[WordCampTorino] Recap riunione Slack – martedì 19 febbraio 2019 ore 14:00

[WordCampTorino] Recap riunione Slack – martedì 19 febbraio 2019 ore 14:00

Presenti: Gessica P., Gloria L., Katia D., Laura S.

ODG

Swag

Si stabilisce di realizzare Magliette + Scatoline caramelle Leone + Borse:
le maglie saranno di colore diverso per partecipanti e staff e si farà riferimento all’ordine dello scorso anno per la distribuzione delle taglie (per le quali quest’anno non viene richiesta una preferenza al momento dell’iscrizione) – Bisogna verificare se è indispensabile per ragioni di regolamento realizzare modelli differenziati per genere oppure se si può semplificare scegliendo solo il modello base “unisex”.
I diversi modelli di scatoline proposti da Leone vengono pubblicati in bacheca, i partecipanti alla riunione esprimono le loro preferenze: sul modello “oro” verranno chieste ulteriori info per la realizzazione della grafica personalizzata.
Viene pubblicata in bacheca la grafica per gli adesivi che fornirà Stickermule
Il quantitativo degli articoli da realizzare viene fissato in 270 pz.

Catering

“Il Raggio Verde” ha fatto la sua offerta che verrà accettata; si occuperanno anche della fornitura per l’After Party, che si svolgerà secondo le stesse modalità (attività-sale-programma) dello scorso anno, con la gestione organizzativa affidata ad Andrea Maimeri

Sito

Si propone una modifica della homepage al fine di fornire le informazioni più importanti fissandole in alto (attualmente la home ospita la sequenza temporale dei post del blog). Si stabilisce di far coincidere questo aggiornamento con la pubblicazione del programma che dovrebbe avvenire a breve

Volontari

è arrivato un numero di candidature sufficiente e coprire tutte le necessità – a breve Gloria studierà la suddivisione dei ruoli

Social

bisogna al più presto creare l’evento Facebook da usare anche per spingere la vendita dei biglietti

Sponsor

verranno realizzate delle grafiche tipo “badge” da fornire agli sponsor che potranno utilizzarle per annunciare la loro sponsorship del wctrn sui siti

Aggiornamento Candidatura WCEU2020

Ciao a tutti
negli scorsi giorni c’è stato un po’ di movimento per la candidatura di Torino a WordCamp Europe 2020.
@lasacco è stata presso l’ufficio di Turismo Torino che si occupa di fiere e convegni e io ho iniziato a mettere mano alla carta (budget, documentazione, ecc…). Quindi scrivo “noi” nel senso di Francesca e Laura.

Al momento ci sono una serie di passaggi da fare

Candidatura

Per la candidatura dobbiamo mettere insieme un dossier che si compone di:

  • Dati oggettivi – costi venue, catering, trasporti, opzionare la venue, dare informazioni sui WordCamp precedenti a Torino
  • Pimp My City 🙂 Una presentazione di Torino, della community italiana, del team locale.

A questo scopo ci servirebbe un po’ di aiuto, da tutta la community italiana appunto 🙂
Sito
Per il 28 febbraio dobbiamo mandare la candidatura e vorremmo fare un sito in cui raccontiamo un po’ le cose di cui sopra.
Per farlo abbiamo bisogno di:
1. Designer per dare un po’ di senso alla cosa, non deve essere un design strafico né rappresentativo di quello che sarà un potenziale WCEU a Torino
2. Graphic Designer per produrre una presentazione con i dati – Turismo Torino ha un suo template, ma è molto istituzionale, sono sicura che con il vostro talento riusciremo a fare qualcosa di più caruccio
3. Un montatore video per quello che scrivo al punto “Video”
Questi impegni sono proprio solo in questo periodo, per aiutarci a mandare la migliore candidatura possibile per Torino e per l’Italia

Video
Vorremmo produrre un breve video con una serie di persone che dicono cose tipo “Ciao sono Caio, from Città” + alcuni video un po’ più lunghetti che dicono perché WCEU dovrebbe venire a Torino.
In inglese possibilmente, ma se qualcuno lo vuole fare in italiano mettiamo i sottotitoli
Per questo ci serve poi qualcuno che metta insieme il tutto
Se non troviamo un montatore/trice ovviamente non se ne fa nulla e via

Team

Grazie alle chiamate con il team attuale di WCEU abbiamo chiarito un paio di punti.

