Francesca Marano 19:15 di 18 December 2017
Tag: wctrn ( 51 ), wctrn2018 ( 43 )

[WordCampTorino] Chat: agenda e recap – martedì 19 dicembre 2017

Ciao!
Domani 19 dicembre chat settimanale per WordCamp Torino 2018.
Come annunciato nel recap della scorsa settimana i temi sono:

speaker (nel senso di schedule, stanze, workshop sì, no)
sponsor (livelli, perks, in-kind)
gestione email

Per decidere sugli sponsor abbiamo bisogno di informazioni da @lasacco capire distribuzione sponsor, tavolini e attrezzature.

Per quanto riguarda gli speaker metto nei commenti le mie riflessioni e poi possiamo discutere domani. Sempre nei commenti metto alcune note sulla gestione della posta.

A domani!

#wctrn, #wctrn2018

Francesca Marano 1:22 di 19 Dicembre 2017
Speaker

Abbiamo espresso il desiderio di fare dei workshop, che sono sempre apprezzati.
Ci sono diverse modalità per organizzare lo schedule, ecco alcune considerazioni.

Esperienza di Chiclana de la Frontera

Durante l’incontro di Budget Review con Rocio mi ha fatto vedere lo schedule di Chiclana de La Frontera che aveva una main track per i talk e sei stanzette per i workshop. Per non rubarsi pubblico a vicenda hanno organizzato la giornata così:
Talk 1 – Sala principale
Talk 2 – Sala principale
Break
6 workshop in parallelo nelle stanzette
Pranzo
Talk 3 – Sala principale
Talk 4 – Sala principale
Break
6 workshop in parallelo nelle stanzette

Ai workshop ci si iscriveva al momento della registrazione.

Situazione di Torino

A Torino abbiamo potenzialmente 3 sale:
- Keynote (quella grande con due schermi) 120 persone
- Launchpad (quella lungo il corridoio centrale) 100-120
- Cucina 60-80
Non sono sicura che abbia senso fare 3 workshop in contemporanea in sale così grandi. Si rischia che non si crei davvero l’atmosfera di scambio tipica dei workshop.
Inoltre c’è la questione affitto attrezzature:
- in sala launchpad non c’è il telone schermo che va affittato (400 euro)
- non so cosa ci sia nella cucina, ma se anche lì dobbiamo affittare dell’attrezzatura siamo fuori budget
Ci sono diverse possibilità:
- abbassare a traccia unica (che come sapete io amo molto perché “obbliga” a andare a sentire talk che solitamente non ci fileremmo)
- 1 traccia unica per 2 ore + 2 tracce workshop paralleli. Non farei anche 2 talk in parallelo per il motivo di cui sopra, mentre farei dei workshop molto, molto focused in modo da dividere l’audience
- 2 tracce come abbiamo sempre fatto
Sicuramente non userei le 3 sale.

Cosa ne dite?
- Laura Sacco 13:28 di 19 Dicembre 2017
  Per il giorno della Conferenza, a Toolbox abbiamo anche prenotato altre sale:
  - Skatepark, primo piano da 20 a 60 posti (dipende dalla disposizione che vogliamo)
  - Sala fronte PrintLab da 30 a 50 posti a seconda della disposizione
  - saletta T1, 10 posti, che pensavamo di usare come sala silenzio per speaker ma che possiamo anche di adibire a greenroom se usiamo la cucina come spazio workshop
  - Francesca Marano 21:14 di 19 Dicembre 2017
    
    Francamente dubito che si possano fare più di 3 workshop contemporaneamente: per costi e per numero di partecipanti.
    Terrei la T1 come sala silenzio, ma forse rilascerei Skatepark che è anche decentrato rispetto al resto delle sale.
    Cosa ne pensate?
Giulia Tosato 14:46 di 19 Dicembre 2017
RECAP CHAT MARTEDÌ 19

presenti: Laura, Francesca, Giulia Tosato, Gessica, Nicola, Ljuba, Emanuele, Francesco Grasso

messaggi importanti per tutti:

condividete le informazioni su Team prima delle riunioni in modo che si possano avere delle discussioni informate.

commentate in particolare per quanto riguarda schedule!

