WordCamp Torino Call for Organisers

Dopo il recap di Laura sulle chat di brainstorming di ottobre siamo arrivati al momento della formazione della squadra che lavorerà su WordCamp Torino 2018.

Nel 2016 e 2017 le squadre sono state messe insieme un po’ a chiamata (ehi tu, vuoi occuparti di questa cosa?) oppure per alzata di mano nel canale Slack o durante i meetup di Torino. Quest’anno già nel mese di agosto più persone hanno espresso il desiderio di fare una call for organisers e quindi eccoci qui.

I ruoli da coprire sono tanti, alcuni potrebbero essere accorpati per distribuire meglio il carico di lavoro e non superare le dieci persone nel team, un numero che ci sembra ottimale. Ecco una bozza dei possibili ruoli.

Macro aree

Sponsor

Si occupa di tenere i contatti con gli sponsor e cercarne attivamente, nell’ecosistema WordPress e non solo, anche su segnalazione degli altri.

È necessario avere una conoscenza base dell’inglese perché le comunicazioni con alcuni sponsor potrebbero avvenire in questa lingua.

Il lavoro si svolge durante tutto l’arco del periodo organizzativo, compreso il giorno dell’evento con il supporto logistico agli sponsor presenti.

Contenuti

Sito e social. Si possono sicuramente riadattare molti contenuti presenti sul sito, mentre si deve pensare a una strategia per i social da implementare da subito. È importante quindi che la persona che si occuperà di questo aspetto sia in grado di preparare una strategia, gestire un piano editoriale e istruire un team di volontari che aiuterà fin da subito*.

Non è necessaria la conoscenza dell’inglese, altri membri del team possono aiutare.

Il lavoro si svolge durante tutto l’arco del periodo organizzativo e fino a un paio di settimane dopo l’evento per raccogliere i post dei partecipanti, formulare il poll post-evento, ecc…

Volontari

Per due anni abbiamo raccolto un sacco di complimenti sui nostri meravigliosi volontari, siamo sicure che anche quest’anno metteremo insieme una squadra fortissima.

Chi si occupa di volontari ha un impegno a crescere: all’inizio si tratta di ricercare i ruoli e mettere insieme un’agenda per coprire le giornate. Con l’avvicinarsi della data si passa alla selezione, formazione e poi gestione di circa trenta persone il giorno dell’evento.

Quest’anno vorremmo sperimentare con una formula provata a WordCamp Europe a Parigi: iniziare a inserire i volontari nel team nei primi mesi dell’organizzazione, per poter organizzare formazione a distanza ma anche per supportare alcuni team che hanno bisogno di aiuto fin da subito (social e speaker in primis).

È fondamentale essere organizzati, pazienti, aver voglia di accompagnare i volontari alla prima esperienza, disponibili a rispondere alle domande, ecc…

Welcome Party e After Party

Come segnalato da Laura, nelle chat è venuto fuori il desiderio di creare due eventi inclusivi, all’apertura del WordCamp e alla sua chiusura. Lo speaker dinner potrebbe diventare un aperitivo aperto a tutti, magari riservato per un’ora a speaker e sponsor e poi aperto a tutti. E sì, ci piacerebbe fare l’After Party (venue permettendo) nello stesso luogo in cui si terrà il WordCamp.

Il ruolo prevede quindi parecchia ricerca: dei locali per il primo evento, dei fornitori per il secondo. Il tutto con un occhio attendo al budget. Con l’avvicinarsi del WordCamp ci sarà poi da seguire la logistica: controllare che gli accordi siano rispettati, controllare gli RSVP, collaborare con la venue e i fornitori per l’allestimento, ecc…

Design

Stampa, swag e codice del sito. In occasione di WordCamp Torino 2018 non vorremmo procedere a un restyling come è stato fatto nel 2017. Se la persona che seguirà questo aspetto vorrà farlo (e avrà il tempo di farlo) bene, altrimenti riutilizzeremo gli elementi del 2016, magari con un cambio palette colori.

Questo ruolo prevede un impegno altalenante: nella prima fase si deve raccogliere quanto fatto, lavorare con il lead dei contenuti per capire se ci sono dei materiali da produrre (featured images, grafiche per social), raccogliere preventivi per lo swag, decidere se si vuole fare un restyling, fare il restyling. Poi c’è un periodo di relativa calma fino a circa un mese prima dell’evento quando si inizia a stampare.

È fondamentale la conoscenza del pacchetto Adobe.