The Local Team provides a wealth of knowledge and contacts, making logistics, sourcing local suppliers and venues, and information gathering much easier.
Thanks to the work of this team, attendees can learn more about cultural customs and reduce potential barriers or difficulties in language.
Some of our members also work on other teams to provide clear, open communication and a seamless organization for all aspects of the event. (* Guarda Punto “Organizzatori Locali Non Nel Local Team”)

Task del team locale

  1. Venue – Sopralluoghi, telefonate, accordi, ecc…
  2. Catering – Sopralluoghi, telefonate, accordi, ecc…
  3. Altri fornitori (Stampa, Security, A/V, Traduttori, Baby Parking, chi più ne ha più ne metta)
  4. Sponsor Logistics – Collaborazione con un fornitore locale per ricezione della merce, trasporto alla venue, ecc…
  5. Comunicazioni/PR – Raccontare Torino, per la candidatura, e dopo nel team

Di quante persone è formato il team locale?

Non c’è un numero preciso, ma dopo anni di esperienza pare che un buon numero sia intorno alle 8 persone. Di meno diventa molto faticoso, di più diventa un po’ difficile da gestire. Ci è stato consigliato però di prevedere che qualche persona potrà ritirarsi, quindi diciamo che dovremmo essere una decina.

Dove abitano i membri del team?

Anche su questo non ci sono direttive precise, ma ormai c’è una buona esperienza in merito.
Non viene incoraggiata la partecipazione di persone che abitano a più di un paio di ore di viaggio dalla città ospitante. Spesso si devono fare incontri di persona e sopralluoghi, a volte con breve preavviso.
Ci è stato spiegato ad esempio che la lead di Parigi, abitava in un’altra città e si è dovuta recare almeno 5-6 volte a Parigi, restarci per un paio di giorni, ecc…
Però nulla vieta a persone lontane di far parte del team, se sono chiare queste premesse.
Almeno il ruolo di Sponsors Logistic può essere svolto da una persona non di zona, ma che si rende disponibile a venire a Torino almeno una volta prima dell’evento e alcuni giorni prima dell’evento stesso.

Come si diventa parte del team

Dicendolo nei commenti qui, nei commenti su Slack o meglio ancora mandandomi una mail.
Scrivete anche perché volete far parte del team e qual è uno dei task che vi interessa.

Organizzatori Locali Non Nel Local Team

Se non siete della zona, non vi preoccupate!
In quasi tutti i team globali c’è una persona locale per aiutare il resto dei membri.
Esempio:
Belgrado // Local Team: 9 (incluso Team Lead) // Locals negli altri team: 6
Berlino // Local Team: 8 (incluso Team Lead) // Locals negli altri team: 6

Per ora è tutto, vi teniamo informati man mano che andiamo avanti con la candidatura.
Per qualsiasi domanda scrivete nel canale “WCEU2020” dello Slack italiano o qui nei commenti.

In bocca al lupo a tutti noi!

#wceu2020

[WordCampTorino] Recap riunione Slack –…

[WordCampTorino] Recap riunione Slack – martedì 8 gennaio 2019 ore 14:00

Presenti: Francesca M., Gessica P., Giulia R., Gloria L., Katia D., Laura S., LiberoPio S.

