Routine di organizzazione e allestimento per gli incontri Meetup WordPress Torino

collaudato, approvato e suggerito da @lasacco

1. Occorre stampare l’elenco dei partecipanti.
Si stampa di solito a metà giornata. Poiché alcuni si iscrivono/cancellano all’ultimo non sempre è fedele, ma in quel caso si aggiungono a mano.
L’elenco si stampa direttamente da Meetup (c’è la funzione apposta: stampa partecipanti). Chiunque abbia il ruolo di organizzatore lo può fare.
Alla fine del meetup di solito si registra l’effettiva partecipazione.

2. Registrazione (chiedere al relatore di turno se è disponibile)
Se è ok, @photoironic allestisce la strumentazione per registrare e, successivamente, montare il video per la pubblicazione su https://wordpress.tv.
Se @photoironic non è disponibile per quella giornata va contattato con un po’ di anticipo da un altro volontario per recuperare videocamera e cavalletto.

3. Swag
Presso il luogo che ci ospita ci sono 2 scatole di adesivi (anche quelli con il nome + il pennarello). Ci sono anche i segnalibri di Siteground (sponsor) con il codice promo da distribuire ai partecipanti.

4. Sponsor
Ricordare il rollup dello sponsor da montare per l’evento e poi rismontare e portare via. Inoltre ci sono alcune bandane: poiché non ce ne sono per tutti occorre darne 4-5 a caso: l’idea è proporre un giochino (es quiz?) o premiare chi contribuisce alla discussione facendo domande al termine del talk.
Prima del talk, invece, proiettare le slide degli altri sponsor in testa e in coda alle slide del relatore.

5. Networking
@xgessica si occupa delle cibarie avanzate da conservare e riportare agli incontri successivi.
Nota: da quando c’è Siteground come sponsor l’accordo con loro è che si faccia un acquisto con fattura intestata a loro, poi @francina si occupa del rimborso e della relativa rendicontazione in azienda.

Come al solito, si tratta di spostarsi in cucina, allestire, ripulire alla fine portando via cosa avanza

6. location
Sentire il giorno prima Toolbox, comunicare quanti prevediamo di essere e chiedere dove ci metteranno, specificando che ci serve il videoproiettore e l’impianto audio.

WordPress Meetup Torino: recap riunione organizzatori 8 gennaio 2018

Presenti di persona personalmente: @catortorella , @cristianozanca, @xgessica, @glorialchemica, @photoironic e @lasacco
su Slack: @francina

Alcune considerazioni generali:

  • nel gruppo su Meetup siamo quasi a 1000 iscritti! 🎉
  • anche la partecipazione ai primi incontri della nuova programmazione è in aumento: a dicembre 72 iscritti (circa 60 partecipanti effettivi) e per il meetup della prossima settimana gli iscritti ad oggi sono già 79
  • rimane sempre costante l’attenzione a come coinvolgiamo e realizziamo incontri sempre più interessanti per le persone
  • per quanto riguarda il gruppo degli organizzatori è importante tenere a mente la necessità di coinvolgere sempre nuovi volontari, in modo che gli impegni siano distribuiti tra più persone e non gravino solo su pochi con il rischio di burn out. In questo senso, è importante definire bene ruoli e compiti e lasciarne traccia scritta, in modo che chiunque possa rilevare il compito, partendo dall’esperienza consolidata e non reinventando ogni volta da capo (con fatica doppia)
  • a questo proposito, fare anche una lista di info da dare/raccogliere sempre in apertura (es. cos’è un WP Meetup, chiedere quanti sono nuovi, presentare gli sponsor, …)
  • incontrarsi ogni tanto, oltre agli scambi su Slack, aiuta ad organizzare meglio: su questo c’è stato accordo unanime. Il momento migliore, meno impattante sugli impegni di tutti, viene individuato nel giorno del meetup, circa un’oretta prima dell’incontro
  • l’attività di animazione del sito WPTorino di Gloria è un punto di forza di questa nuova stagione <3 e aiuta a tenere traccia dei materiali, oltre che creare una casa virtuale del Meetup, punto di riferimento per chiunque voglia recuperare contenuti e informazioni, sul web
  • infine, l’incrementata attività sui social sta producendo una buona visibilità

Altri argomenti affrontati e decisioni:

Sito Wp Torino

  • i loghi degli sponsor verranno inseriti nel footer
  • Gloria creerà una fotogallery con le foto pubblicate sia sulla pagina Facebook sia nel gruppo su Meetup
  • anche il calendario editoriale sarà pubblico sul sito, in modo da darne visibilità e favorire (si spera) la candidatura sui diversi temi non ancora affrontati (o di approfondimento su aspetti diversi)

Calendario editoriale

Come scelto a inizio anno, cercheremo di alternare incontri più operativi, che coinvolgano le persone nel fare, a incontri più teorici, con interventi frontali.