1: speaker (nel senso di schedule, stanze, workshop sì, no)

Spazi:

CD al momento abbiamo:
- sala Keynote (quella grande – 100 posti seduti con i tavoli)
- sala workshop – fronte Print lab- 30/50 posti a platea
Conferenza
- sala Keynote – 150 posti a platea
- sala Launchpad – 100 posti a platea
- sala workshop Print Lab – 30/50 posti a platea, 30 con tavoli
- sala Skatepark (primo piano) – 30/40 posti con tavoli, 50/60 a platea
Possibile schedule:
Come p.e. chiclana (vedi commenti precedenti) è percorribile; magari mattina di talk in sessione unica, pomeriggio di workshop paralleli – non più di due-tre.

Criticità:
1. Costo noleggio attrezzature oltre i 400 euro già a budget (> risolvibile cercando di capire già cosa può mettere a disposizione TB)
2. Capacità della gente di fare veri workshop e non solo talk più lunghi (> risolvibile con buona comunicazione e selezione).

Commenti e considerazioni:

Bisogna capire bene cosa e come sono i Workshop, formati e argomenti;

significa fare pochi talk;

occasione per alzare il livello dei talk

2: sponsor:

tavoli per sponsor disponibili:
9 da 2mtx1
2 da 3mtx1
9 da 1mtx0,70

Lo spazio disponibile è quello nella hall, che offre la massima visibilità. poi, volendo, c’è anche il corridoio che porta allo spazio catering, ma ha meno visibilità, però ha la massima affluenza nella pausa pranzo.

Ricordarsi che servono anche delle sedie.

@francgrasso fa riepilogo e ipotesi di livelli sponsorship e poi discutiamo e definiamo nella prossima riunione.

E va fatto un doc su Drive con i contatti da prendere, in cui aggiungere anche quelli di Laura per i in-kind (caffè, acqua, regali speaker).

Attenzione ai tempi per le stampe da stickergiant.

3: mail

Opportuno usare l’indirizzo email del wordcamp, sopratutto per gli accordi con i fornitori, in modo che tutti i dati siano facilmente reperibili in caso di necessità oltre che per la documentazione.

Laura si occupa di monitorarla giornalmente, di rispondere alle email generiche e di avvisare in caso di email in attesa rivolte a qualcuno in specifico.

regole:

chi legge un’email rivolta ad altri la rimette in lettura (oppure avvisa qui l’interessato)

ognuno archivia le proprie email

Laura archivia le email generiche: se ha dubbi, chiede

Intanto facciamo così, se ci sono correzioni da fare se ne discute.
Pingback: [WordCamp Torino] Modalità di comunicazione, lavoro, gestione progetti e file – Team italiano — WordPress
- Chiara Magnani 10:04 di 20 Dicembre 2017
  
  Possibile schedule:
  Ho trovato molto sensato il commento di @francgrasso sul fatto che se facciamo track unica al mattino e workshop al pomeriggio riduciamo drasticamente la numerosità di argomenti trattati, e quindi la loro diversità.
  Credo che ad oggi i successi di tutti i wc italiani siano stati generati anche dai tanti temi trattatti, dai tanti punti di vista diversi, dal fatto che, se un argomento non ti interessava, ce n’era sempre almeno un altro e in questo modo, io che mi approccio per la prima volta penso “bhe, l’80% mi interessa quindi vale la pena farci un salto e vedere com’è”.
  Ecco, ho paura che se riduciamo drasticamente il numero di interventi si limiti l’aperturaai nuovi ingressi, per via del minor numero di argomenti trattati.
  Inoltre, se vogliamo dare spazio a nuovi speaker torinesi, rischiamo di perdere in qualità oltre che in quantità.
  Mi spiego: se abbiamo uno speaker nuovo e giovane, che magari non è un granchè come speaker perchè è alle sue prime prove, come facciamo a dargli uno degli unici 4/5 talk previsti? o addirittura un workshop intero?
  Meglio se nell’altra sala c’è un altro argomento alternativo, così che la gente possa scegliere (e lo speaker nuovo sarà già stra felice di aver parlato, anche se la sala non è strapiena).

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