ODG:
Aggiornamenti sponsor e varie : sono state vendute tutte le Gold sponsorship e tutte tranne 1 le Silver; siamo in attesa di risposte da alcuni sponsor Global ai quali Gessica ha chiesto riscontro entro il 28/02; adesso si cercherà di promuovere la vendita di pacchetti Bronze e Supporter ma il budget minimo necessario è già stato raggiunto e superato, pertanto Laura chiederà proporrà una revisione della distribuzione delle voci di spesa. Katia chiede chiarimenti sulle quote da destinare allo swag, la questione verrà discussa nella prossima riunione e/o dopo la revisione del budget.
Laura riferisce che i supporter Giuliano caffè e Lauretana acqua sono confermati – Leone non ha ancora risposto.

Call for speaker : si discute lo split del lungo e dettagliato post di invito alle candidature preparato da Francesca e si decide di dividerlo in tre parti, che verranno pubblicate separatamente a breve distanza l’una dall’altra.
Si ragiona sugli speaker da “invitare” (cioè ai quali proporre un intervento “extra-candidatura”, che non debba passare attraverso una selezione): Francesca inviterà Carrie Dils per un workshop su Genesis Framework, Katia propone di invitare Tatiana Schirinzi e Ivan Rachieli. Francesca invita gli altri organizzatori a individuare altri potenziali speaker (possibilmente “locali” o comunque con una prevalenza di italiani e donne) che abbiano competenze molto specifiche o possano parlare di argomenti molto interessanti. Si stabilisce che alle eventuali richieste ulteriori di informazioni – non solo su questo aspetto ma anche più in generale – risponda tramite la mail generica (o i commenti ai post) non esclusivamente “l’organizzatore incaricato” ma chiunque abbia la risposta giusta da dare.

Calendario editoriale… chi lo redige e pubblica?: si dispone di replicare il piano editoriale dell’anno scorso, anche con delle piccole variazioni nell’ordine dei post ma stando ben attenti a rispettare le menzioni e i riferimenti “dovuti” agli sponsor perché previsti dal loro pacchetto. Katia si propone di preparare in tempi rapidi le grafiche di tutti i post per gli sponsor, iniziando da quelli già confermati. Si conferma che i post sul sito verranno pubblicati dai referenti d’area e poi “rilanciati” sui social da Giulia, che ha realizzato una “versione 2019” del calendario. Si discute sulla posizione da prendere in risposta a chi lamentasse la sovrapposizione del WCTRN con altri WordCamp, stabilendo che la cosa più corretta da rispondere è che i WordCamp sono le feste delle comunità locali e che è davvero impossibile – visto l’alto numero di eventi – che non ci siano date che si sovrappongono.

Gestione dell’email: Laura e Gessica stanno controllando l’email quotidianamente; alle email rispondono: Gessica per gli sponsor (+ Laura, se è il caso), Francesca per gli speaker (o Laura, se Francesca è impossibilitata), Gloria per i volontari, Katia per design&co. Alle mail di argomento “generali”: può rispondere chi la vede e vuole rispondere, in mancanza risponderà Laura. Le mail vengono archiviate con un sistema di etichette e sottoetichette (label) 2019/… (es 2019/attendee 2019/sponsor) . Che tramite il pulsante “archivia” vengono salvate nelle relative cartelle.
Si ricorda un’importante regola generale: chi entra nell’account, se vede email alle quali non deve rispondere, ma che sono in evidenza per cortesia abbia cura di lasciarle in evidenza.

Catering e after party —> posticipato alla prossima settimana

Prossima riunione 15 gennaio su Slack

#wctrn2019

[WordCampTorino] Recap riunione martedì 4 dicembre 2018 ore 14:00

@Slack
Presenti: Alberto, Laura, Francesca, Gessica, Giulia, Liberantonio, Katia

Aggiornamenti

Laura ha sottoscritto il contratto per la venue e inviato la documentazione+budget a WPcentral, quando riceverà risposta il sito del wctrn19 si potrà “aprire al pubblico” col primo post

Sponsor

Si proporranno le stesse formule di sponsorizzazione dell’anno scorso (con identica offerta di spazi e stessi prezzi) + una nuova possibilità di sponsorship per l’after party