Abbiamo inserito il codice in questa area perché vorremmo fare un sito semplice, senza bisogno di lavorare su GitHub, ma utilizzando la funzione “Custom CSS” prevista dai siti. Per quanto riguarda l’integrazione con CampTix (il plugin per i biglietti) Francesca potrà dare una mano.

Documentazione

Uno degli obiettivi di WordCamp Torino 2018 è lasciare una ampia documentazione del lavoro fatto in pubblico, sul modello del manuale iniziato da Londra nel 2017.

L’impegno è costante e prevede una conoscenza impeccabile dell’italiano. Questa persona lavorerà a stretto contatto con tutti, per documentare al meglio i processi di ogni area. A seconda dell’impegno potrebbe dare una mano a Contenuti.

Outreach

Questo ruolo potrebbe essere accorpato con Documentazione o Contenuti, valuteremo insieme in base alle candidature e alle disponibilità.

L’obiettivo è mettersi in contatto fin da subito con agenzie, scuole, stampa locale e nazionale, associazioni per raccontare cosa è un WordCamp, cosa è WordCamp Torino, perché partecipare, incentivare le application come speaker, ecc…

È necessaria attitudine alla comunicazione e capacità di relazionarsi con diversi gruppi. I contatti verranno messi a disposizione da tutti quelli che ne hanno 🙂

Accessibilità, Venue, Budget, Speakers, Catering

Abbiamo lasciato fuori queste aree perché pensiamo di potercene occupare direttamente, iterando su quanto fatto lo scorso anno. Se però qualcuno vuole fortemente lavorare su questi temi, fatevi avanti!

Impegno

Dipende dal ruolo, ma prevedete minimo due ore a settimana: un’ora per seguire la chat e un’ora almeno di lavoro autonomo per portare avanti i proprio compiti. Potrebbero esserci dei picchi legati a alcune attività specifiche, è necessario tenersi un po’ liberi nel giorno precedente all’evento e nei due giorni dell’evento (compresa partecipazione a Welcome Party e After Party).

Requisiti per candidarsi

Negli anni passati abbiamo sempre accolto organizzatori da fuori Torino e Piemonte, quest’anno vorremmo fare un team completamente locale. Se siete forestieri, candidatevi comunque! Potremmo aver bisogno di braccia extra, potremmo pensare di inserirvi come uditori per seguire tutto il processo e portarlo nella vostra città per far partire nuovi WordCamp. Cercheremo di inserire almeno una persona da fuori proprio per continuare l’opera di formazione e evangelizzazione.

Insomma, non siate timidi, candidatevi indipendentemente dalla vostra città di residenza.

Avete già fatto parte di WordCamp Torino negli anni precedenti? Bentornati, vi aspettiamo! Non avete mai organizzato? Benvenuti, sarà un’occasione unica!

Come candidarsi

Scrivete nei commenti chi siete, da dove venite, se siete già parte del Meetup di Torino o a altri Meetup in Italia e di cosa vorreste occuparvi.

Avete tempo fino al 19 novembre!

Dopo quella data Laura e io formeremo la squadra valutando le candidature, ma anche invitando membri della community torinese che abbiamo identificato come asset per l’organizzazione di WordCamp Torino 2018.

#wctrn, #wctrn2018

Verso il WordCamp Torino – Resoconto riunioni ottobre 2017

Nel mese di ottobre si sono tenute alcune riunioni nel canale #wctrn dello Slack italiano con il metodo del brainstorming. L’idea era far uscire idee, e confrontarsi liberamente su alcune suggestioni, senza necessità di arrivare a una decisione definitiva

Quanti e quali giorni

Nelle scorse due edizioni è stato fatto 1 giorno, due tracce, il sabato.
Il primo anno l’obiezione ai due giorni di conferenza era legata a incertezze come: e se non si candidano abbastanza speaker? E se non si vendono i biglietti?
Il secondo anno si è ripetuto lo schema che aveva funzionato bene l’anno prima.
In questo terzo anno la domanda è: va bene così o aumentiamo a due giorni?
Due giorni pro: tanta roba
Due giorni contro: tanta roba per gli organizzatori

Il dibattito evidenzia:

Contro

  • Come partecipante meglio 1 giorno con 2 track. Più facile che in questo modo riuscire a vedere quasi tutto quel che interessa, se si salta qualcosa c’è la ripresa tv e si evitano i i tempi morti (ok, c’è il networking nelle altre aree di ToolBox) che in due giorni possono rendere un po’ pesante l’esperienza.
  • Da organizzatore: 2 giorni + CD sembrano tanti. Importante avere la domenica libera per “riprendersi” e affrontare la settimana lavorativa.
  • Portare tutto l’evento a 3 giorni potrebbe far diminuire l’appeal del CD, l’evento che, soprattutto se fatto dopo, verrebbe tagliato.
  • Il costo del biglietto raddoppia (da valutare, però, in base ai costi effettivi).
  • La stanchezza degli organizzatori.

