WordCamp Torino Call for Organisers

Dopo il recap di Laura sulle chat di brainstorming di ottobre siamo arrivati al momento della formazione della squadra che lavorerà su WordCamp Torino 2018.

Nel 2016 e 2017 le squadre sono state messe insieme un po’ a chiamata (ehi tu, vuoi occuparti di questa cosa?) oppure per alzata di mano nel canale Slack o durante i meetup di Torino. Quest’anno già nel mese di agosto più persone hanno espresso il desiderio di fare una call for organisers e quindi eccoci qui.

I ruoli da coprire sono tanti, alcuni potrebbero essere accorpati per distribuire meglio il carico di lavoro e non superare le dieci persone nel team, un numero che ci sembra ottimale. Ecco una bozza dei possibili ruoli.

Macro aree

Sponsor

Si occupa di tenere i contatti con gli sponsor e cercarne attivamente, nell’ecosistema WordPress e non solo, anche su segnalazione degli altri.

È necessario avere una conoscenza base dell’inglese perché le comunicazioni con alcuni sponsor potrebbero avvenire in questa lingua.

Il lavoro si svolge durante tutto l’arco del periodo organizzativo, compreso il giorno dell’evento con il supporto logistico agli sponsor presenti.

Contenuti

Sito e social. Si possono sicuramente riadattare molti contenuti presenti sul sito, mentre si deve pensare a una strategia per i social da implementare da subito. È importante quindi che la persona che si occuperà di questo aspetto sia in grado di preparare una strategia, gestire un piano editoriale e istruire un team di volontari che aiuterà fin da subito*.

Non è necessaria la conoscenza dell’inglese, altri membri del team possono aiutare.

Il lavoro si svolge durante tutto l’arco del periodo organizzativo e fino a un paio di settimane dopo l’evento per raccogliere i post dei partecipanti, formulare il poll post-evento, ecc…

Volontari

Per due anni abbiamo raccolto un sacco di complimenti sui nostri meravigliosi volontari, siamo sicure che anche quest’anno metteremo insieme una squadra fortissima.

Chi si occupa di volontari ha un impegno a crescere: all’inizio si tratta di ricercare i ruoli e mettere insieme un’agenda per coprire le giornate. Con l’avvicinarsi della data si passa alla selezione, formazione e poi gestione di circa trenta persone il giorno dell’evento.

Quest’anno vorremmo sperimentare con una formula provata a WordCamp Europe a Parigi: iniziare a inserire i volontari nel team nei primi mesi dell’organizzazione, per poter organizzare formazione a distanza ma anche per supportare alcuni team che hanno bisogno di aiuto fin da subito (social e speaker in primis).

È fondamentale essere organizzati, pazienti, aver voglia di accompagnare i volontari alla prima esperienza, disponibili a rispondere alle domande, ecc…

Welcome Party e After Party

Come segnalato da Laura, nelle chat è venuto fuori il desiderio di creare due eventi inclusivi, all’apertura del WordCamp e alla sua chiusura. Lo speaker dinner potrebbe diventare un aperitivo aperto a tutti, magari riservato per un’ora a speaker e sponsor e poi aperto a tutti. E sì, ci piacerebbe fare l’After Party (venue permettendo) nello stesso luogo in cui si terrà il WordCamp.

Il ruolo prevede quindi parecchia ricerca: dei locali per il primo evento, dei fornitori per il secondo. Il tutto con un occhio attendo al budget. Con l’avvicinarsi del WordCamp ci sarà poi da seguire la logistica: controllare che gli accordi siano rispettati, controllare gli RSVP, collaborare con la venue e i fornitori per l’allestimento, ecc…

Design

Stampa, swag e codice del sito. In occasione di WordCamp Torino 2018 non vorremmo procedere a un restyling come è stato fatto nel 2017. Se la persona che seguirà questo aspetto vorrà farlo (e avrà il tempo di farlo) bene, altrimenti riutilizzeremo gli elementi del 2016, magari con un cambio palette colori.

Questo ruolo prevede un impegno altalenante: nella prima fase si deve raccogliere quanto fatto, lavorare con il lead dei contenuti per capire se ci sono dei materiali da produrre (featured images, grafiche per social), raccogliere preventivi per lo swag, decidere se si vuole fare un restyling, fare il restyling. Poi c’è un periodo di relativa calma fino a circa un mese prima dell’evento quando si inizia a stampare.

È fondamentale la conoscenza del pacchetto Adobe.

Abbiamo inserito il codice in questa area perché vorremmo fare un sito semplice, senza bisogno di lavorare su GitHub, ma utilizzando la funzione “Custom CSS” prevista dai siti. Per quanto riguarda l’integrazione con CampTix (il plugin per i biglietti) Francesca potrà dare una mano.

Documentazione

Uno degli obiettivi di WordCamp Torino 2018 è lasciare una ampia documentazione del lavoro fatto in pubblico, sul modello del manuale iniziato da Londra nel 2017.

L’impegno è costante e prevede una conoscenza impeccabile dell’italiano. Questa persona lavorerà a stretto contatto con tutti, per documentare al meglio i processi di ogni area. A seconda dell’impegno potrebbe dare una mano a Contenuti.

