Presenti: glorialchemica, Giorgia Castro, matteote, lorenzof, stefanocassone, valeazzi, enrico.sorcinelli, francgrasso, rosettafacciolini, Matteo Enna, Claudia Di Dio, marcochiesi, Severino Ciancio, cristianozanca, Simona, lasacco

Assenti: francina, riccardodicurti, realloc

Ordine del giorno:

1. Discussione linee guida
2. Presentazione team
3. Riunione con WordCamp Support di orientamento
4. Varie (struttura WCIT, date, sponsor booth, voci di budget, attività prossime)

1. Discussione Linee guida

Laura apre la riunione riepilogando le linee che guideranno il lavoro del team WCITonline 2020.

Organizzazione del lavoro

Premessa: Siamo un team: lavoriamo insieme e ci aiutiamo l’un l’altro.

Se si presenta un problema, non cerchiamo colpe o responsabilità, ma siamo orientati alla sua risoluzione. 

• Dopo l’avvio, dove verranno prese le decisioni iniziali tutti insieme (date, linee guida organizzazione, strumenti, …) ogni team lavorerà autonomamente e il coordinatore riporterà settimanalmente lo stato avanzamento lavori
• Ogni team organizza il lavoro come preferisce, ma comunica al gruppo l’organizzazione scelta
• Ogni team gestisce le proprie email, in base alle indicazioni che il team documentazione renderà pubbliche. L’indirizzo email è wordcampitalia@gmail.com. È attivato anche un alias italia@wordcamp.org che sarà l’indirizzo pubblico principale.
• Ogni volta che ci sarà da decidere qualcosa di importante, ci si confronta in plenaria
• Le riunioni avverranno nel canale Slack #wcit-2020. È attivato anche un canale privato per gli organizzatori, in cui verranno discussi (pochi) temi che hanno necessità di una maggior privacy.
• In caso di qualsiasi necessità fare sempre riferimento al gruppo e alla referente del WordCamp Italia online

Riunioni:

Una volta alla settimana su Slack, come luogo principale. La riunione sarà tutti i lunedì alle 17, canale Slack #wcit-2020. Tutti sono invitati a partecipare alla riunione, ma di norma i coordinatori dei team dovranno essere presenti per comunicare a tutti l’avanzamento dei lavori del team.

In caso di necessità urgenti, si fanno riunioni al volo.

Occasionalmente in video (su Zoom, Meet o altra piattaforma)

Inoltre riepiloga l’atteggiamento che ci si aspetta da ogni organizzatore:

L’organizzatore del WordCamp Italia online è un appassionato sostenitore di WordPress e contribuisce volontariamente alla sua diffusione e al suo sviluppo anche partecipando attivamente alla vita della sua Community.

Conosce bene le linee guida che regolano l’organizzazione di un WordCamp e aderisce al Codice di Condotta della Community

Inoltre:

• è entusiasta, disponibile e cordiale;
• sa lavorare in team e portare avanti i suoi compiti anche sotto stress e in autonomia;
• è orientato alla soluzione dei problemi e  in caso di necessità, interviene a supporto dei compagni di squadra;
• sa affrontare gli imprevisti in modo collaborativo e efficace;
• è affidabile e quando si prende un impegno lo porta avanti fino al raggiungimento dell’obiettivo;
• se ha bisogno di aiuto, chiede.

2. Presentazione dei gruppi di lavoro

In base alle preferenze espresse da ciascuno nella domanda, sono stati formati i seguenti gruppi di lavoro:

1. Area Tecnica 

Compiti principali: supporto nella predisposizione e gestione della trasmissione streaming dei video, gestione delle aree online, pubblicazione dei video su WPTV
Coordinatore: Lorenzo Fracassi
Componenti del team: Matteo Spirandelli, Riccardo Di Curti, Marco Chiesi

2. Sponsor 

Compiti principali: ricerca, fatturazione, richiesta materiale, individuare i perks e livelli di sponsorizzazione
Coordinatore: Francesco Di Candia
Componenti del team: Francesco Grasso

3. Speaker 

Compiti principali: gestione dei relatori, selezione e supporto
Coordinatore: Francesca Marano
Componenti del team: Enrico Sorcinelli, Matteo Enna

