Presenti: Laura, Giulia, Francesca, Gessica.
Agenda:
- documentazione: dove e come
- after party
- aggiornamenti vari
Documentazione
- Recap e riunioni e varie: post su Team
- Si predispone un blog autonomo in modo che alla fine risulti quasi come un manuale online (c’è già il sito https://organizzarewcitalia.wordpress.com/ )
- Giulia raccoglie il materiale e propone un indice, che poi condivideremo
- Ognuno degli organizzatori tiene traccia in un doc condiviso su drive del processo con cui lavora, in modo da dare indicazioni operative a chi farà quel task dopo. Una cosa del tipo cosa ho fatto, cosa ha funzionato, cosa non ha funzionato, cosa si potrebbe migliorare / idee per il futuro.
- Sono da documentare non solo i processi singoli, ma anche quelli generali: dalle chat di brainstorming, alla call for organizer, alle chat settimanali.
- Sempre con un occhio particolare a “cosa non ha funzionato e perché”.
- Esempio di documentazione dei task “venue” fatto da Laura lo scorso anno: https://docs.google.com/document/d/1WxyMV8iXBZLKnCpm2rXVpaztn4kY-9YsRCg1HkElnE4/edit?usp=drivesdk che sarebbe utile diventasse uno schema vuoto, privo dei riferimenti specifici a Toolbox Torino.
After party
Considerazioni su After Party subito dopo la conferenza, a Toolbox.
- Spunti: come Londra (cena seduti, sottofondo musicale non alto, giochi da tavola e retro) o Brighton (cena seduti, area silenziosa per chiacchiere e area danze con playlist spotify creata dai partecipanti)
- Possibile orario di chiusura 22-22.30
- Musica da vivo o djset non sono davvero necessari, può bastare della musica di sottofondo (forse due aree separate, una più silenziosa e una meno)
Quello a cui dobbiamo prestare molta attenzione sono tempi e spazi.
Tempi per allestimento:
- la festa inizia immediatamente dopo i closing remarks e quindi deve essere tutto già pronto
- ipotesi di fare una sola ultima sessione + closing, così nel frattempo si libera e allestisce una sala;
- il catering può iniziare allestimento durante ultima sessione.
Spazi:
- Valutare se se gli sponsor devono disallestire o se possono rimanere.
- Se usare lo spazio grande dove viene allestito il catering durante il giorno (potrebbe fare freddo?).
- Valutare anche i costi per avere sedie e tavoli.
- La cucina di TB forse è piccola per stare seduti a mangiare, inoltre se è la nostra green room può essere complicato far spostare tutto.
Attendiamo preventivi per prendere decisioni in merito all’afterparty.
Catering
Valutiamo ipotesi di fare menù direttamente vegetariano, così da facilitare la gestione delle varie diete e forse anche risparmiare.
Sito
da avere possibilmente online prima di WordCamp Roma. Carmen aggiorna il logo e mettiamo online con il tema base e le informazioni minime necessarie: date, luogo, codice di condotta. Vediamo se mettere anche già i biglietti in vendita.
Altri aggiornamenti
Contratto con venue firmato, inviato a Central per controfirma. il modello usato può rimanere nella documentazione. Eventuale contratto per afterparty sarà separato.
Chiesti o da chiedere a breve preventivi/sponsorizzazioni come lo scorso anno:
- Raggio Verde per catering;
- chiediamo sponsorship a Caffè Giuliano;
- chiediamo sponsorship a Leone per gli omaggi agli speaker;
- chiediamo sponsorship a Lauretana per l’acqua;
Giovedì 7 Francesca ha call con central per il budget.
Criticità da segnalare
Due chat sincrone di seguito sono state poco partecipate, vediamo se è un caso o se dobbiamo rivedere gli appuntamenti.
Invito a tutti gli organizzatori: per favore avvertite se non potete essere presenti 🙂
Prossima riunione
Giovedì 14 ore 16.
#wctrn, #wctrn2018
