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Francesca Marano 19:26 di 19 February 2018
Tag: wctrn ( 51 ), wctrn2018 ( 43 )

[WordCampTorino] Chat: agenda e recap – martedì 20 febbraio 2018 ore 13:00

Agenda

Sponsor, aggiornamento da @francgrasso su contatti e pagamenti
Catering, aggiornamento da @lasacco (formula senza break + After Party)
Accessibilità, passaggio consegne a @giuliatosato
Contributor Day
Speaker, aggiornamento da @francina
5.1 Speaker Dinner
5.2 Speaker Package, informazioni che servono
Vendita biglietti. Promuovere, promuovere, promuovere!

#wctrn, #wctrn2018

Giulia Tosato 18:22 di 20 Febbraio 2018
RECAP

presenti: Laura, Giulia, Carmen, Rocco, Gessica, Francesca, Ljuba

1. SPONSOR

file che tiene traccia della situazione: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1bWW8pdTTi6z0gzXRIbfpyNYoT5k_OJQ_8R4ZaQurmbU/edit#gid=0

2. CATERING

riepilogando, per CD e Conferenza
- menu (come da post su team)
- snack station continua, anche con snack salati e frutta gestita da noi
Il costo dovrebbe passare (siamo d’accordo così, ma fino a che non lo vedo scritto uso il condizionale) da 12€/persona a 13€

Afterparty:

No superalcolici (se poi vogliamo che loro portino qualcosa che la gente si compra a parte dobbiamo dirglielo poco prima) – stesso prezzo 13€/persona con qualche birra (non è un aperitivo ma un vero catering, come il pranzo)

discussione su afterparty:
- 13 euro a testa sono tanti? > ma si tratta di una vera cena, anche se in piedi; non paragonabile per qualità e quantità all’aperitivo degli anni scorsi
- non è davvero una cosa diversa dai “soliti” afterparty > fare la festa direttamente da toolbox è una novità, il clima conviviale e divertente si creerà naturalmente
- spendiamo tutto per il cibo, sacrificando giochi, spendiamo tanto di più senza un vero valore aggiunto? > ma avremo ping pong e calcetto, service per suonare, e siamo in tempo per trovare anche altri giochi da tavolo magari anche a costo zero
il messaggio è: facciamo cose fattibili come soldi e risorse.

Va pensato allestimento (ci ha già pensato Laura):
- per area giochi
- per mangiare
- per la band
3. Accessibilità, passaggio consegne

(rimandato in asincrono, @francina)

4. Contributor Day
- fare intro più chiara (a partire da slide esistenti)
- evitare dispersione in mille team, focalizzandoci sui team di cui abbiamo lead disponibili, invece di andare a pingare tutto il mondo
- Sergey Biryukov farà un intervento su Meta
- Cristiano Zanca per support
- workshop su public speaking e su slide
- promuovere sul sito!
- ottimizzare le risorse
- che tutti i facilitatori abbiano slide di presentazione
5. SPEAKER

Selezioni in corso, prime conferme inviate.

Gessica si occupa di speakers dinner allo stesso locale dello scorso anno: idea di fare evento più inclusivo, quindi aperto a tutti e non solo a staff (per il quale ci sono consumazioni offerte). Rivedere conversazioni scorso anno e ripetere.

6. VENDITA BIGLIETTI

Bisogna che ci impegniamo tutti quanti a vendere più biglietti, utilizzando nostri profili personali!

FUORI AGENDA

documentazione:
- link da ricordare: https://make.wordpress.org/community/handbook/wordcamp-organizer/first-steps/helpful-documents-and-templates/
- tutti: tenere nota di quello che fate, di quello che può essere trasmesso, di quello che avrebbero dovuto trasmettervi. Non dare niente per scontato e tenere traccia!
fatturazione:

Tema affrontato da tutti i WC ma mai messo chiaramente agli atti come si fa.

Emanuele si occupa di preparare le fatture.
Esiste già un modulo che occorre solo personalizzare con i dati del wctrn, compilare con i dati di chi chiede, trasformare in pdf e inviare

*procedura per emettere le fatture dei biglietti*

quando arriva una richiesta di fattura occorre entrare
1. nella carte drive di wordcamp 2018 c’è una cartella Invoices
2. dentro c’è un modello (template) già predisposto
3. occorre fare una copia del template, rinominarla con A+numero progressivo (es A01, A02… A10 ecc)
4. inserire i dati della fattura
5. esportare il file in formato pdf
6. inviare il pdf al richiedente
NON occorre inviare una copia a Central, perché loro hanno gli accessi e, nel caso, se la pigliano direttamente (chiesto in community-events e la risposta di Rocìo è stata: “No, you don’t need to send a copy to Central, just keep all the ticket invoices in a sub-folder inside your google drive folder we created for Wc Torino”

Fatturazione agli sponsor:
La fattura agli sponsor non arriva dalla Foundation, che non si occupa più di WordCamp, ma da WordPress Community Support, una sussidiaria.
- Laura Sacco 14:26 di 21 Febbraio 2018
  
  Aggiungo una nota da inserire in documentazione (e che non è chiarissima nell’handbook.
  
  *Fatturazione sponsor*
  Una volta creato lo sponsor nella sezione apposita del sito, si può predisporre la fattura (sempre nella bacheca del sito, sezione Budget–> Fatture degli sponsor). Il sistema prende i dati dalla scheda sponsor creata prima e la fattura viene generata in automatico e inviata al Team WordCamp Support in automatico. Quando la fattura è approvata e spedita allo sponsor, viene mandata una comunicazione all’indirizzo email (collegato all’account WordPress) di chi ha fatto l’operazione con in allegato la fattura inviata allo sponsor. È una buona pratica salvare la fattura in una cartella nel drive del WordCamp, in modo che sia facilmente recuperabile per essere nuovamente inviata (senza ripassare dal team globale) nel caso ci siano problemi di ricezione da parte dello sponsor

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