[Community] Proposta: un mese di test per le riunioni di Community

Le riunioni del team Community sono riprese prima dell’estate grazie all’iniziativa di @mte90 che si è reso disponibile a moderare le stesse e organizzare il lavoro del team.

In modo spontaneo si sono creati dei task su Trello e si sono iniziati dei lavori. A distanza di qualche mese, sono emerse alcune perplessità e necessità su come gestire gli incontri e i task.

Propongo pertanto un mese di test per adottare le procedure proposte nei mesi passati e capire se sono quelle che fanno per noi. Peraltro, rileggendone alcune, ho capito che forse non erano chiarissime e quindi questo post le riassume tutte e le spiega.

La missione del team Community

Il team community globale supervisiona eventi ufficiali, programmi di mentorship, iniziative sulla diversità, sensibilizzazione dei contributor e altri modi per far crescere la nostra comunità.

https://make.wordpress.org/community/

A livello locale questo si traduce in una serie di iniziative

  • come migliorare la partecipazione attiva e la contribuzione
  • come aiutare i i meetup esistenti e quelli che vogliono partire
  • come aiutare i WordCamp (durante l’organizzazione, durante l’evento, come far nascere nuovi WordCamp, come non farne morire altri)
  • come far crescere tutta la comunità WordPress in Italia

Team: il blog per proposte e discussioni

Da alcuni anni è attiva una sezione Team, quella che state leggendo adesso, che è un blog a sé, il cui contenuto non va su tutte le bacheche delle installazioni WordPress in italiano, come invece succede per il contenuto pubblicato su Blog.

In questo blog si possono pubblicare tutti i contenuti che vanno discussi con i membri attivi dei diversi gruppi di contribuzione italiani. Ecco alcuni esempi:

  • Team Polyglot: pubblica ordine del giorno e resoconto delle riunioni, termini da discutere per le traduzioni, proposte di glossario…
  • Support: pubblica ordine del giorno e resoconto delle riunioni, notizie dal gruppo internazionale…
  • WordCamp Torino: pubblica ordine del giorno e resoconto delle riunioni fatte nel periodo di organizzazione del WordCamp.

Il contenuto è parecchio e per permettere a tutti di scremare con l’occhio i post e archiviarli in modo corretto ho scritto una proposta, adattata dalle regole che usa il team Community internazionale.

Il documento è già valido, ma attendo che Support e Polyglot aggiungano le proprie procedure, nel caso differiscano o integrino quelle proposte. In questo modo si avrà tutto in un documento e tutti potranno indicarlo alle persone nuove che iniziano a contribuire.

Trello : i task del team Community italiano

Non di sola teoria e ideali vive un team, ma di azione.

Per proporre task e portali avanti abbiamo adottato Trello, un’app di project management gratuita.

La board di Community si trova all’indirizzo https://trello.com/b/QpEjAOOv

Nella colonna a sinistra si trovano le istruzioni sull’uso di Trello, la descrizione delle liste/status progetti, la regole da seguire per creare delle card esplicative del compito da portare avanti.

Questa struttura è stata tradotta e adattata da altre board di Trello usate dai team internazionali di contributor, in particolare Marketing, Community e Design.

Funziona? Non funziona? Finché non la proviamo sul serio è difficile dirsi 🙂

Tutte le volte che si vuole fare un’azione sulla board andare a rileggere le card della colonna 👇👇👇 INIZIA QUI 👇👇👇

Se qualcosa non sembra funzionare, vi invito a pubblicare un articolo “Proposta” qui su team in cui si propone un’alternativa. Mi raccomando, non basta dire “Questo non funziona”.

Slack: le riunioni settimanali

Ci sono diversi modi per portare avanti le riunioni settimanali di un team. Nel mese di luglio ho fatto una proposta che di fatto non è stata bocciata da nessuno. Forse non sono chiari tutti i passaggi, quindi eccoli nel dettaglio, in un file Google Documents, con note per ogni sezione sul perché la sezione è stata pensata così e come gestirla.

Anche in questo caso se si vogliono proporre metodi differenti, o modifiche alla struttura proposta, pubblicare qui un articolo “Proposta” con l’alternativa.

Dal momento che di fatto non abbiamo mai provato la struttura, propongo un mese di test.

Propongo anche che le chat vengano moderate ogni settimana da una persona diverse e che nel resoconto della chat (a sua volta fatto ogni settimana da una persona diversa) si commenti l’andamento della riunione stessa per raccogliere feedback costruttivi.