Calendario editoriale

Giulia conferma la disponibilità a seguire la programmazione coordinando i post del sito con quelli sui social, Katia conferma la disponibilità a predisporre tutte le grafiche necessarie che man mano sta già caricando su GDrive
Francesca ci ricorda la possibilità di attingere e contribuire alla produzione dei testi “standard” per siti e calendari editoriali che si sta “raccogliendo” su Github

Budget

Il budget definito da Laura è in attesa d’approvazione e disponibile per la consultazione sul backend del sito, attualmente è “in perdita” perché non è stata inserita la voce relativa ai global sponsor e si ipotizza una partecipazione più bassa, e alcune voci “minori” (gadget, eventi) di conseguenza sono “flessibili” perché la loro copertura e consistenza dipende dalla cifra che si riesce a raccogliere

Varie

Liberantonio sta lavorando al sito sul modello di quello del wctrn 2018
Katia sta raccogliendo i preventivi per varie opzioni di articoli da inserire nello swag

[WordCampTorino] Chat Recap – martedì 27 Novembre 2018 ore 13:00

Presenti: Laura, Liberantonio, Gessica, Katia, Gloria

ODG:

  • LOGO: approvati i colori. Katia e Liberantonio stanno lavorando insieme per la preparazione grafica del sito.
  • VENUE: contratto firmato
  • BUDGET: Laura lo presenterà al più presto

  • SPONSOR: Sulla base di quanto fatto nelle scorse edizioni e di altri WordCamp, Gessica presenterà al più presto i pacchetti per gli sponsor

  • LUOGO ALTERNATIVO DI DISCUSSIONE QUANDO SLACK NON FUNZIONA: approvata la piattaforma Hangout.

Prossima riunione: martedì 4 Dicembre 2018 ore 13:00

#wctrn2019

[WordCampTorino] Recap riunione “preliminare” edizione 2019 – giovedì 18 Ottobre 2018 ore 16:00

@Toolbox Coworking Torino
Presenti: Laura, Gessica, Gloria, Katia

ODG

  • COM’È ORGANIZZATA L’ORGANIZZAZIONE:
    • Esiste una roadmap per le scadenze delle varie attività da seguire nel corso dei mesi che separano l’avvio dell’organizzazione dello svolgimento dell’evento, basata sulle indicazioni di WPcentral e “affinata” dall’uso e dall’esperienza
    • Per le aree “Speaker” “Sponsor” “Volontari” si lanceranno della call “formali” e se e dove ce ne saranno le occasioni si effettueranno proposte dirette ai soggetti ritenuti disponibili e/o interessati (ad es. gli sponsor degli anni precedenti verranno ricontattati per chiedere se sono interessati a replicare)
    • Le aree “Sito” e “Design” sono collegate fra loro, così come le aree “Venue” e “Catering”, ed è sensato gestirle nella massima collaborazione e coordinamento fra le figure incaricate
    • Il backend del sito è già attivo ma il sito è in modalità “coming soon” e potrà essere pubblicato solo dopo la firma del contratto con i gestori della location
    • Viene creata anno per anno una nuova directory condivisa su GDrive a cui gli organizzatori hanno accesso e che contiene tutti i materiali utili, la documentazione da produrre e esibire, i contenuti necessari al popolamento e al funzionamento delle diverse sezioni – Essendo già il WC un’esperienza consolidata e collaudata si può e si deve fare riferimento ai “modelli” di documenti e procedure già utilizzate con successo negli anni scorsi e che sono disponibili per la consultazione nella directory dell’anno immediatamente precedente e sulle varie sottosezioni del sito “centrale”
    • Per le comunicazioni mail si farà uso dell’indirizzo wordcamptorino@gmail.com a cui tutti gli organizzatori avranno accesso; per organizzare e rendere meglio usabili i thread di messaggi si userà un sistema di etichette colorate e di cartelle in cui archiviare le comunicazioni “chiuse”; i mittenti dovranno curarsi sempre di “firmare” le mail che inviano così da poter essere riconoscibili come riferimento per le risposte.
  • ATTRIBUZIONE DEI COMPITI AGLI ORGANIZZATORI INDIVIDUATI A SEGUITO DELLA CALL GIÀ LANCIATA (Laura propone e i presenti approvano 😉 )
    • Gloria Liuni: volontari
    • Katia Donato (con sostegno di Gessica Peretti): grafica e swag
    • Francesca Marano: speaker
    • Liberantonio Sciannamè (con sostegno di Gloria Liuni): sito
    • Gessica Peretti: sponsor
    • Emanuele Cescon e Laura Sacco: venue
    • Giulia Robert: social
    • Laura Sacco: budget e coordinamento
    • Andrea Maineri: After party