Outreach

Questo ruolo potrebbe essere accorpato con Documentazione o Contenuti, valuteremo insieme in base alle candidature e alle disponibilità.

L’obiettivo è mettersi in contatto fin da subito con agenzie, scuole, stampa locale e nazionale, associazioni per raccontare cosa è un WordCamp, cosa è WordCamp Torino, perché partecipare, incentivare le application come speaker, ecc…

È necessaria attitudine alla comunicazione e capacità di relazionarsi con diversi gruppi. I contatti verranno messi a disposizione da tutti quelli che ne hanno 🙂

Accessibilità, Venue, Budget, Speakers, Catering

Abbiamo lasciato fuori queste aree perché pensiamo di potercene occupare direttamente, iterando su quanto fatto lo scorso anno. Se però qualcuno vuole fortemente lavorare su questi temi, fatevi avanti!

Impegno

Dipende dal ruolo, ma prevedete minimo due ore a settimana: un’ora per seguire la chat e un’ora almeno di lavoro autonomo per portare avanti i proprio compiti. Potrebbero esserci dei picchi legati a alcune attività specifiche, è necessario tenersi un po’ liberi nel giorno precedente all’evento e nei due giorni dell’evento (compresa partecipazione a Welcome Party e After Party).

Requisiti per candidarsi

Negli anni passati abbiamo sempre accolto organizzatori da fuori Torino e Piemonte, quest’anno vorremmo fare un team completamente locale. Se siete forestieri, candidatevi comunque! Potremmo aver bisogno di braccia extra, potremmo pensare di inserirvi come uditori per seguire tutto il processo e portarlo nella vostra città per far partire nuovi WordCamp. Cercheremo di inserire almeno una persona da fuori proprio per continuare l’opera di formazione e evangelizzazione.

Insomma, non siate timidi, candidatevi indipendentemente dalla vostra città di residenza.

Avete già fatto parte di WordCamp Torino negli anni precedenti? Bentornati, vi aspettiamo! Non avete mai organizzato? Benvenuti, sarà un’occasione unica!

Come candidarsi

Scrivete nei commenti chi siete, da dove venite, se siete già parte del Meetup di Torino o a altri Meetup in Italia e di cosa vorreste occuparvi.

Avete tempo fino al 19 novembre!

Dopo quella data Laura e io formeremo la squadra valutando le candidature, ma anche invitando membri della community torinese che abbiamo identificato come asset per l’organizzazione di WordCamp Torino 2018.

#wctrn, #wctrn2018

Verso il WordCamp Torino – Resoconto riunioni ottobre 2017

Nel mese di ottobre si sono tenute alcune riunioni nel canale #wctrn dello Slack italiano con il metodo del brainstorming. L’idea era far uscire idee, e confrontarsi liberamente su alcune suggestioni, senza necessità di arrivare a una decisione definitiva

Quanti e quali giorni

Nelle scorse due edizioni è stato fatto 1 giorno, due tracce, il sabato.
Il primo anno l’obiezione ai due giorni di conferenza era legata a incertezze come: e se non si candidano abbastanza speaker? E se non si vendono i biglietti?
Il secondo anno si è ripetuto lo schema che aveva funzionato bene l’anno prima.
In questo terzo anno la domanda è: va bene così o aumentiamo a due giorni?
Due giorni pro: tanta roba
Due giorni contro: tanta roba per gli organizzatori

Il dibattito evidenzia:

Contro

  • Come partecipante meglio 1 giorno con 2 track. Più facile che in questo modo riuscire a vedere quasi tutto quel che interessa, se si salta qualcosa c’è la ripresa tv e si evitano i i tempi morti (ok, c’è il networking nelle altre aree di ToolBox) che in due giorni possono rendere un po’ pesante l’esperienza.
  • Da organizzatore: 2 giorni + CD sembrano tanti. Importante avere la domenica libera per “riprendersi” e affrontare la settimana lavorativa.
  • Portare tutto l’evento a 3 giorni potrebbe far diminuire l’appeal del CD, l’evento che, soprattutto se fatto dopo, verrebbe tagliato.
  • Il costo del biglietto raddoppia (da valutare, però, in base ai costi effettivi).
  • La stanchezza degli organizzatori.

Pro

  • Raddoppio di contenuti (se due giorni da due track, pensando che he la maggioranza delle persone abbia una netta preferenza tra track dev e track content).
  • Possibilità di fare dei workshop.

Esperienza di WordCamp Brighton: 200 persone
Venerdì e sabato 1 traccia.
La singola traccia spinge a seguire talk che solitamente non si sarebbero seguiti, e lo fa basandosi sulla pigrizia, perché anche se si vorrebbe fare networking, dopo un po’ finisce che ci si ferma nella sala della conferenza. E così potrebbe capitare di seguire un interessante talk sui database o sui permalink in cinese o sulla ansia. Inoltre, a Brighton con due giorni a disposizione alcuni interventi sono stati workshop pratici

Altra esperienza: Zagabria, 1 giorno workshop, 1 giorno WordCamp, 1 giorno Contributor Day.

