Aggiornamento Candidatura WCEU2020

Ciao a tutti
negli scorsi giorni c’è stato un po’ di movimento per la candidatura di Torino a WordCamp Europe 2020.
@lasacco è stata presso l’ufficio di Turismo Torino che si occupa di fiere e convegni e io ho iniziato a mettere mano alla carta (budget, documentazione, ecc…). Quindi scrivo “noi” nel senso di Francesca e Laura.

Al momento ci sono una serie di passaggi da fare

Candidatura

Per la candidatura dobbiamo mettere insieme un dossier che si compone di:

  • Dati oggettivi – costi venue, catering, trasporti, opzionare la venue, dare informazioni sui WordCamp precedenti a Torino
  • Pimp My City 🙂 Una presentazione di Torino, della community italiana, del team locale.

A questo scopo ci servirebbe un po’ di aiuto, da tutta la community italiana appunto 🙂
Sito
Per il 28 febbraio dobbiamo mandare la candidatura e vorremmo fare un sito in cui raccontiamo un po’ le cose di cui sopra.
Per farlo abbiamo bisogno di:
1. Designer per dare un po’ di senso alla cosa, non deve essere un design strafico né rappresentativo di quello che sarà un potenziale WCEU a Torino
2. Graphic Designer per produrre una presentazione con i dati – Turismo Torino ha un suo template, ma è molto istituzionale, sono sicura che con il vostro talento riusciremo a fare qualcosa di più caruccio
3. Un montatore video per quello che scrivo al punto “Video”
Questi impegni sono proprio solo in questo periodo, per aiutarci a mandare la migliore candidatura possibile per Torino e per l’Italia

Video
Vorremmo produrre un breve video con una serie di persone che dicono cose tipo “Ciao sono Caio, from Città” + alcuni video un po’ più lunghetti che dicono perché WCEU dovrebbe venire a Torino.
In inglese possibilmente, ma se qualcuno lo vuole fare in italiano mettiamo i sottotitoli
Per questo ci serve poi qualcuno che metta insieme il tutto
Se non troviamo un montatore/trice ovviamente non se ne fa nulla e via

Team

Grazie alle chiamate con il team attuale di WCEU abbiamo chiarito un paio di punti.

The Local Team provides a wealth of knowledge and contacts, making logistics, sourcing local suppliers and venues, and information gathering much easier.
Thanks to the work of this team, attendees can learn more about cultural customs and reduce potential barriers or difficulties in language.
Some of our members also work on other teams to provide clear, open communication and a seamless organization for all aspects of the event. (* Guarda Punto “Organizzatori Locali Non Nel Local Team”)

Task del team locale

  1. Venue – Sopralluoghi, telefonate, accordi, ecc…
  2. Catering – Sopralluoghi, telefonate, accordi, ecc…
  3. Altri fornitori (Stampa, Security, A/V, Traduttori, Baby Parking, chi più ne ha più ne metta)
  4. Sponsor Logistics – Collaborazione con un fornitore locale per ricezione della merce, trasporto alla venue, ecc…
  5. Comunicazioni/PR – Raccontare Torino, per la candidatura, e dopo nel team

Di quante persone è formato il team locale?

Non c’è un numero preciso, ma dopo anni di esperienza pare che un buon numero sia intorno alle 8 persone. Di meno diventa molto faticoso, di più diventa un po’ difficile da gestire. Ci è stato consigliato però di prevedere che qualche persona potrà ritirarsi, quindi diciamo che dovremmo essere una decina.

Dove abitano i membri del team?

Anche su questo non ci sono direttive precise, ma ormai c’è una buona esperienza in merito.
Non viene incoraggiata la partecipazione di persone che abitano a più di un paio di ore di viaggio dalla città ospitante. Spesso si devono fare incontri di persona e sopralluoghi, a volte con breve preavviso.
Ci è stato spiegato ad esempio che la lead di Parigi, abitava in un’altra città e si è dovuta recare almeno 5-6 volte a Parigi, restarci per un paio di giorni, ecc…
Però nulla vieta a persone lontane di far parte del team, se sono chiare queste premesse.
Almeno il ruolo di Sponsors Logistic può essere svolto da una persona non di zona, ma che si rende disponibile a venire a Torino almeno una volta prima dell’evento e alcuni giorni prima dell’evento stesso.

Come si diventa parte del team

Dicendolo nei commenti qui, nei commenti su Slack o meglio ancora mandandomi una mail.
Scrivete anche perché volete far parte del team e qual è uno dei task che vi interessa.

Organizzatori Locali Non Nel Local Team

Se non siete della zona, non vi preoccupate!
In quasi tutti i team globali c’è una persona locale per aiutare il resto dei membri.
Esempio:
Belgrado // Local Team: 9 (incluso Team Lead) // Locals negli altri team: 6
Berlino // Local Team: 8 (incluso Team Lead) // Locals negli altri team: 6

Per ora è tutto, vi teniamo informati man mano che andiamo avanti con la candidatura.
Per qualsiasi domanda scrivete nel canale “WCEU2020” dello Slack italiano o qui nei commenti.

In bocca al lupo a tutti noi!

#wceu2020