    (ancora da definire): catering
    “Giocatori fuori campo”: Nicola Paroldo e Andrea Maineri – riprese audio e video

  • PRIME DECISIONI E SCELTE
    • si predisporrà un budget per 200 partecipanti, ipotizzando 150 paganti + 50 ingressi free (sponsor/speaker/organizzazione) – ma la venue è capiente fino a 300 posti quindi si resta aperti all’overbooking e all’eventuale ridefinizione del budget
    • l’after party si svolgerà al Toolbox come l’anno scorso
    • il sito internet verrà realizzato – almeno nella fase iniziale – solo in lingua italiana, utilizzando e riadattando i contenuti dei siti dei WordCamp precedenti
  • INDICAZIONI SU AREA DESIGN
    • mantenere alcuni elementi ormai caratterizzanti la grafica del wctrn (Mole, Wapuu Gianduia)
    • realizzare template social non solo per i post ma anche per la personalizzazione delle immagini profilo
    • altre grafiche da realizzare: rollup – poster – template per slide
    • d’apertura/introduzione/conclusione evento – badge di partecipazione (con QRcode indirizzato alla pagina del programma) – adesivi (quasi certamente forniti gratuitamente da StickerGiant > v. loro specifiche di realizzazione esecutivo)
  • PROPOSTE PER SWAG Tazze – Confezione personalizzata di pastiglie Leone – si discute la possibilità di rinunciare alle t-shirt – si cercherà di affidare l’incarico a fornitori “locali” (Kore records? potrebbe essere un candidato, è un’azienda torinese e ha alcuni articoli originali e poco “inflazionati” come gadget, ma bisogna verificare se il prezzo è sostenibile)

Prossima riunione: in data da definirsi

Community Team Ottobre-Dicembre 2018

Nelle ultime settimane si è intensificato il numero di chiacchierate e chat sulle attività della community italiana e in particolare di un team che lavori su questo tema nel nostro paese.

I gruppi Support e Polyglots sono molto attivi e strutturati. Con più di trenta meetup e sei WordCamp nel 2018, crediamo che ci siano risorse per attivare un gruppo di lavoro attivo anche su Community.

Chat quindicinale

Nell’immediato la cosa da fare è istituire una chat, almeno due volte al mese, per organizzare il lavoro e trovare almeno due, tre persone che si possano occupare con continuità di portarla avanti: come Support e Polyglots insegnano, la continuità è fondamentale per creare fiducia e coinvolgimento.

@francescodicandia, che sta seguendo il self-training per diventare deputy del global WordPress Community Team, si è reso disponibile a portarle avanti e nei prossimi giorni ci farà sapere.

Io posso aiutare con un po’ di supervisione lavori, magari anche basati su obiettivi che ci siamo dati come community internazionale.

Project Management

Il secondo passo è creare un flusso di lavoro: anche in questo senso in passato abbiamo complicato non poco le cose, rendendo confusionaria l’organizzazione del lavoro e l’archiviazione dei materiali.

Al momento viene usato GitHub, dove inizia a esserci un po’ di materiale, come archivio della documentazione e Google Drive per la revisione dei testi. 