Domanda/dubbio
Quante persone si possono permettere di venire venerdì al WC? E quale tipologia di track si potrebbero tenere quel giorno?
Importante sarebbe, a questo proposito, fare outreach alle agenzie, in modo che mandino i propri dipendenti il venerdì, alle Università, alle scuole che usano WordPress, ecc… Le conferenze commerciali si fanno in settimana perché sono opportunità di crescita per dipendenti, aziende e freelance.

Speakers Dinner (venerdì sera dopo Contributor Day) e After Party (sabato sera dopo la conferenza): dove?

Riassunto degli anni precedenti: speakers dinner esteso a volontari e sponsor. After Party all’Astoria aperto a tutti, drink, cibo, danze.
In alcune città lo speakers dinner sta diventando un evento inclusivo, tutti sono invitati e agli speaker, sponsor e volontari si offre da bere.

In alcuni WordCamp, l’after party si fa nella venue: ad esempio a Londra, Bristol e Brighton. Dopo l’evento la venue si trasforma in altro. In tutti e tre i posti c’è stata la cena: a Londra con pie & mash, a Brighton e Bristol con ottimi buffet vegetariani. A Londra inoltre vengono affittati giochi da tavolo, videogiochi, ecc… viene un bar esterno a fare servizio.
A Brighton hanno fatto un angolo tranquillo e un angolo dance con una playlist creata dai partecipanti. A Bristol una cena molto carina e tranquilla che ha sicuramente favorito le chiacchiere.

Contro dell’AP nella stessa venue: in generale richiede uno sforzo organizzativo maggiore che un AP in un locale esterno.

Pro: incentivo ad una maggiore partecipazione.

Ancora a proposito di Contributor Day

Nella formula CD + WC, il CD il giorno precedente è un buon modo per entrare nell’atmosfera e conoscere più persone, soprattutto per chi è magari alla prima esperienza.
Vero anche il discorso che non si deve fare per forza nel we… ma siamo pur sempre in Italia, non dimentichiamolo.

Per facilitare la partecipazione:

  • tavoli entry level e tavoli più advanced
  • speech introduttivi seguiti da “mettere le mani in pasta”.

A proposito di canali di comunicazione…

L’organizzazione del wctrn sarà fatta attraverso

  • il canale #wctrn di Slack Italia, per quanto concerne le riunioni e le discussioni varie
  • l’area Team su it.wordpress.org, per recap e articoli che devono rimanere ben documentati
  • la cartella Google Drive solo come archivio.

Tutte le decisioni e le discussioni e i numeri saranno pubblici fin dall’inizio.

…e di processo di lavoro

Sarebbe bene creare una struttura e procedure che tutti rispettino per portare avanti il proprio lavoro in modo ordinato e trasparente e per rispettare il lavoro altrui.

Quindi tutti saranno chiamati a dire cosa sta rallentando il proprio lavoro, settimanalmente, e se è qualcun altro del team a non aver rispettato i tempi se ne parla e si trova una soluzione insieme, non per dare colpe ma per convivere nel migliore dei modi. Concretamente, una volta che il team si è formato, saranno stabilite alcune linee comuni.

Il concetto è che siamo tutti volontari, c’è chi ha più o meno esperienza di organizzazione eventi ma questo non è né un requisito richiesto né un motivo di esclusione né di prevaricazione.

È importante avere ruoli chiari con compiti chiari e responsabilità chiare.

Discuteremo le modalità e lo stile di lavoro e decisionale prima, poi ci orienteremo al compito.

Link per gli approfondimenti necessari

#wctrn2018

WordCamp Torino 2018 – Resoconto Chat 03/10/2017

Per tutto il mese di ottobre, le riunioni settimanali saranno condotte a brainstorming e accoglieranno gli interventi di chiunque voglia dire la propria opinione e in massima libertà, anche in modo asincrono rispetto alla riunione stessa. Lo scopo è fare emergere idee, dubbi, suggerimenti, perplessità. I resoconti saranno delle sintesi delle discussioni e non riporteranno in modo puntuale né i partecipanti, né le opinioni dei singoli.

Brainstorm libero su Contributor Day: prima o dopo la conferenza?

Negli anni passati il Contributor Day si è sempre svolto il venerdì, un giorno prima del WordCamp. Siamo sicuri che sia la scelta giusta? Ne abbiamo parlato martedì 3, durante la riunione inaugurale  per WordCamp Torino 2018.

I pro e i contro sono più o meno i seguenti:

Prima del WordCamp – Pro

  1. Socializzazione: per chi viene da solo o e al suo primo WordCamp, è più facile rompere il ghiaccio. La configurazione a tavoli e il minor numero di partecipanti, permette di conoscersi meglio.
  2. Logistica: durante o alla fine del Contributor Day si può anche fare la riunione di orientamento per i volontari, senza dover correre alle 07:00 di mattina del giorno della conferenza.
  3. Vengono anche persone che non sanno cos’è perché viene percepito come il primo giorno della conferenza.

Prima del WordCamp – Contro

Viene solo chi sa già cosa è un Contributor Day —> Opportunità: comunicazione da ora ad aprile a tappeto, su Rosetta, sul blog del WordCamp, ai Meetup.

Dopo il WordCamp – Pro

Si può usare il giorno del WordCamp per pubblicizzare l’evento.

