[WordCampTorino] Recap riunione Slack –…

[WordCampTorino] Recap riunione Slack – martedì 8 gennaio 2019 ore 14:00

Presenti: Francesca M., Gessica P., Giulia R., Gloria L., Katia D., Laura S., LiberoPio S.

ODG:
Aggiornamenti sponsor e varie : sono state vendute tutte le Gold sponsorship e tutte tranne 1 le Silver; siamo in attesa di risposte da alcuni sponsor Global ai quali Gessica ha chiesto riscontro entro il 28/02; adesso si cercherà di promuovere la vendita di pacchetti Bronze e Supporter ma il budget minimo necessario è già stato raggiunto e superato, pertanto Laura chiederà proporrà una revisione della distribuzione delle voci di spesa. Katia chiede chiarimenti sulle quote da destinare allo swag, la questione verrà discussa nella prossima riunione e/o dopo la revisione del budget.
Laura riferisce che i supporter Giuliano caffè e Lauretana acqua sono confermati – Leone non ha ancora risposto.

Call for speaker : si discute lo split del lungo e dettagliato post di invito alle candidature preparato da Francesca e si decide di dividerlo in tre parti, che verranno pubblicate separatamente a breve distanza l’una dall’altra.
Si ragiona sugli speaker da “invitare” (cioè ai quali proporre un intervento “extra-candidatura”, che non debba passare attraverso una selezione): Francesca inviterà Carrie Dils per un workshop su Genesis Framework, Katia propone di invitare Tatiana Schirinzi e Ivan Rachieli. Francesca invita gli altri organizzatori a individuare altri potenziali speaker (possibilmente “locali” o comunque con una prevalenza di italiani e donne) che abbiano competenze molto specifiche o possano parlare di argomenti molto interessanti. Si stabilisce che alle eventuali richieste ulteriori di informazioni – non solo su questo aspetto ma anche più in generale – risponda tramite la mail generica (o i commenti ai post) non esclusivamente “l’organizzatore incaricato” ma chiunque abbia la risposta giusta da dare.

Calendario editoriale… chi lo redige e pubblica?: si dispone di replicare il piano editoriale dell’anno scorso, anche con delle piccole variazioni nell’ordine dei post ma stando ben attenti a rispettare le menzioni e i riferimenti “dovuti” agli sponsor perché previsti dal loro pacchetto. Katia si propone di preparare in tempi rapidi le grafiche di tutti i post per gli sponsor, iniziando da quelli già confermati. Si conferma che i post sul sito verranno pubblicati dai referenti d’area e poi “rilanciati” sui social da Giulia, che ha realizzato una “versione 2019” del calendario. Si discute sulla posizione da prendere in risposta a chi lamentasse la sovrapposizione del WCTRN con altri WordCamp, stabilendo che la cosa più corretta da rispondere è che i WordCamp sono le feste delle comunità locali e che è davvero impossibile – visto l’alto numero di eventi – che non ci siano date che si sovrappongono.

Gestione dell’email: Laura e Gessica stanno controllando l’email quotidianamente; alle email rispondono: Gessica per gli sponsor (+ Laura, se è il caso), Francesca per gli speaker (o Laura, se Francesca è impossibilitata), Gloria per i volontari, Katia per design&co. Alle mail di argomento “generali”: può rispondere chi la vede e vuole rispondere, in mancanza risponderà Laura. Le mail vengono archiviate con un sistema di etichette e sottoetichette (label) 2019/… (es 2019/attendee 2019/sponsor) . Che tramite il pulsante “archivia” vengono salvate nelle relative cartelle.
Si ricorda un’importante regola generale: chi entra nell’account, se vede email alle quali non deve rispondere, ma che sono in evidenza per cortesia abbia cura di lasciarle in evidenza.

Catering e after party —> posticipato alla prossima settimana

Prossima riunione 15 gennaio su Slack

#wctrn2019