Nel documento Google troverete anche la proposta del calendario.

Priorità: perché al momento non esistono

Nonostante la Community italiana sia attiva da anni e negli ultimi quattro anni abbia subito un’impennata notevole, non esiste un vero e proprio team community che porti avanti la missione di cui sopra.

Esistono tanti organizzatori di Meetup e WordCamp, i cosiddetti community organizer, ma non un team di facilitatori/mentor.

Per questo propongo di non usare priorità che sarebbero di fatto imposte da una persona (non importa chi), in base a criteri assolutamente arbitrari e personali, ma un modello in cui le persone che decidono di partecipare e portano avanti un task a propria scelta possono condividerne lo stato di avanzamento con gli altri durante le chat settimanali.

Ordine del giorno: perché al momento non viene pubblicato

Perché la struttura delle riunioni copiata da marketing di fatto invita le persone che si sono fatte carico di portare avanti un task ad aggiornare i partecipanti.

È un buon metodo? È un pessimo metodo? Lo sapremo solo testando almeno per un mese 🙂

Conclusioni

Potrebbe sembrare tutto un po’ sovrastrutturato, ma personalmente penso che più si definiscono i come e più ci si possa dedicare ai cosa e ai perché.

Penso anche che siano fondamentali l’ascolto e la partecipazione attivi, quindi invito tutti a dire la propria nei commenti e a partecipare a questo esperimento il più possibile nel prossimo mese per poter decidere come proseguire e migliorare.

Grazie per aver letto fin qui!

Francesca

#chat, #proposta, #trello

[Ricerca di volontari] Team Design in Italia

Durante una delle riunioni di Community si è discusso della possibilità di avere qualcuno che aiuti i Meetup e i WordCamp sprovvisti di designer per la creazione di grafica coordinati e Wapuu.

Premesso che avere un sito con una grafica curata o il proprio Wapuu non sono obiettivi principali di una community locale, né sono prioritari o fondamentali per la promozione o il successo di un gruppo, anche a livello internazionale sono attive delle iniziative in questo senso.

Il Team Design globale

The Design Team provides user experience, user interface, and visual design expertise for the WordPress project.

https://make.wordpress.org/design/

Il team design globale lavora su due direttive principali:

  1. Core e Gutenberg – Quando ci sono delle modifiche alle interfacce, il team Design viene interpellato per input e feedback. Stessa cosa quando di parla di esperienza utente. Potete vedere tutti i ticket di Core nei quali sono coinvolti in Trac e seguire lo sviluppo di Gutenberg su GitHub.
  2. Marketing e Community – Il team supporta questi altri due team nella produzione di materiale visivo (visuale? boh!) per promuovere WordPress o i suoi eventi. Potete vedere tutti i task sui quali stanno lavorando nella loro board Trello https://trello.com/b/fnHScayo

Team Design Italiano? Perché no?

Non so se qualcuno di noi italiani è coinvolto nel team Design internazionale. Se sì, sarebbe bellissimo animare il canale sullo Slack italiano anche con notizie dal progetto globale.

Se nessuno è coinvolto a livello globale, sarebbe fantastico avere un team locale che si occupi di supportare il team Community italiano in una serie di iniziative. Ne cito alcune che ho captato sia qui che a livello globale

  • Creazione di linee guida per immagine coordinata Meetup e WordCamp, inclusi logo e Wapuu
  • Supporto nella creazione di questi materiali per i gruppi che non hanno designer
  • Creazione di slide deck per la community sulla community (vedi card https://trello.com/c/0j8APiv5)

Chi c’è?

Se siete interessati a partecipare a questa iniziativa per favore lasciate il vostro nome nei commenti.

Al momento non c’è una scadenza né un lead, si va un po’ in autogestione, ma se avete bisogno di mentorship su come organizzare e gestire un gruppo, sono sicura che tra me, @cristianozanca e @lasacco abbiamo sufficiente esperienza per dare una mano con il kick-off.
E anche altre persone! Cito sempre noi tre perché siamo anche attivi nei rispettivi team a livello globale: se ci sono altre persone che vogliono fare mentorship a questo gruppo, mettete il vostro nome nei commenti!

Grazie mille a tutti! E avanti!

[Community] Richiesta di feedback: cosa serve ai Meetup?