Dopo il WordCamp – Contro

  1. Dopo una giornata di conferenza le persone sono abbastanza stanche.
  2. Se anche è vero che si può annunciare durante il WC, chi ha già prenotato l’hotel comunque non si fermerà*.
  3. After Party, se si fa la sera prima, pochi si presentano a Contributor Day.
  4. Se cade di domenica potrebbe essere difficile da gestire.

Dopo la riunione di martedì 10 durante la quale esploreremo la questioni giorni e durata del WordCamp, apriremo un poll per votare su quando fare il Contributor Day.

Altre idee emerse durante la riunione

Qual è lo scopo del Contributor Day?

Contribuzione (quindi persone che già sanno come si fa) o outreach (ovvero evangelizzare e iniziare le persone alla contribuzione).

Su questo siamo abbastanza tutti d’accordo che è tutti e due, ma che è necessario strutturare meglio i gruppi per venire incontro alle esigenze di chi inizia e di chi è esperto.

Molte persone hanno iniziato a contribuire proprio durante i Contributor Day perché c’è una atmosfera vivace e coinvolgente, peccato perderla in favore di una giornata di solo lavoro.

Presentazioni e spiegazioni

Si deve iniziare la giornata in modo più incisivo: con un talk di apertura che serva a a spiegare, accogliere, orientare.

Salottino dei curiosi, Adotta un principiante, ecc…

Un angolo in cui si spiega cos’è il Contributor Day, come si contribuisce a WordPress, dubbi, domande, non rivolti a un team in particolare, ma proprio al progetto in generale.

Occhio di riguardo ai principianti da instradare, mentorship, domande, etc…

Fateci sapere cosa ne pensate! Ci vediamo martedì 10 ottobre.

*Questa argomentazione è la meno forte. I WordCamp sono espressione della community locale, quindi con tutto l’amore per i forestieri, ci concentriamo sui torinesi che non dovranno prenotare hotel.

#wctrn2018

WordCamp Torino 2018

WordCamp Torino ha inviato la propria candidatura per il 2018.
Uno degli obiettivi è documentare pubblicamente tutto il processo per favorire la trasparenza, ma anche per lasciare una roadmap per chi verrà dopo, a Torino e non solo.

Posteremo aggiornamenti qui dopo le riunioni e stiamo pensando di creare un manuale online sulla falsariga di Londra.

Raggiungeteci sul canale wctrn di Slack per seguire gli sviluppi del nostro WordCamp.

Ci vediamo a Torino ad aprile!

Resoconto riunione organizzatori WPMeetUp Torino – 13 luglio 2017, h 13

Il WordPress Meetup di Torino ha compiuto 2 anni 🎂🎉 e in vista della programmazione della nuova stagione ci siamo trovati per fare un po’ di verifica dell’anno trascorso, confrontarci su nuove idee e parlare dell’organizzazione in generale. Questo è il resoconto della riunione. 

Dove: Parco del Valentino (Torino) e canale #wptorino su Slack

Presenti:

@cartortorella, @cristianozanca, @francina, @glorialchemica, @ironicmoka, @lasacco, @oleg, @thomasvitale

Ordine del giorno:

Organizzare la prossima stagione dei WordPress Meetup di Torino

1. Format

Il WordPress Meetup di Torino entra a settembre nel suo terzo anno di attività. Ci sono stati 2 WordCamp nel mezzo, e un certo ricambio nel gruppo degli organizzatori. Il canale Meetup ha oltre 850 iscritti ma la partecipazione è intorno al 5% (con un minimo di 20 a un massimo di circa 70 partecipanti).

Fino ad ora le serate prevedevano:

  • 2 contributi di circa 20 min l’uno (o 1 di 40 min, in caso di argomento particolarmente corposo)
  • spazio per domande/interventi
  • networking con pizza e birre/bevande offerte

Una serata per stagione (più o meno prima del periodo natalizio) è stata dedicata a Q/A. Nella passata stagione è stata organizzata anche una Contributor Night a tema “contribuire al core”.

Domande principali che hanno guidato il confronto:
Il format va bene così, oppure occorre modificarlo? A cosa è dovuta la scarsa partecipazione? E come possiamo incrementare la partecipazione? Come miglioriamo la qualità della nostra offerta?

Nel corso della discussione è stato sottolineato e deciso che:

  • occorre promuovere di più la contribuzione e il coinvolgimento in WordPress → organizzare momenti specifici per la contribuzione (Contributor Night) alternati alle serate Meetup standard
  • è necessario tenere conto della doppia tipologia di target prevalente: esperti di sviluppo/webdesigner e blogger/appassionati senza specifiche competenze/conoscenze tecniche.
    Per questo, nei mesi in cui si realizzerà il Meetup tradizionale → mantenere doppia traccia con 1 contributo tecnico/specialistico e 1 contributo più generalista/esperienziale
  • per coinvolgere i partecipanti e raccogliere opinioni: → riprendere in mano l’idea di sottoporre un semplice questionario, da diffondere attraverso i canali Meetup, sito e social

Lead del Meetup:
Laura
Responsabile dell’organizzazione delle serate di contribuzione (Contributor Night):
Francesca
Cristiano (supporto)

2. Comunicazione

Per tutti l’attività di comunicazione è essenziale.

