Routine di organizzazione e allestimento per gli incontri Meetup WordPress Torino

collaudato, approvato e suggerito da @lasacco

1. Occorre stampare l’elenco dei partecipanti.
Si stampa di solito a metà giornata. Poiché alcuni si iscrivono/cancellano all’ultimo non sempre è fedele, ma in quel caso si aggiungono a mano.
L’elenco si stampa direttamente da Meetup (c’è la funzione apposta: stampa partecipanti). Chiunque abbia il ruolo di organizzatore lo può fare.
Alla fine del meetup di solito si registra l’effettiva partecipazione.

2. Registrazione (chiedere al relatore di turno se è disponibile)
Se è ok, @photoironic allestisce la strumentazione per registrare e, successivamente, montare il video per la pubblicazione su https://wordpress.tv.
Se @photoironic non è disponibile per quella giornata va contattato con un po’ di anticipo da un altro volontario per recuperare videocamera e cavalletto.

3. Swag
Presso il luogo che ci ospita ci sono 2 scatole di adesivi (anche quelli con il nome + il pennarello). Ci sono anche i segnalibri di Siteground (sponsor) con il codice promo da distribuire ai partecipanti.

4. Sponsor
Ricordare il rollup dello sponsor da montare per l’evento e poi rismontare e portare via. Inoltre ci sono alcune bandane: poiché non ce ne sono per tutti occorre darne 4-5 a caso: l’idea è proporre un giochino (es quiz?) o premiare chi contribuisce alla discussione facendo domande al termine del talk.
Prima del talk, invece, proiettare le slide degli altri sponsor in testa e in coda alle slide del relatore.

5. Networking
@xgessica si occupa delle cibarie avanzate da conservare e riportare agli incontri successivi.
Nota: da quando c’è Siteground come sponsor l’accordo con loro è che si faccia un acquisto con fattura intestata a loro, poi @francina si occupa del rimborso e della relativa rendicontazione in azienda.

Come al solito, si tratta di spostarsi in cucina, allestire, ripulire alla fine portando via cosa avanza

6. location
Sentire il giorno prima Toolbox, comunicare quanti prevediamo di essere e chiedere dove ci metteranno, specificando che ci serve il videoproiettore e l’impianto audio.