4. Sito Internet 

Compiti principali: creazione, gestione e manutenzione del sito internet
Coordinatore: Gloria Liuni
Componenti del team: Rosetta Facciolini, Severino Ciancio

5. Grafica 

Compiti principali: per la creazione del logo dell’evento, della sua mascotte e per la realizzazione di altri materiali che potrebbero essere necessari.
Coordinatore: Giorgia Castro
Componenti del team: Giorgia Castro

6. Comunicazione e Social

Compiti principali: Creazione dei contenuti per il sito, gestione calendario editoriale, gestione della comunicazione social
Coordinatore: Valentina Azzi
Componenti del team: Stefano Cassone, Claudia Di Dio

7. Documentazione e amministrazione / Attendees service

Compiti principali: gestione e report riunioni, gestione indirizzo email, …Coordinatore: Laura Sacco
Componenti del team: si cercano volontari 

EXTRA

Contributor Day

Organizzazione del Contributor Day online
Referenti: Cristiano Zanca, Dennis Ploetner

Speaker Mentor

Simona Simionato

Accessibilità 

per creare un evento inclusivo: ricerca piattaforma accessibile, ricerca fornitori per trascrizioni, supporto a sito, comunicazione e grafica per creare materiali accessibili con un linguaggio inclusivo
Referente: Stefano Minoia

3. Riunione con WordCamp Support di orientamento

Il WordCamp è stato approvato, ma prima di essere pienamente operativi, occorre fare una riunione con un/una WordCamp deputy. Nella così detta riunione di Orientation, vengono discussi i dettagli preliminari. La riunione è con chi guida l’organizzazione del WordCamp, ma è aperta (e caldamente suggerito) alla partecipazione di tutto il gruppo degli organizer.

La riunione con Central è fissata per Lunedì 13 luglio alle ore 17. Community deputy: Kevin Cristiano

4. Varie

1. Struttura WCIT
   Come vogliamo strutturare il WCITonline?
   Quante track?
   Quanti giorni?
   Quante ore al giorno?
   Queste le domande su cui iniziare a riflettere e che metteremo in discussione dopo l’incontro di orientamento
   
2. Date
   Dopo una breve discussione, si decide di fissare la data al secondo fine settimana di ottobre 2020 (15-17). Decideremo in seguito esattamente la struttura che daremo al WCIT e, quindi, anche quando collocare il Contributor Day
   
3. Sponsor Booth
   Il team Sponsor sottolinea la necessità di decidere quali perk inserire nel pacchetto sponsor. In particolare sarà da valutare se e come riservare dei booth virtuali agli sponsor. Il team  Sponsor farà una ricognizione dei WConline organizzati di recente e articolerà le proposte da mettere in discussione
   
4. Voci di budget
   Per un WordCamp online le voci di costo sono piuttosto ridotte.  Sostanzialmente si possono riassumere in:
   
   Costi di Live Captioning
   Costi di Traduzione ITA-ING/ ING-ITA (DA VALUTARE)
   Costi del service che gestisce lo streaming
   
5. Attività prossime
   Ogni team inizia a organizzare il proprio lavoro.
   Per la grafica, Giorgia chiede l’aiuto di tutti: non lasciamola sola!

Risorse

(a cura di Lorenzo, grazie!)

• Guida generale: https://make.wordpress.org/community/handbook/virtual-events/
• Riassunto delle necessità di un evento online: https://make.wordpress.org/community/2020/05/14/online-wordcamps-resources-tools-and-information/
• Questo riguarda la possibilità di affidarsi a un servizio esterno di streaming e registrazione video, il tutto pagato da central. Penserebbero loro a tutto: https://make.wordpress.org/community/handbook/virtual-events/online-wordcamp-cost-guidelines-and-the-budget-review-process/
• Anche questo molto importante, soprattutto la parte “Tips and Ideas”, e in particolare la sezione “Tips for larger events”. Tutti i tool e le soluzioni dovrebbero rispondere a questi tips, soprattutto suaccessibilità,  facilità d’uso, interazione e moderazione: https://make.wordpress.org/community/handbook/meetup-organizer/resources/organizing-virtual-events/
• E a cui aggiungo questo condiviso da @glorialchemica in #community, ci sono cose interessanti nei commenti: https://make.wordpress.org/community/2020/07/13/reimagining-online-events/