L’idea è, quindi, quella di dare un nuovo impulso al canale Meetup, ai profili social e, se possibile, anche  al sito, stabilendo una strategia, linee guida e  e un flusso di azioni condivise.

Referenti per la pubblicazione:
Social: Carmen e Ljuba
Piattaforma Meetup: Laura
Sito: Gloria (design) Nicola (contenuti)
Collaborano: Chiara e Francesca

3. Riprese video

Nel corso delle passate edizioni sì è sempre cercato di riprendere gli interventi proposti nei Meetup e di pubblicarli sul canale tv di WordPress.… ma forse è proprio questo che dissuade alcuni a non proporsi come speaker: il non desiderio di essere ripresi.

Una suggestione emersa dal confronto con altri leader internazionali nel corso del WCEU di Parigi, è stata quella di creare un ambiente il più informale e libero possibile, dove le persone possano sentirsi a proprio agio. Per questo

chiederemo di volta in volta ai diversi speaker se vogliono o meno essere ripresi e daremo ampia comunicazione del fatto che le riprese non sono obbligatorie ma a discrezione della disponibilità degli speaker.

Si è anche accennato all’ipotesi di fare dirette Youtube, attivando l’account collegato all’email usata per attivare i social → da verificare e discutere successivamente l’opportunità delle dirette

Nota: ragionare su una soluzione per trovare la disponibilità di una telecamera, quando non ce n’è una di propietà di qualche organizzatore disponibile.

Referenti per le riprese video:
Oleg e Nicola

4. Speaker e Calendario editoriale

La ricerca di speaker non è solo motivata dalla necessità di trovare persone che parlano  al Meetup, ma soprattutto dalla volontà di coinvolgere le persone e far circolare idee e conoscenze e deve partire dal calendario editoriale, in primis.

A partire dall’esperienza degli anni passati, formuleremo un calendario editoriale sulla base delle scelte indicate nel punto 1. Il calendario editoriale servirà come linea guida ma non dovrà essere vincolante, nel senso che sarà modificabile in base alle disponibilità e alle proposte.

La ricerca di speaker avverrà

  • per contatti personali
  • per comunicazione fatta ai Meetup
  • per comunicazioni diffuse sui social

Rimane sempre valido il canale dell’autocandidatura, sia attraverso i meetup, sia attraverso l’invio di proposte via email (magari predisponendo un modulo per la raccolta delle proposte).

Nota (a seguito di una discussione su Slack): è importante dare indicazioni precise (sorta di linee guida) affinché le autocandidature seguano dei criteri di condivisione delle conoscenze e non siano semplici spot pubblicitari,

Referenti per la ricerca speaker e il calendario editoriale (anche se tutti sono coinvolti nel proporre argomenti e coinvolgere speaker):
Gloria, Nicola e Cristiano

5. Date/periodicità

Il primo anno, il Meetup si è tenuto il primo martedì del mese, il secondo anno si cambiò perché si sovrapponeva ad altri eventi e impegni di qualche organizzatore e si scelse il secondo mercoledì del mese. Nel corso della seconda stagione, però si è notato un calo di presenza, dovuto forse anche anche alla scelta del giorno della settimana che è spesso una serata di eventi sportivi e in cui sono organizzati spesso altri eventi, proprio a ToolBox.
Si è valutato, quindi di
→ cambiare il giorno della settimana e spostarci al giovedì, lasciando la periodicità mensile – nei limiti del possibile sempre il secondo giovedì del mese (alternando, come evidenziato nel punto 1 fra Meetup (più o meno) frontali e Contributor Night)

6. Sede

Anche la terza stagione del WordPress Meetup di Torino sarà ospitata da ToolBox, che ha confermato la disponibilità e con cui c’è collaborazione piena.

Referente per la sede:
Laura

7. Sponsor

Oltre al su citato ToolBox, che ci ospita gratuitamente e che è, quindi, sponsor a tutti gli effetti, da settembre dovrebbe tornare anche DNS Hosting con il nuovo Brand: Host.it
→ si verificherà a breve e, nel caso non rinnovassero l’impegno, si cercherà un nuovo sponsor

Referente sponsor:
Laura

8. Formula per il Convivial networking (o che se magna)

Fino a maggio la formula per il momento conviviale e di networking è stata il mangiare la pizza offerta dallo sponsor.
Il pro è che diventa un momento piacevole ed effettivamente conviviale e di chiacchiere/confronti.
Il contro è che forse qualcuno viene solo per mangiare la pizza a gratis e c’è l’aspetto organizzativo logistico che obbliga almeno 1 organizzatore a staccarsi per seguire la consegna e sistemare la cucina (cosa che in almeno 1 o 2 meetup ha creato problemi di gestione della serata, non essendo presenti molti organizzatori).

Sembrano aver funzionato bene le serate con l’invito a ciascuno di contribuire portando qualcosa.

Ipotesi (da verificare in base alla risposta dello sponsor):
ToolBox offre le birre, uno sponsor altro da bere e la pizza al taglio (o qualcosa d’altro) da comprare prima dell’inizio del Meetup. Invitare comunque le persone a condividere qualcosa (es se noi pensiamo al salato, portare qualcosa di dolce).

