Presenti: glorialchemica, Giorgia Castro, matteote, lorenzof, stefanocassone, valeazzi, enrico.sorcinelli, francgrasso, rosettafacciolini, Matteo Enna, Claudia Di Dio, marcochiesi, Severino Ciancio, cristianozanca, Simona, lasacco
Assenti: francina, riccardodicurti, realloc
Ordine del giorno:
- Discussione linee guida
- Presentazione team
- Riunione con WordCamp Support di orientamento
- Varie (struttura WCIT, date, sponsor booth, voci di budget, attivitΓ prossime)
1. Discussione Linee guida
Laura apre la riunione riepilogando le linee che guideranno il lavoro del team WCITonline 2020.
Organizzazione del lavoro
Premessa: Siamo un team: lavoriamo insieme e ci aiutiamo lβun lβaltro.
Se si presenta un problema, non cerchiamo colpe o responsabilitΓ , ma siamo orientati alla sua risoluzione.Β
- Dopo lβavvio, dove verranno prese le decisioni iniziali tutti insieme (date, linee guida organizzazione, strumenti, β¦) ogni team lavorerΓ autonomamente e il coordinatore riporterΓ settimanalmente lo stato avanzamento lavori
- Ogni team organizza il lavoro come preferisce, ma comunica al gruppo lβorganizzazione scelta
- Ogni team gestisce le proprie email, in base alle indicazioni che il team documentazione renderΓ pubbliche. Lβindirizzo email Γ¨ wordcampitalia@gmail.com. Γ attivato anche un alias italia@wordcamp.org che sarΓ lβindirizzo pubblico principale.
- Ogni volta che ci sarΓ da decidere qualcosa di importante, ci si confronta in plenaria
- Le riunioni avverranno nel canale Slack #wcit-2020. Γ attivato anche un canale privato per gli organizzatori, in cui verranno discussi (pochi) temi che hanno necessitΓ di una maggior privacy.
- In caso di qualsiasi necessitΓ fare sempre riferimento al gruppo e alla referente del WordCamp Italia online
Riunioni:
Una volta alla settimana su Slack, come luogo principale. La riunione sarΓ tutti i lunedΓ¬ alle 17, canale Slack #wcit-2020. Tutti sono invitati a partecipare alla riunione, ma di norma i coordinatori dei team dovranno essere presenti per comunicare a tutti lβavanzamento dei lavori del team.
In caso di necessitΓ urgenti, si fanno riunioni al volo.
Occasionalmente in video (su Zoom, Meet o altra piattaforma)
Inoltre riepiloga lβatteggiamento che ci si aspetta da ogni organizzatore:
Lβorganizzatore del WordCamp Italia online Γ¨ un appassionato sostenitore di WordPress e contribuisce volontariamente alla sua diffusione e al suo sviluppo anche partecipando attivamente alla vita della sua Community.
Conosce bene le linee guida che regolano lβorganizzazione di un WordCamp e aderisce al Codice di Condotta della Community
Inoltre:
- Γ¨ entusiasta, disponibile e cordiale;
- sa lavorare in team e portare avanti i suoi compiti anche sotto stress e in autonomia;
- Γ¨ orientato alla soluzione dei problemi eΒ in caso di necessitΓ , interviene a supporto dei compagni di squadra;
- sa affrontare gli imprevisti in modo collaborativo e efficace;
- Γ¨ affidabile e quando si prende un impegno lo porta avanti fino al raggiungimento dellβobiettivo;
- se ha bisogno di aiuto, chiede.
2. Presentazione dei gruppi di lavoro
In base alle preferenze espresse da ciascuno nella domanda, sono stati formati i seguenti gruppi di lavoro:
- Area TecnicaΒ
Compiti principali: supporto nella predisposizione e gestione della trasmissione streaming dei video, gestione delle aree online, pubblicazione dei video su WPTV
Coordinatore: Lorenzo Fracassi
Componenti del team: Matteo Spirandelli, Riccardo Di Curti, Marco Chiesi
- SponsorΒ
Compiti principali: ricerca, fatturazione, richiesta materiale, individuare i perks e livelli di sponsorizzazione
Coordinatore: Francesco Di Candia
Componenti del team: Francesco Grasso
- SpeakerΒ
Compiti principali: gestione dei relatori, selezione e supporto
Coordinatore: Francesca Marano
Componenti del team: Enrico Sorcinelli, Matteo Enna
- Sito InternetΒ
Compiti principali: creazione, gestione e manutenzione del sito internet
Coordinatore: Gloria Liuni
Componenti del team: Rosetta Facciolini, Severino Ciancio
- GraficaΒ
Compiti principali: per la creazione del logo dellβevento, della sua mascotte e per la realizzazione di altri materiali che potrebbero essere necessari.
Coordinatore: Giorgia Castro
Componenti del team: Giorgia Castro
- Comunicazione e Social
Compiti principali: Creazione dei contenuti per il sito, gestione calendario editoriale, gestione della comunicazione social
Coordinatore: Valentina Azzi
Componenti del team: Stefano Cassone, Claudia Di Dio
- Documentazione e amministrazione / Attendees service
Compiti principali: gestione e report riunioni, gestione indirizzo email, β¦Coordinatore: Laura Sacco
Componenti del team: si cercano volontariΒ
EXTRA
Contributor Day
Organizzazione del Contributor Day online
Referenti: Cristiano Zanca, Dennis Ploetner
Speaker Mentor
Simona Simionato
AccessibilitΓ Β
per creare un evento inclusivo: ricerca piattaforma accessibile, ricerca fornitori per trascrizioni, supporto a sito, comunicazione e grafica per creare materiali accessibili con un linguaggio inclusivo
Referente: Stefano Minoia
3. Riunione con WordCamp Support di orientamento
Il WordCamp Γ¨ stato approvato, ma prima di essere pienamente operativi, occorre fare una riunione con un/una WordCamp deputy. Nella cosΓ¬ detta riunione di Orientation, vengono discussi i dettagli preliminari. La riunione Γ¨ con chi guida lβorganizzazione del WordCamp, ma Γ¨ aperta (e caldamente suggerito) alla partecipazione di tutto il gruppo degli organizer.
La riunione con Central è fissata per Lunedì 13 luglio alle ore 17. Community deputy: Kevin Cristiano
4. Varie
- Struttura WCIT
Come vogliamo strutturare il WCITonline?
Quante track?
Quanti giorni?
Quante ore al giorno?
Queste le domande su cui iniziare a riflettere e che metteremo in discussione dopo lβincontro di orientamento
- Date
Dopo una breve discussione, si decide di fissare la data al secondo fine settimana di ottobre 2020 (15-17). Decideremo in seguito esattamente la struttura che daremo al WCIT e, quindi, anche quando collocare il Contributor Day
- Sponsor Booth
Il team Sponsor sottolinea la necessitΓ di decidere quali perk inserire nel pacchetto sponsor. In particolare sarΓ da valutare se e come riservare dei booth virtuali agli sponsor. Il teamΒ Sponsor farΓ una ricognizione dei WConline organizzati di recente e articolerΓ le proposte da mettere in discussione
- Voci di budget
Per un WordCamp online le voci di costo sono piuttosto ridotte.Β Sostanzialmente si possono riassumere in:
Costi di Live Captioning
Costi di Traduzione ITA-ING/ ING-ITA (DA VALUTARE)
Costi del service che gestisce lo streaming
- AttivitΓ prossime
Ogni team inizia a organizzare il proprio lavoro.
Per la grafica, Giorgia chiede lβaiuto di tutti: non lasciamola sola!
Risorse
(a cura di Lorenzo, grazie!)