Pro

  • Raddoppio di contenuti (se due giorni da due track, pensando che he la maggioranza delle persone abbia una netta preferenza tra track dev e track content).
  • Possibilità di fare dei workshop.

Esperienza di WordCamp Brighton: 200 persone
Venerdì e sabato 1 traccia.
La singola traccia spinge a seguire talk che solitamente non si sarebbero seguiti, e lo fa basandosi sulla pigrizia, perché anche se si vorrebbe fare networking, dopo un po’ finisce che ci si ferma nella sala della conferenza. E così potrebbe capitare di seguire un interessante talk sui database o sui permalink in cinese o sulla ansia. Inoltre, a Brighton con due giorni a disposizione alcuni interventi sono stati workshop pratici

Altra esperienza: Zagabria, 1 giorno workshop, 1 giorno WordCamp, 1 giorno Contributor Day.

Domanda/dubbio
Quante persone si possono permettere di venire venerdì al WC? E quale tipologia di track si potrebbero tenere quel giorno?
Importante sarebbe, a questo proposito, fare outreach alle agenzie, in modo che mandino i propri dipendenti il venerdì, alle Università, alle scuole che usano WordPress, ecc… Le conferenze commerciali si fanno in settimana perché sono opportunità di crescita per dipendenti, aziende e freelance.

Speakers Dinner (venerdì sera dopo Contributor Day) e After Party (sabato sera dopo la conferenza): dove?

Riassunto degli anni precedenti: speakers dinner esteso a volontari e sponsor. After Party all’Astoria aperto a tutti, drink, cibo, danze.
In alcune città lo speakers dinner sta diventando un evento inclusivo, tutti sono invitati e agli speaker, sponsor e volontari si offre da bere.

In alcuni WordCamp, l’after party si fa nella venue: ad esempio a Londra, Bristol e Brighton. Dopo l’evento la venue si trasforma in altro. In tutti e tre i posti c’è stata la cena: a Londra con pie & mash, a Brighton e Bristol con ottimi buffet vegetariani. A Londra inoltre vengono affittati giochi da tavolo, videogiochi, ecc… viene un bar esterno a fare servizio.
A Brighton hanno fatto un angolo tranquillo e un angolo dance con una playlist creata dai partecipanti. A Bristol una cena molto carina e tranquilla che ha sicuramente favorito le chiacchiere.

Contro dell’AP nella stessa venue: in generale richiede uno sforzo organizzativo maggiore che un AP in un locale esterno.

Pro: incentivo ad una maggiore partecipazione.

Ancora a proposito di Contributor Day

Nella formula CD + WC, il CD il giorno precedente è un buon modo per entrare nell’atmosfera e conoscere più persone, soprattutto per chi è magari alla prima esperienza.
Vero anche il discorso che non si deve fare per forza nel we… ma siamo pur sempre in Italia, non dimentichiamolo.

Per facilitare la partecipazione:

  • tavoli entry level e tavoli più advanced
  • speech introduttivi seguiti da “mettere le mani in pasta”.

A proposito di canali di comunicazione…

L’organizzazione del wctrn sarà fatta attraverso

  • il canale #wctrn di Slack Italia, per quanto concerne le riunioni e le discussioni varie
  • l’area Team su it.wordpress.org, per recap e articoli che devono rimanere ben documentati
  • la cartella Google Drive solo come archivio.

Tutte le decisioni e le discussioni e i numeri saranno pubblici fin dall’inizio.

…e di processo di lavoro

Sarebbe bene creare una struttura e procedure che tutti rispettino per portare avanti il proprio lavoro in modo ordinato e trasparente e per rispettare il lavoro altrui.

Quindi tutti saranno chiamati a dire cosa sta rallentando il proprio lavoro, settimanalmente, e se è qualcun altro del team a non aver rispettato i tempi se ne parla e si trova una soluzione insieme, non per dare colpe ma per convivere nel migliore dei modi. Concretamente, una volta che il team si è formato, saranno stabilite alcune linee comuni.