9. Chi fa cosa

Lead del Meetup, Sede e Sponsor:
Laura

Organizzazione delle serate di contribuzione (Contributor Night):
Francesca

Comunicazione:
Social: Carmen e Ljuba
Piattaforma Meetup: Laura
Sito: Gloria, Nicola
Collaborano: Chiara e Francesca

Riprese video:
Oleg e Nicola

Ricerca speaker e calendario editoriale:
Gloria, Nicola e Cristiano

#meetup, #torino

Chat preliminare WordCamp Torino 2018 – Resoconto e pensieri aggiuntivi – 20/07/2017

Dopo WordCamp Torino 2016 e 2017 è il momento di iniziare a pensare a WordCamp Torino 2018 🎉

Nel canale #wctrn si è tenuta una chat esplorativa il giorno 20 luglio 2017 alle 13 per capire se c’è interesse a organizzare un WordCamp a Torino nel 2018 e da chi.

WordCamp Torino 2017

Siamo partiti dicendo che l’edizione 2017 è stata bellissima, evviva, hip hip hurrah!

WordCamp Torino 2018

Dal momento che ci è piaciuto così tanto WCTRN2017 vorremmo ripetere nel 2018. Abbiamo raccolto parole d’ammmmore dal Piemonte al resto dell’Italia: la volontà c’è, ora si deve pensare alla logistica.

Lead Organiser 2018

Senza un lead non c’è un team, senza un team non c’è un WordCamp. Quindi l’entusiasmo è bellissimo, ma ci va qualcuno che si faccia carico di fare da referente (anche dal punto di vista legale, finanziario e rappresentativo del progetto WordPress.org) e coordinare l’organizzazione: dall’invio della domanda, alla formazione del team al suo coordinamento e infine all’esecuzione dell’evento.

Cristiano Zanca (2017) ha detto di non volersi riproporre come lead nel 2018: preferisce che ci sia alternanza tra i lead di anno in anno, come è capitato a lui dopo che Francesca nel 2016 lo ha convinto a fare il lead per il 2017.
Inoltre essendo impegnato nel coordinamento del Supporto nel forum italiano it.wordpress.org/support e nel team Themereview e in meetup locali crede di avere risorse limitate per ricoprire nuovamente quel ruolo.

Laura Sacco anche ha detto no: al momento si è fatta carico della leadership del Meetup di Torino (oltre al suo impegno in campo internazionale su Polyglots) e quindi è molto impegnata.

Francesca Marano (2016) vorrebbe farlo, ma deve verificare una cosa di lavoro che si sblocca entro ferragosto. Se tutto va come spera (e tutti sono invitati a incrociare le dita) dice sì.

Si sono anche registrati due “Piuttosto che non avere WCTRN2018, mi propongo io” di Gloria Luini e Nicola Paroldo che però deve anche verificare impegni lavorativi.

In linea di massima ci sono almeno tre potenziali candidati quindi la possibilità di un WordCamp a Torino è realistica.

Se qualcun altro vuole farsi avanti come lead, commenti qui o nel canale #wctrn.

Riserve e dubbi sulla posizione di lead organiser

Come ex lead e mentor di diversi WordCamp, capisco perfettamente che chi non ha mai organizzato un WordCamp abbia diversi dubbi e riserve in merito:

  • quanto tempo mi prenderà?
  • cosa devo fare davvero?
  • saprò gestire un team?
  • ecc…

Da un lato vorrei tranquillizzare tutti, ma anche invitarvi a essere diligenti e non prendere la cosa sotto gamba. Ogni lead gestisce il team e la comunicazione come pensa sia giusto: negli ultimi 12 mesi ho lavorato con team di 18 persone e team di 2 co-organiser e nessun altro nel team. Ogni community ha le sue peculiarità e ogni lead la propria personalità. Alcune cose però mi sento di consigliarle, soprattutto con i dati delle mentorship alla mano. Alcuni di questi commenti valgono per tutti, altri soprattutto per WordCamp abbastanza numerosi, come partecipanti e organizzatori (quindi Torino lo è).

  • Il lead deve conoscere la community locale: se è stato a 3-4 Meetup su 2o forse è meglio partecipare come volontario o organizzatore e poi riproporsi l’anno successivo.
  • Il lead deve conoscere l’handbook prima di candidarsi (anche la sezione “Become an Organiser“)
  • Il lead deve avere buone capacità di project management, problem solving e risoluzione dei conflitti: questo è particolarmente vero per un WordCamp da 300 persone con un team di più di sei persone, è meno fondamentale per WordCamp fino a 100-120 persone con un team piccolo (ma comunque da tenere in considerazione).
  • Il lead deve essere libero, come tempo e energie, per il WordCamp: su questo penso che Cristiano confermerà, non si può essere ovunque allo stesso tempo. Entrambi ci siamo occupati parallelamente del Meetup e entrambi abbiamo finito il periodo di organizzazione con la lingua a terra. In questo senso consiglio a chi vuole farsi avanti di fare l’inventario di tutti i fronti sui quali si è impegnati e mollare temporaneamente tutto quello che non è strettamente necessario.
  • Il lead deve avere una conoscenza scolastica dell’inglese o almeno non genarsi a parlarlo anche maldestramente: ci sono chiamate con Central e con il proprio mentor, che nel 99% dei casi è uno straniero. Tutti sono abituati ad avere a che fare con non-native speakers e quindi a parlare lentamente, ripetere, ecc… ma se la conoscenza è zero diventa davvero difficile.
  • Il lead dovrebbe avere una conoscenza base del progetto WordPress.org, dal momento che lo rappresenta ufficialmente.

