[WordCampTorino] Recap riunione “preliminare” edizione 2019 – giovedì 18 Ottobre 2018 ore 16:00

@Toolbox Coworking Torino
Presenti: Laura, Gessica, Gloria, Katia

ODG

• COM’È ORGANIZZATA L’ORGANIZZAZIONE:
• Esiste una roadmap per le scadenze delle varie attività da seguire nel corso dei mesi che separano l’avvio dell’organizzazione dello svolgimento dell’evento, basata sulle indicazioni di WPcentral e “affinata” dall’uso e dall’esperienza
• Per le aree “Speaker” “Sponsor” “Volontari” si lanceranno della call “formali” e se e dove ce ne saranno le occasioni si effettueranno proposte dirette ai soggetti ritenuti disponibili e/o interessati (ad es. gli sponsor degli anni precedenti verranno ricontattati per chiedere se sono interessati a replicare)
• Le aree “Sito” e “Design” sono collegate fra loro, così come le aree “Venue” e “Catering”, ed è sensato gestirle nella massima collaborazione e coordinamento fra le figure incaricate
• Il backend del sito è già attivo ma il sito è in modalità “coming soon” e potrà essere pubblicato solo dopo la firma del contratto con i gestori della location
• Viene creata anno per anno una nuova directory condivisa su GDrive a cui gli organizzatori hanno accesso e che contiene tutti i materiali utili, la documentazione da produrre e esibire, i contenuti necessari al popolamento e al funzionamento delle diverse sezioni – Essendo già il WC un’esperienza consolidata e collaudata si può e si deve fare riferimento ai “modelli” di documenti e procedure già utilizzate con successo negli anni scorsi e che sono disponibili per la consultazione nella directory dell’anno immediatamente precedente e sulle varie sottosezioni del sito “centrale”
• Per le comunicazioni mail si farà uso dell’indirizzo wordcamptorino@gmail.com a cui tutti gli organizzatori avranno accesso; per organizzare e rendere meglio usabili i thread di messaggi si userà un sistema di etichette colorate e di cartelle in cui archiviare le comunicazioni “chiuse”; i mittenti dovranno curarsi sempre di “firmare” le mail che inviano così da poter essere riconoscibili come riferimento per le risposte.

• ATTRIBUZIONE DEI COMPITI AGLI ORGANIZZATORI INDIVIDUATI A SEGUITO DELLA CALL GIÀ LANCIATA (Laura propone e i presenti approvano 😉 )
• Gloria Liuni: volontari
• Katia Donato (con sostegno di Gessica Peretti): grafica e swag
• Francesca Marano: speaker
• Liberantonio Sciannamè (con sostegno di Gloria Liuni): sito
• Gessica Peretti: sponsor
• Emanuele Cescon e Laura Sacco: venue
• Giulia Robert: social
• Laura Sacco: budget e coordinamento
• Andrea Maineri: After party

(ancora da definire): catering
“Giocatori fuori campo”: Nicola Paroldo e Andrea Maineri – riprese audio e video

• PRIME DECISIONI E SCELTE
  • si predisporrà un budget per 200 partecipanti, ipotizzando 150 paganti + 50 ingressi free (sponsor/speaker/organizzazione) – ma la venue è capiente fino a 300 posti quindi si resta aperti all’overbooking e all’eventuale ridefinizione del budget
  • l’after party si svolgerà al Toolbox come l’anno scorso
  • il sito internet verrà realizzato – almeno nella fase iniziale – solo in lingua italiana, utilizzando e riadattando i contenuti dei siti dei WordCamp precedenti

• INDICAZIONI SU AREA DESIGN
  • mantenere alcuni elementi ormai caratterizzanti la grafica del wctrn (Mole, Wapuu Gianduia)
  • realizzare template social non solo per i post ma anche per la personalizzazione delle immagini profilo
  • altre grafiche da realizzare: rollup – poster – template per slide
  • d’apertura/introduzione/conclusione evento – badge di partecipazione (con QRcode indirizzato alla pagina del programma) – adesivi (quasi certamente forniti gratuitamente da StickerGiant > v. loro specifiche di realizzazione esecutivo)

• PROPOSTE PER SWAG Tazze – Confezione personalizzata di pastiglie Leone – si discute la possibilità di rinunciare alle t-shirt – si cercherà di affidare l’incarico a fornitori “locali” (Kore records? potrebbe essere un candidato, è un’azienda torinese e ha alcuni articoli originali e poco “inflazionati” come gadget, ma bisogna verificare se il prezzo è sostenibile)

Prossima riunione: in data da definirsi

#wctrn, #wctrn2019