Il concetto è che siamo tutti volontari, c’è chi ha più o meno esperienza di organizzazione eventi ma questo non è né un requisito richiesto né un motivo di esclusione né di prevaricazione.

È importante avere ruoli chiari con compiti chiari e responsabilità chiare.

Discuteremo le modalità e lo stile di lavoro e decisionale prima, poi ci orienteremo al compito.

Link per gli approfondimenti necessari

#wctrn2018

Resoconto riunione organizzatori WPMeetUp Torino – 13 luglio 2017, h 13

Il WordPress Meetup di Torino ha compiuto 2 anni 🎂🎉 e in vista della programmazione della nuova stagione ci siamo trovati per fare un po’ di verifica dell’anno trascorso, confrontarci su nuove idee e parlare dell’organizzazione in generale. Questo è il resoconto della riunione. 

Dove: Parco del Valentino (Torino) e canale #wptorino su Slack

Presenti:

@cartortorella, @cristianozanca, @francina, @glorialchemica, @ironicmoka, @lasacco, @oleg, @thomasvitale

Ordine del giorno:

Organizzare la prossima stagione dei WordPress Meetup di Torino

1. Format

Il WordPress Meetup di Torino entra a settembre nel suo terzo anno di attività. Ci sono stati 2 WordCamp nel mezzo, e un certo ricambio nel gruppo degli organizzatori. Il canale Meetup ha oltre 850 iscritti ma la partecipazione è intorno al 5% (con un minimo di 20 a un massimo di circa 70 partecipanti).

Fino ad ora le serate prevedevano:

  • 2 contributi di circa 20 min l’uno (o 1 di 40 min, in caso di argomento particolarmente corposo)
  • spazio per domande/interventi
  • networking con pizza e birre/bevande offerte

Una serata per stagione (più o meno prima del periodo natalizio) è stata dedicata a Q/A. Nella passata stagione è stata organizzata anche una Contributor Night a tema “contribuire al core”.

Domande principali che hanno guidato il confronto:
Il format va bene così, oppure occorre modificarlo? A cosa è dovuta la scarsa partecipazione? E come possiamo incrementare la partecipazione? Come miglioriamo la qualità della nostra offerta?

Nel corso della discussione è stato sottolineato e deciso che:

  • occorre promuovere di più la contribuzione e il coinvolgimento in WordPress → organizzare momenti specifici per la contribuzione (Contributor Night) alternati alle serate Meetup standard
  • è necessario tenere conto della doppia tipologia di target prevalente: esperti di sviluppo/webdesigner e blogger/appassionati senza specifiche competenze/conoscenze tecniche.
    Per questo, nei mesi in cui si realizzerà il Meetup tradizionale → mantenere doppia traccia con 1 contributo tecnico/specialistico e 1 contributo più generalista/esperienziale
  • per coinvolgere i partecipanti e raccogliere opinioni: → riprendere in mano l’idea di sottoporre un semplice questionario, da diffondere attraverso i canali Meetup, sito e social

Lead del Meetup:
Laura
Responsabile dell’organizzazione delle serate di contribuzione (Contributor Night):
Francesca
Cristiano (supporto)

2. Comunicazione

Per tutti l’attività di comunicazione è essenziale.

L’idea è, quindi, quella di dare un nuovo impulso al canale Meetup, ai profili social e, se possibile, anche  al sito, stabilendo una strategia, linee guida e  e un flusso di azioni condivise.

Referenti per la pubblicazione:
Social: Carmen e Ljuba
Piattaforma Meetup: Laura
Sito: Gloria (design) Nicola (contenuti)
Collaborano: Chiara e Francesca

3. Riprese video

Nel corso delle passate edizioni sì è sempre cercato di riprendere gli interventi proposti nei Meetup e di pubblicarli sul canale tv di WordPress.… ma forse è proprio questo che dissuade alcuni a non proporsi come speaker: il non desiderio di essere ripresi.

Una suggestione emersa dal confronto con altri leader internazionali nel corso del WCEU di Parigi, è stata quella di creare un ambiente il più informale e libero possibile, dove le persone possano sentirsi a proprio agio. Per questo

chiederemo di volta in volta ai diversi speaker se vogliono o meno essere ripresi e daremo ampia comunicazione del fatto che le riprese non sono obbligatorie ma a discrezione della disponibilità degli speaker.