Esperienze passate

Gloria, Nicola e Chiara hanno espresso il desiderio di fare un hangout per capire cosa vuol dire fare il lead. Io sono un po’ scettica sull’ascoltare i pareri dei lead passati e presenti, perché ognuno affronta la questione in modo diverso e ci sono molte emozioni coinvolte, che non sempre danno un quadro utile per i potenziali futuri organizzatori. Capisco però i dubbi e mi rendo disponibile come mentor di Central. Potrebbe anche essere una buona idea chiedere a qualcuno di Central ben più esperto (Rocio?) di portare avanti la discussione.

Chiara ha anche proposto di intervistare i tre lead organiser italiani che hanno già concluso l’organizzazione di almeno un WordCamp, da pubblicare su Team. Attendiamo le sue domande 😍

Candidature per il team

Abbiamo solo toccato questo argomento per ricordare che è prerogativa del lead formare il team: possono essere candidature spontanee, inviti a partecipare, ecc… Non ci sono regole in merito sulla composizione e il funzionamento del team, se non la questione locale sulla quale nel 2016 e 2017 siamo stati molto negligenti. Su questo tema Central è chiarissima:

This team should consist of 5-10 people from your immediate area who want to promote WordPress and help grow the local community. Out-of-town friends do not belong on your organizing team; though you are free to solicit advice from people anywhere, the actual organizing team should be local.

Prossimi passi

Direi di darci una deadline per vedere se qualche forse e piuttosto si trasforma in  e permettere ad altri di prendere in considerazione la cosa.

15 agosto?

Avanti con i commenti!

#wctrn2018, #wordcamp, #wordcamp-in-italia

Cose che ho imparato sulla gestione dei volontari ad un WordCamp

Al WordCamp Torino 2017 mi sono occupata del team Volunteers: qui qualche appunto e qualche consiglio in base alla mia esperienza. Naturalmente è solo la mia: aspetto integrazioni e commenti 🙂 

LA CALL FOR VOLUNTEERS

Non inventare la ruota: prendi spunto da quelle già scritte per gli altri WordCamp – se la personalizzi un po’, meglio.

Tempi: prima possibile 😉

Quali informazioni è bene specificare nella call:

  • quali saranno i ruoli
  • sarà dato codice per avere biglietto gratuitamente
  • che si richiede un impegno di circa mezza giornata ma che si è volontari per tutto il giorno
  • se possibile, comunicare già quando verrà chiusa e come e quando saranno comunicate le selezioni
  • se possibile, dire già quanti volontari saranno presi

IL FORM DI CANDIDATURA

Chiedi a chi ha organizzato altri WC la traccia completa.

Campi importanti nel form:

  • provenienza (città)
  • se hanno già partecipato a meetup e altri WordCamp
  • se hanno già fatto i volontari
  • chiedere le skill ma specificando che non ci interessa il cv, ma perché vuoi fare il volontario e in cosa pensi che potresti essere utile 
  • (NB: io personalmente non credo sia un bene chiedere esplicitamente “cosa vuoi fare” per non creare aspettative che magari non si possono accontentare)

PROCESSO DI SELEZIONE

Possibilmente, manda una mail di conferma che la candidatura è stata ricevuta.

Se non hai comunicato i tempi di selezione già nella call, manda una mail a tutti con indicazione dei tempi.

Per fare la selezione, parti da uno schema dei ruoli che c’è bisogno di coprire.
Scegliere persone della community locale è sempre preferibile.
Scegliere persone con già esperienza o volontari per la prima volta? Valuta in base ai ruoli che devi coprire, magari cerca di bilanciare.

RUOLI

Questo è lo schema (semplificato) usato a WCTRN 2017: non è detto vada bene ovunque, perché vanno considerate le specifiche della venue e cosa viene già coperto dagli organizzatori stessi.

In questo schema le attività sono state raggruppate, in ogni gruppo c’era qualche persona più esperta incaricata di essere di riferimento.

1) gruppo checkin/green room/swag

10-12 persone. almeno 5-6 per la registrazione al mattino; turni di non più di due ore in sorveglianza green room; distribuzione swag in base a logistica e necessità.

Meglio avere sempre almeno una persona al tavolo della registrazione, per tutto il giorno: fa anche da orientamento per qualsiasi cosa.

2) gruppo caffè e assistenza catering

in base a necessità logistiche

3) squadre di servizio nelle sale

4 squadre (due squadre per sala, una al mattino e una al pomeriggio).