Cosa fare da qui a fine anno

In passato abbiamo sempre avuto piani molto ambiziosi e ci siamo basati sulla buona volontà delle persone, senza dare date di scadenza a né priorità. Alcune cose sono state fatte altre no. Se il gruppo di lavoro inizia in modo continuativo ha senso fare un piano più strutturato, che si basi sì sull’iniziativa dei singoli, ma che non sia troppo dispersivo.

Al tavolo Community di WordCamp Verona abbiamo iniziato due progetti:

Continueremo a WordCamp Milano, ma tutti siete invitati a partecipare da casa: nelle cartelle linkate troverete un documento dal titolo ***Inizia qui*** dove ci sono le istruzioni per lavorare. Se qualcosa non è chiaro su questi due progetti, pingate @francina su Slack.

Se ci sono altri progetti che sono da iniziare e concludere entro fine anno mettete nei commenti, altrimenti concentriamoci su queste due cose che sono già “tanta roba”.

Grazie a tutti e buon lavoro!

Candidatura per WordCamp Europe 2020 in Italia

Martedì 26 giugno 2018 si è tenuta una chat su Slack per esplorare l’idea di candidare l’Italia a WordCamp Europe 2020.
Abbiamo riassunto cos’è WordCamp Europe, come avviene la selezione, come è strutturato il team locale.
Ecco un recap, con alcune informazioni aggiuntive e la roadmap per trasformare l’ipotesi in azione.

Cos’è WordCamp Europe?

WordCamp Europe è un evento annuale che riunisce le community europee, e non solo, in una città sempre diversa. In passato è stata in Olanda, Bulgaria, Spagna, Austria, Francia, Serbia. Il prossimo anno, 2019, sarà in Germania, a Berlino.
L’evento è passato da circa 700 persone della prima edizione (Leiden, 2013) a più di 2000 dell’ultima, tenutasi a Belgrado.

Come si sceglie la città che ospiterà WordCamp Europe?

Si apre una call che prevede diversi step:
– chiamata di orientamento con il gruppo che seleziona la città
– mettere insieme un team
– preparare un budget preliminare
– riempire un form che prevede informazioni aggiuntive (venue in grado si ospitare tot persone, presenza di un aeroporto internazionale, strutture alberghiere, etc…).

Torino candidata 2019

Lo scorso anno, insieme a un gruppo di organizzatori di Torino e Milano, abbiamo mandato una candidatura per Torino 2019 che è stata rifiutata: il motivo è stato che il gruppo che ha selezionato la città riteneva che la community italiana non fosse ancora pronta.
La candidatura è stata messa insieme in poco meno di una settimana, grazie al fondamentale apporto dell’ufficio del Turismo di Torino che ha un team dedicato alle conferenze in città.

Ci riproviamo?

Dopo la chat sembra che ci sia molto entusiasmo nel riproporre una candidatura italiana, ma c’è bisogno anche dell’effettivo impegno e della presa di coscienza della responsabilità che questo impegno porta.

Scegliere la città

Dopo la chat del 26 e successive discussioni, sembra che la candidata individuata possa essere di nuovo Torino per una serie di motivi:
– Ripresa dei WordCamp dopo 3 anni di silenzio a Torino nel 2016
– Tre WordCamp organizzati con successo
– Presenza di una Community locale forte (inclusi gli amici di Biella, mi verrebbe da aggiungere)
– Presenza di un ufficio comunale che aiuta nella candidatura e nella successiva organizzazione
– Costi più accessibili che Milano e Roma

Scegliere un lead

Io mi propongo come lead, sapendo che posso contare sul supporto di SiteGround, azienda per la quale lavoro.
Per favore, se siete intenzionati a candidarvi come local lead, commentate qui! Solo perché io sono disponibile non vuole dire che io sia l’unica possibilità 😉

