisa con tutti gli organizzatori e il team Community internazionale. Non è (o almeno non dovrebbe, ma mi impappino sempre con i permessi di Drive 🙂 ) essere visibile al mondo perché contiene anche dati sensibili (fatture partecipanti, numeri di telefono speaker, ecc…). Se un membro della Community italiana, in particolare organizzatori di futuri WordCamp volessero l’accesso, per favore mandate un massaggio a me (@francina) o @lasacco su Slack.

Al suo interno ci sono tutte le cartelle che mi sembravano necessarie. Quindi prima di chiedere “Dov’è questa cosa (logo, comunicato stampa, preventivo), facciamo un giro lì.

Google Spreadsheet Milestones

All’interno della cartella c’è un file importantissimo per l’organizzazione del WordCamp: si chiama “WordCamp Torino 2018 Milestones/Level of Effort“.

Ignorate tranquillamente il primo tab (Milestones), concentratevi sul secondo (Task Dates): lì c’è una tabella con tutte le operazioni da fare da qui al 07/04. @catortorella e @ljuba lo conoscono perché lo abbiamo usato il primo anno, lo scorso anno non so se lo abbiamo usato. Il sistema è semplice:

Example of Google Spreadsheet for WordCamp Organisers

  • Colonna A, il team
  • Colonna B, il task
  • Colonna C, chi se ne occupa
  • Colonna D, lo stato avanzamento lavori
  • Colonna E, la scadenza

Nella colonna E, le date sono calcolate in base a quello che vedete nella cella B1, ovvero la data dell’evento. Le date sono in formato americano, sono comode perché vedete prima il mese. È tutto molto fluido, quindi se vedete qualcosa assegnato a voi in una data che non ha senso (tipo preventivi magliette per oggi), modificate pure. La formula è abbastanza intuitiva, data dell’evento meno giorni all’evento. Potete anche mettere la data senza usare la formula e via 🙂

È un work in progress, ad esempio non c’è nulla di Outreach e Documentazione perché sono ruoli che ci stiamo inventando 🙂

Il manuale dell’organizzatore

Ad oggi non c’è ahimè modo di controllare se sono state fatte delle modifiche alla documentazione sul sito Make Community, quindi:

  • Per i nuovi organizzatori, leggere tutto, sembra tanto, ma ogni articolo è davvero breve. Potete non approfondire gli shortcode del sito, toh, ma tutto il resto è da leggere e capire. Se ci sono cose poco chiare chiedete nel canale #wctrn, ci sono un tot di persone che sono state organizzatrici in passato, quindi sanno come muoversi. Se proprio non troviamo insieme la quadra nell’handbook, chiederemo sul canale internazionale. Tutti possono farlo: se avete un dubbio che ferma il vostro lavoro, non aspettate che sia io a rispondere, andare sul canale community-events nello Slack internazione e chiedete: ci sono decine di deputies attivi tutti i giorni!
  • Per chi ha già organizzato WCTRN2017 leggere la vostra sezione per vedere se è cambiato qualcosa (ma comunque un ripassino generale non fa mai male).

Buon lavoro!