[WCIT] Resoconto riunione del 17 agosto 2020

Presenti
@lasacco, @matteospi, @valeazzi, @deadpool76, @riccardodicurti, @francescodicandia, @rosettafacciolini, @glorialchemica, @realloc, @lorenzof, @essekappa, @francina, @enricosorcinelli, @severinociancio, @giorgiacastro

Svolgimento della riunione

Punto 1: videochiamata con Angela Jin
@lasacco sintetizza i punti affrontati con Angela Jin, la WordCamp Mentor. Ecco alcuni punti trattati:

• Stanno lavorando sulle sponsorship globali per gli eventi online. Prima di pubblicare la call for sponsor, mi ha chiesto di mandargliela e avvertirla;
• Sponsor: Angela suggeriva di creare un canale su Slack di comunicazione con loro. @lasacco commenta che a WCEU è stato fatto ed è sembrata un’idea percorribile ( potrebbe evitare milioni di email e domande tutte uguali);
• Sponsor: anche per la sua esperienza i booth dei singoli sponsor non funzionano un granché. Era favorevole alla nostra idea di un’area comune, con interventi programmati. Ha ribadito l’importanza di mettere bene in risalto gli sponsor sul sito e, soprattutto, la programmazione degli interventi;
• Non è ancora certo, ma potrebbero ripristinare l’account Zoom a disposizione sia del CD, ma soprattutto per l’area sponsor.

Punto 2: Biglietti
@lasacco ha impostato sul sito, tramite Camptix, la valuta in Euro. Sarà attivata anche l’opzione di acquisto di biglietti per i microsponsor a 50€. Come primo lancio, saranno messi in vendita 300 biglietti per l’evento e 20 per microsponsor.

Punto 3: Aggiornamento Team – Comunicazione
@valeazzi chiede di ricevere la bozza della Call for Sponsor e Call for Speaker dai rispettivi team. Inoltre, vengono dati in carico al team questi task:

• Testo che spieghi cos’è un Contributor Day;
• Testo che spieghi cos’è un WordCamp (con link ai vari WordCamp italiani passati);
• Apertura canali social dell’evento.

Punto 4: Aggiornamento Team – Grafica
@Giorgia Castro farà girare le bozze e tutti gli organizer voteranno il look&feel. Poi lei preparerà la versione definitiva.

Punto 5: Aggiornamento Team – Sponsor
@francescodicandia fa il punto per il Team Sponsor. I livelli di sponsor saranno due, con un un boot unico dove avranno accesso tutti. In settimana il team lavorerà sulla Call for Sponsor e sull’offerta per gli sponsor Gold.

Punto 6: Aggiornamento Team – Speaker
@francina conferma le idee preliminari del team:

• 3 track;
• Talk da 20 minuti + 10 di domande come suggerito anche da WC Central;
• Call solo in italiano;
• Idea di talk come sempre fatto nei WordCamp italiani e non solo;
• Scadenza per invio 20/09;
• Form integrato nella call, in modo che si trasformi direttamente in CPT Speaker senza dover fare grandi copia e incolla;
• Ancora da discutere: modalità di votazione (blind o no, voto aperto a tutto il team o no – ne discuteremo internamente e poi con Laura).

Punto 7: Aggiornamento Team – Tecnico
@lorenzof aggiorna la situazione per il team tecnico, ancora in attesa di sentire i dettagli dai fornitori. Si attende ancora una risposta da Vudio. Il team valuterà anche se cercare altri servizi, anche se quelli contattati erano quelli che sembravano migliori. Si resta in attesa di ricevere preventivi per stilare il budget necessario all’evento.

Punto 8: Contributor Day
@realloc e @cristianozanca hanno stilato una lista di persone da coinvolgere per l’evento. Se ne parlerà approfonditamente in una prossima riunione.

Punto 9: Prossimi passi
Non appena definito il budget, pubblicazione sito con grafica provvisoria, Call for Sponsor e Call for Speaker.

La prossima riunione sarà lunedì 24 agosto alle ore 17:00.