Ciao!
Nelle scorse settimane, durante le riunioni del team community, ci sono state parecchie conversazioni intorno a una serie di temi collegati tra loro da una missione comune: come trasformare gli utenti passivi di un meetup in partecipanti attivi?

Sono state individuate tre linee sulle quali lavorare:

  1. Creazione di una archivio con tutti gli argomenti trattati dai vari meetup nel corso degli anni.
  2. Creazione di un archivio con le slide dei talk dei vari meetup.
  3. Creazione di una guida con diversi tipi di eventi (quindi non solo speaker/audience).

Prima di mettersi a lavorare e per capire quali sono le reali necessità, ho preparato un questionario per tutti gli organizzatori di meetup italiani. Più risposte verranno raccolte, più sarà facile capire come procedere.
Nel questionario ho chiesto nome, cognome, email e meetup che viene organizzato, ma prima di presentare le risposte alla community, renderò tutto anonimo.

Non ti resta che rispondere!
Data entro la quale rispondere: 8 novembre.
Grazie mille
Francesca

#meetup, #meta-meetup, #richiesta-di-feedback

Proposta: pubblicare su Team

Ciao a tutti,
ho tradotto le modalità di pubblicazione che adottiamo nel team Community internazionale e le potete trovare qui: https://docs.google.com/document/d/1z4lrHSHBFFrWALs3_k-P_8kg3en_ag3Wo8a5VfHrKrc/edit
Vi prego di commentare direttamente nel Documento Google.
Deadline: 22 ottobre.

Grazie mille!

#gestione

Proposta: riorganizzazione Team Community

Dopo la riunione dell’11 luglio, riporto alcune cose già in uso nel team internazionale.
In ordine molto sparso…

Uso del blog

Il team Community internazionale usa il blog per discutere proposte, annunciare e aggiornare progetti. Tutti sono i benvenuti e incoraggiati a commentare i post e partecipare alla discussione.

Recentemente è stata fatta una proposta di linee guida per pubblicare in modo che diventi più facile trovare le informazioni e decidere a quali discussioni partecipare dando un veloce sguardo al blog.

Azione >>

Ho aggiunto un task in Trello per la creazione di linee guida simili in Italia.

Prerequisiti

Il team Community è forse l’unico a richiedere un training per diventare membri attivi del team. Questo perché i deputy e i mentor hanno accesso a strumenti e file con informazioni riservate (email, nomi, commenti, ecc…).

Ovviamente non solo le persone che hanno portato a termine il training si possono occupare di portare avanti la mission del team Community nei propri paesi, ma sicuramente aiuta avere un’idea delle basi.

Azione >>>

1) Leggere la guida ai Meetup. Contiene di fatto tutte le informazioni necessarie ad allinearsi con i valori del progetto open source
2) Iscriversi al blog del team (barra laterale “Email updates”)

Struttura del team

È impossibile portare avanti da soli questo progetto, nel team internazionale tutti i deputy siamo in grado di portare avanti la riunione, aprire office hours, ecc…

Propongo la creazione di un primo gruppo di facilitatori, almeno tre persone, che si assume l’impegno di portare avanti le attività del gruppo.
Prima delle riunioni ci si confronta e almeno uno deve essere disponibile. Se nessuno dei tre è disponibile si fa una chiamata pubblica e si chiede chi può portare avanti la prossima riunione.

Azione >>>

Nei commenti mettete la vostra disponibilità e impegno.

Strumenti

Nel corso degli ultimi tre anni alcuni team del progetto hanno deciso di usare una combinazione di Trello e Google Drive per il project management.
Il team al momento al quale tutti si ispirano più o meno, è marketing che ha creato delle procedure molto chiare per tutti.

Ho creato una board dentro al team Community in cui ho tradotto le procedure.
Per quanto riguarda Google Drive è stato creata una cartella legata all’indirizzo italia.wp.community@gmail.com – @francescodicandia ha la password e la condividerà con i facilitatori. La cartella è accessibile da tutti.

Raccomandazione, tenetela ordinata 🙂

Azione >>>

Iniziate a popolare tutto di idee meravigliose!

Esempio Marketing

Riunioni

Almeno all’inizio, per creare continuità, si raccomanda di farle una volta alla settimana, anche in caso di scarsa partecipazione.
Prima della riunione si scrive l’ordine del giorno, dopo un recap.

Ho già creato un task in Trello per creare la procedure riunione (ovvero l’ho copiata da Marketing)
Quando?

Azione >>>

Quando si fa la riunione?