[WordCamp Torino] Modalità di comunicazione, lavoro, gestione progetti e file

Ciao!
Dalla riunione di oggi e da discussioni precedenti sono emerse un po’ di difficoltà nella gestione del flusso di lavoro e degli strumenti.
Laura e io abbiamo scritto un piccolo vademecum su strumenti e modalità di comunicazione, chat, ecc…
Per favore, tutti gli organizzatori di WordCamp Torino 2018 devono mettere qui sotto un commento per confermare lettura.

Chat settimanale

A cosa serve

A confrontarsi sui diversi temi legati all’organizzazione. La discussione deve essere informata, quindi idealmente nei giorni precedenti alla riunione i diversi organizzatori vengono qui e fanno un post aggiornando il resto del gruppo sulle cose fatto, ponendo domande, facendo proposte.

A cosa non serve?

A dire cosa si è fatto quella settimana, se no si perde mezz’ora ad aggiornarsi. Non è sempre stato così, è una cosa che mi è venuta in mente mentre scrivevo la proposta speaker e ho pensato che sarebbe stato bello passare subito alla fase attiva. Mi sembra che siate d’accordo quindi la farei diventare una prassi.

A fare votazioni. Nel caso si debbano fare delle votazioni non si fanno in chat perché non tutti sono presenti. Si fa un post qui e si lascia un tot ragionevole di giorni per votare (2, 3, 5? Non perdiamoci con tempi lunghi).

Orari e luogo

Come deciso dal gruppo, la chat si tiene in due orari alternativi per facilitare la partecipazione, sul canale Slack di WordCamp Torino (#wctrn):

  • Settimana A, martedì ore 13, Laura o Francesca moderano
  • Settimana B, giovedì ore 16, Carmen o Giulia moderano

A ripetere.
Tutti gli organizzatori sono caldamente invitati a partecipare, è importante sentire il pensiero di tutti.
Calendario prossimi incontri dicembre/gennaio:

  • 28/12 ore 16:00
  • 02/01 ore 13:00 (dite se volete fare, forse saremo in vacanza tutti? Io non ci sono)
  • 11/01 ore 16:00
  • 16/01 ore 13:00
  • 25/01 ore 16:00
  • 30/01 ore 13:00

Tempi e OT

Evitiamo gli OT per favore, idealmente dovremmo stare in 45 minuti in modo che poi ci siano 15 minuti per il recap e tutti a pranzo!

Comunicazione asincrona e documentazione

Oltre alle chat in calendario, il canale è sempre aperto per discutere insieme tutto quello che serve per organizzare il WordCamp in modalità asincrona. Questo però genera il problema della dispersione delle informazioni perché i canali Slack gratuiti hanno un limite di dieci mila messaggi.
Per ovviare a questo inconveniente, invito tutti gli organizzatori a usare questo blog, il cosiddetto Team.
La scorsa settimana ad esempio abbiamo fatto un paio di scambi molto interessanti sul design del tema e se non li riportiamo qui tra poco si perderanno. @catortorella @ljuba_davie @d4z_c0nf riuscite a riassumere qui? Così lo inseriamo nell’handbook.

Il senso è: tutte le volte che ci viene da discutere qualcosa, non limitiamoci a parlarne su Slack, ma postiamo qui e poi discutiamo, o discutiamo e poi postiamo in modo che resti traccia della conversazione.

Gli strumenti

Abbiamo deciso di usare pochi strumenti, ecco quali e come andrebbero usati:

Team

Questo blog. Qui ci vanno:

  • aggiornamenti su quello che stiamo facendo, proposte da discutere con il resto del team
  • agenda della riunioni
  • recap delle riunioni
  • recap di conversazioni asincrone su Slack
  • votazioni nel caso si rendano necessarie.

Slack

  • chat settimanale
  • discussioni estemporanee (che però vanno documentate qui su Team)

Drive

Archivio di file.

File Milestones

Questo file è molto importante, perché dà il ritmo e le scadenze al nostro lavoro. Le date che vedete dentro potrebbero essere un po’ farlocche perché sono calcolate con una formula matematica, che potrebbe anche non essere giusta.
Nei prossimi giorni rivedrò le scadenze in ordine di priorità e posterò qui per richiamare la vostra attenzione sui prossimi step importanti.

Modalità di lavoro

Dopo la pubblicazione del file Milestones definitivo vi invito a lavorare in autonomia il più possibile, riportando sempre qui su Team quello che avete fatto.

In parole povere, se la scadenza di un determinato task è il giorno X, non aspettatevi che qualcun altro ve lo ricordi 🙂
Se per un motivo qualsiasi, e ce ne sono mille e tutti validi, non potete fare una cosa nei tempi previsti, avvertite. In alcuni casi si potrà tranquillamente rimandare, in altri magari qualcuno dovrà prendere in mano al posto vostro.

Meglio dire “Io questo proprio non posso farlo” e allora si decide insieme quanto sia importante quel task: ha senso assegnarlo a altri? Meglio lasciar perdere e via? Lo vedremo insieme di volta in volta.

Proposta: checkup settimanale

Una cosa molto utile fatta a WordCamp Europe 2017 era il bot che chiedeva agli organizzatori su cosa avessero lavorato, difficoltà, ecc…
Siccome su Slack gratuito non si può fare, propongo di usare Team: programmiamo un post il venerdì mattina che invita gli organizzatori a commentare con la propria settimana, in modo che tutti siano aggiornati su cosa ognuno sta facendo.

Ora forse non stiamo facendo molto, ma vi assicuro che da gennaio tutti avranno task da portare avanti settimanalmente. Questo è un modo anche per aiutarsi a vicenda: ci sono dei temi che restano dormienti fino al WordCamp, altri che hanno tanto lavoro ora e poco verso la fine. Sapere cosa stanno facendo gli altri aiuta a sentirsi responsabili del progetto in modo collettivo.
Tradotto: se voi avete fatto una cosa e un vostro compagno 123, magari potete spartirvi il lavoro 😉

Cosa ne pensate?