Le squadre sono formate come minimo da:

  • room manager (coordina, verifica ci siano gli speaker, che funzioni tutto, che si rispettino i tempi ecc ecc)
  • emcee (presenta e intrattiene durante le pause)
  • time keeper (ha il fondamentale compito di far rimanere i talk nei tempi prestabiliti, mostrando agli speaker un cartello con il tempo rimanente)
  • door keeper (fa in modo che la sala non sia rumorosa e le porte rimangano chiuse, soprattutto a ridosso dei cambi)
  • se la sala è molto grande: mic runner (porta in giro il microfono per le domande)

4) fotografi, a/v, social media

in base a necessità

CONFERME – formazione della squadra

Una volta scelte le persone, manda prima tutte le mail con i SI, chiedendo di dare conferma definitiva e chiedendo di non rendere pubblica la cosa.

Quando hai tutte le risposte di conferma, puoi mandare le mail con i NO.

Cosa bisogna ricordarsi di mettere nella comunicazione della conferma:

  • AGREEMENT da rimandare firmato e riferimento al COC
  • chiedi iscrizione a slack e numero di cellulare, per evenienze
  • spiega che slack sarà il canale di comunicazione
  • codice per il biglietto
  • comunicazioni sui tempi (quando è richiesta presenza dei volontari durante l’evento)
  • invito all’aperitivo/cena del giorno prima (se la fate!)

Tieni un file in cui registri questi dati e monitori che tutti ti abbiano risposto e che tutti abbiano preso il biglietto.

Monitora che siano tutti su slack, apri il canale privato per le comunicazioni interne.
Sollecita, coinvolgi, fai partecipare 🙂

PRIMA DEL WORDCAMP

Possibilmente manda qualche altra mail intermedia, in cui inizi a spiegare i ruoli e come si svolgeranno le giornate, tieni tutti aggiornati e informati.

Spiegare bene e per tempo alle persone cosa si troveranno a fare – soprattutto se sono alla loro prima esperienza è molto, molto importante. 

DURANTE IL CD (se si fa il giorno prima):

Fai un incontro di orientamento sulla venue e sui ruoli.

Spiega bene cosa c’è da fare e come si svolgerà la giornata.

Fai in modo che soprattutto le persone di servizio nelle sale si conoscano e si riconoscano tra loro. Assicurati che si presentino, si parlino, si conoscano.

Possibilmente presenta anche tutto il team degli organizzatori e eventuali altre persone di riferimento della venue.

Il giorno prima vanno ordinati e preparati i badge e organizzato il lavoro del checkin del giorno dopo. 

Meglio segnare sul badge una sigla per riconoscere la dieta (V, VV, G, L) (magari non scriverla sul davanti del badge ma in un punto non troppo visibile per non renderlo un segno di diversità).

A PROPOSITO DEL CHECK-IN

Il consiglio è di avere la lista cartacea, cioè una stampa degli iscritti.

Ordine alfabetico per cognome! 😉 

Meglio in due/tre copie (in base a quante persone sono attese, ovviamente).

Su queste liste metti solo i campi che interessano e cioè:

  • iscrizione al CD
  • eventuale preferenze per il pasto
  • taglia della maglietta.

Segna sulla lista la consegna di swag/magliette.

Se il CD è il giorno prima, meglio avere comunque una sola lista da usare entrambi i giorni (per poter tenere traccia di chi ha già ritirato maglietta o swag).

Iniziare a distribuire swag/magliette già il giorno prima al CD può essere utile.

#volunteers, #wordcamp, #wordcamp-in-italia

Vuoi organizzare un WordCamp?

WordCamp Torino 2017 è stato un successo!

In tantissimi abbiamo condiviso la nostra voglia di imparare, di contribuire, di partecipare al progetto Open Source che amiamo.

E adesso, tutta questa energia, questa voglia di condividere e conoscerci e fare cose? Dove finisce?

Abbiamo qualche suggerimento 😉

Il primo: vai al WordPress Meetup più vicino.

E se anche il più vicino è troppo lontano: fai partire un nuovo meetup nella tua città! 

Il tuo meetup è un appuntamento fisso, frequentato da tanta bella gente, ogni mese vi divertite e siete un gruppo affiatato? Allora è tempo di passare alla

fase due: organizza un WordCamp nella tua città!

Non sei da solo, siamo una community intera. Pronti ad aiutarti e a spiegarti dove e come trovare le risorse. Non c’è bisogno di organizzare un evento per 300 persone! Ne bastano 50 o 100, una sola track di interventi, teglie di pizza e del caffè.

Da dove inizio?

Primo step, in ogni caso, è raggiungerci su Slack. 

Se vuoi organizzare un meetup, vieni nel canale #meta-meetup: non devi far altro che dire Ciao, voglio organizzare un meetup qui, chi mi aiuta? 

Se vuoi iniziare l’avventura di un WordCamp, o sei solo curioso di capire come potrebbe essere buttarcisi, c’è il canale #wordcamp-in-italia.

Guarda caso, stiamo organizzando un hangout di orientamento per WordCamp-organizer-wannabe per la prossima settimana: c’è posto anche per te!

Buongiorno a tutti, mi sono…

Buongiorno a tutti, mi sono registrato da poco sulla community e mi devo ancora acclimatare. Spero di imparare molto e, secondo le mie capacità ed inclinazioni, contribuire. A presto!

ciao
paolo

Community WordPress

Volevo chiedere per quale motivo non si mette una community basata su BuddyPress su questo stesso sito invece di usare slack e magari anche un multisite in cui creare siti gratuitamente. Io se volete sono disposto a dare il mio contributo.