Si è anche accennato all’ipotesi di fare dirette Youtube, attivando l’account collegato all’email usata per attivare i social → da verificare e discutere successivamente l’opportunità delle dirette

Nota: ragionare su una soluzione per trovare la disponibilità di una telecamera, quando non ce n’è una di propietà di qualche organizzatore disponibile.

Referenti per le riprese video:
Oleg e Nicola

4. Speaker e Calendario editoriale

La ricerca di speaker non è solo motivata dalla necessità di trovare persone che parlano  al Meetup, ma soprattutto dalla volontà di coinvolgere le persone e far circolare idee e conoscenze e deve partire dal calendario editoriale, in primis.

A partire dall’esperienza degli anni passati, formuleremo un calendario editoriale sulla base delle scelte indicate nel punto 1. Il calendario editoriale servirà come linea guida ma non dovrà essere vincolante, nel senso che sarà modificabile in base alle disponibilità e alle proposte.

La ricerca di speaker avverrà

  • per contatti personali
  • per comunicazione fatta ai Meetup
  • per comunicazioni diffuse sui social

Rimane sempre valido il canale dell’autocandidatura, sia attraverso i meetup, sia attraverso l’invio di proposte via email (magari predisponendo un modulo per la raccolta delle proposte).

Nota (a seguito di una discussione su Slack): è importante dare indicazioni precise (sorta di linee guida) affinché le autocandidature seguano dei criteri di condivisione delle conoscenze e non siano semplici spot pubblicitari,

Referenti per la ricerca speaker e il calendario editoriale (anche se tutti sono coinvolti nel proporre argomenti e coinvolgere speaker):
Gloria, Nicola e Cristiano

5. Date/periodicità

Il primo anno, il Meetup si è tenuto il primo martedì del mese, il secondo anno si cambiò perché si sovrapponeva ad altri eventi e impegni di qualche organizzatore e si scelse il secondo mercoledì del mese. Nel corso della seconda stagione, però si è notato un calo di presenza, dovuto forse anche anche alla scelta del giorno della settimana che è spesso una serata di eventi sportivi e in cui sono organizzati spesso altri eventi, proprio a ToolBox.
Si è valutato, quindi di
→ cambiare il giorno della settimana e spostarci al giovedì, lasciando la periodicità mensile – nei limiti del possibile sempre il secondo giovedì del mese (alternando, come evidenziato nel punto 1 fra Meetup (più o meno) frontali e Contributor Night)

6. Sede

Anche la terza stagione del WordPress Meetup di Torino sarà ospitata da ToolBox, che ha confermato la disponibilità e con cui c’è collaborazione piena.

Referente per la sede:
Laura

7. Sponsor

Oltre al su citato ToolBox, che ci ospita gratuitamente e che è, quindi, sponsor a tutti gli effetti, da settembre dovrebbe tornare anche DNS Hosting con il nuovo Brand: Host.it
→ si verificherà a breve e, nel caso non rinnovassero l’impegno, si cercherà un nuovo sponsor

Referente sponsor:
Laura

8. Formula per il Convivial networking (o che se magna)

Fino a maggio la formula per il momento conviviale e di networking è stata il mangiare la pizza offerta dallo sponsor.
Il pro è che diventa un momento piacevole ed effettivamente conviviale e di chiacchiere/confronti.
Il contro è che forse qualcuno viene solo per mangiare la pizza a gratis e c’è l’aspetto organizzativo logistico che obbliga almeno 1 organizzatore a staccarsi per seguire la consegna e sistemare la cucina (cosa che in almeno 1 o 2 meetup ha creato problemi di gestione della serata, non essendo presenti molti organizzatori).

Sembrano aver funzionato bene le serate con l’invito a ciascuno di contribuire portando qualcosa.

Ipotesi (da verificare in base alla risposta dello sponsor):
ToolBox offre le birre, uno sponsor altro da bere e la pizza al taglio (o qualcosa d’altro) da comprare prima dell’inizio del Meetup. Invitare comunque le persone a condividere qualcosa (es se noi pensiamo al salato, portare qualcosa di dolce).

9. Chi fa cosa

Lead del Meetup, Sede e Sponsor:
Laura

Organizzazione delle serate di contribuzione (Contributor Night):
Francesca

Comunicazione:
Social: Carmen e Ljuba
Piattaforma Meetup: Laura
Sito: Gloria, Nicola
Collaborano: Chiara e Francesca

Riprese video:
Oleg e Nicola

Ricerca speaker e calendario editoriale:
Gloria, Nicola e Cristiano

#meetup, #torino