Mettere insieme un team local

Il team local si divide di fatto in due:
“Local-local” sono persone sul territorio ed è fondamentale che siano in una raggio che permetta di raggiungere la città candidata con facilità (quindi anche Biella o milanesi che se la sentono di affrontare – anche economicamente – il viaggio MI-TO).
Il team “local-local” si occupa di tutte le cose che prevedono una presenza fisica in città:
– venue (per conferenza, Contributor Day, After Party, Volunteers Social)
– catering
– rapporti con gli spedizionieri
– rapporti con enti locali
– conoscenza del territorio per scrittura articoli di accoglienza
“Nazionale”
In ognuno dei sub-team che compongono il team WordCamp Europe c’è sempre una persona della nazione ospitante.
Mi sembra di capire che queste persone vengono scelte dal global team e non direttamente dal team che organizza localmente, ma questo sarà da appurare in fase di candidatura

Al momento dobbiamo mettere insieme il team “local-local” insomma, se siete interessati a farne parte commentate qui e poi il team lead deciderà come sarà formato il team.
Tutto il processo verrà fatto in pubblico, quindi anche se non siete parte del team local-local siete sempre tutti invitati a dire la vostra nell’apposito canale #wceu2020

Una volta che verrà scelta la città, il team lead e il team potremo iniziare a mettere insieme la candidatura.

Grazie mille e in bocca al lupo a tutti noi!

ETA: Deadline 31/07 poi archiviamo 🙂

[WordCamp Torino] Chat – Martedì 3 aprile 2018 ore 13:00

Ordine del giorno

Controllo della to-do list finale, aggiornata al 02/04.

[WordCamp Torino] Mega To Do List a 9 giorni dall’evento

Per marcare come completi i vostri task dovete loggarvi in Team con i vostri dati, cliccare sul post e a quel punto potrete modificare la to do list, aggiungere, togliere, marcare gli elementi come completi, ecc…

 

 

[WordCampTorino] Chat recap – martedì 27 Marzo 2018 ore 13:00

presenti: Laura, Gessica, Rocco, Carmen, Francesco, Francesca, Emanuele

LIS (per documentazione):

Problema: il contenuto del WordCamp è tecnico e quindi senza il testo degli speech non sarebbero riusciti a prepararsi per tradurre in simultanea.  Serve molto tempo. Possibili soluzioni:

1. chiamarli come accompagnamento personale: invece che un volunteer a caso queste persone avranno come hostess una persona che conosce il LIS, anche se non faranno traduzione aiuteranno a farli sentire ben accetti all’evento.

2. Cercare un’associazione, magari torinese, che sia un po’ più ferrata sul tech e che possa dare una mano migliore.

Verifiche poster:

  • controllare gli sponsor
  • controllare gli speaker

Aggiornamenti stampe:

  • t-shirt: in stampa
  • poster: generale + uno per track. no quello per il cd.
  • badge: file pronti, da scaricare elenco partecipanti. ne vengono stampati di vuoti.
  • extra: grafiche per indicazioni? bagno ungendered, divisione della registrazione per lettere, nome delle track di fianco alle track + green room, sala silenzio. cavalieri per cd li faremo a mano. verifichiamo che ci siano carta e pennarelli!

Volontari:

4 non rispondono, aspettiamo ancora qualche ora e li sostituiamo.

Sponsor:

mandare remind con informazioni su dinner pre-wordcamp, afterparty, orari e info allestimenti, sollecito per riscuotere biglietti.

Tavoli: gold e silver che mandano materiali ma non vengono e bronze e micro che portano qualcosa su un tavolo tutti insieme – attenzione che chi non è sponsor non deve lasciare qui cose, tutti quanti controlliamo e casomai rimuovere.

Orari per venerdì e sabato:

andiamo prima delle 8 solo se ne abbiamo veramente bisogno, possiamo anche portarci avanti il giovedì pomeriggio. Facciamo alle 8 venerdì, e poi valuteremo se serve prima il sabato.