Ipotesi ad oggi:

Febbraio: workshop sul public speaking di Luca Sartoni

Marzo: Luca Porru

Aprile: nessun meetup perché c’è il WordCamp Torino 🎉🎉🎉

Maggio: Silvio Boscolo

Giugno: Lavoriamo insieme (Gutenberg,…)

Luglio: serata di networking in qualche birreria o?…

Nel caso in cui salti all’ultimo minuto qualche appuntamento/speaker, teniamo argomenti di riserva con argomenti come:

  • plugin per tutti i gusti (Nicola)
  • gestione di Jetpack
  • la Community di WordPress
  • serata Q/A con post it
  • wp.org e wp.com: differenze, affinità, potenzialità

Resoconto riunione organizzatori WPMeetUp Torino – 13 luglio 2017, h 13

Il WordPress Meetup di Torino ha compiuto 2 anni 🎂🎉 e in vista della programmazione della nuova stagione ci siamo trovati per fare un po’ di verifica dell’anno trascorso, confrontarci su nuove idee e parlare dell’organizzazione in generale. Questo è il resoconto della riunione. 

Dove: Parco del Valentino (Torino) e canale #wptorino su Slack

Presenti:

@cartortorella, @cristianozanca, @francina, @glorialchemica, @ironicmoka, @lasacco, @oleg, @thomasvitale

Ordine del giorno:

Organizzare la prossima stagione dei WordPress Meetup di Torino

1. Format

Il WordPress Meetup di Torino entra a settembre nel suo terzo anno di attività. Ci sono stati 2 WordCamp nel mezzo, e un certo ricambio nel gruppo degli organizzatori. Il canale Meetup ha oltre 850 iscritti ma la partecipazione è intorno al 5% (con un minimo di 20 a un massimo di circa 70 partecipanti).

Fino ad ora le serate prevedevano:

  • 2 contributi di circa 20 min l’uno (o 1 di 40 min, in caso di argomento particolarmente corposo)
  • spazio per domande/interventi
  • networking con pizza e birre/bevande offerte

Una serata per stagione (più o meno prima del periodo natalizio) è stata dedicata a Q/A. Nella passata stagione è stata organizzata anche una Contributor Night a tema “contribuire al core”.

Domande principali che hanno guidato il confronto:
Il format va bene così, oppure occorre modificarlo? A cosa è dovuta la scarsa partecipazione? E come possiamo incrementare la partecipazione? Come miglioriamo la qualità della nostra offerta?

Nel corso della discussione è stato sottolineato e deciso che:

  • occorre promuovere di più la contribuzione e il coinvolgimento in WordPress → organizzare momenti specifici per la contribuzione (Contributor Night) alternati alle serate Meetup standard
  • è necessario tenere conto della doppia tipologia di target prevalente: esperti di sviluppo/webdesigner e blogger/appassionati senza specifiche competenze/conoscenze tecniche.
    Per questo, nei mesi in cui si realizzerà il Meetup tradizionale → mantenere doppia traccia con 1 contributo tecnico/specialistico e 1 contributo più generalista/esperienziale
  • per coinvolgere i partecipanti e raccogliere opinioni: → riprendere in mano l’idea di sottoporre un semplice questionario, da diffondere attraverso i canali Meetup, sito e social

Lead del Meetup:
Laura
Responsabile dell’organizzazione delle serate di contribuzione (Contributor Night):
Francesca
Cristiano (supporto)

2. Comunicazione

Per tutti l’attività di comunicazione è essenziale.

L’idea è, quindi, quella di dare un nuovo impulso al canale Meetup, ai profili social e, se possibile, anche  al sito, stabilendo una strategia, linee guida e  e un flusso di azioni condivise.

Referenti per la pubblicazione:
Social: Carmen e Ljuba
Piattaforma Meetup: Laura
Sito: Gloria (design) Nicola (contenuti)
Collaborano: Chiara e Francesca

3. Riprese video

Nel corso delle passate edizioni sì è sempre cercato di riprendere gli interventi proposti nei Meetup e di pubblicarli sul canale tv di WordPress.… ma forse è proprio questo che dissuade alcuni a non proporsi come speaker: il non desiderio di essere ripresi.

Una suggestione emersa dal confronto con altri leader internazionali nel corso del WCEU di Parigi, è stata quella di creare un ambiente il più informale e libero possibile, dove le persone possano sentirsi a proprio agio. Per questo

chiederemo di volta in volta ai diversi speaker se vogliono o meno essere ripresi e daremo ampia comunicazione del fatto che le riprese non sono obbligatorie ma a discrezione della disponibilità degli speaker.

Si è anche accennato all’ipotesi di fare dirette Youtube, attivando l’account collegato all’email usata per attivare i social → da verificare e discutere successivamente l’opportunità delle dirette

Nota: ragionare su una soluzione per trovare la disponibilità di una telecamera, quando non ce n’è una di propietà di qualche organizzatore disponibile.

Referenti per le riprese video:
Oleg e Nicola

4. Speaker e Calendario editoriale

La ricerca di speaker non è solo motivata dalla necessità di trovare persone che parlano  al Meetup, ma soprattutto dalla volontà di coinvolgere le persone e far circolare idee e conoscenze e deve partire dal calendario editoriale, in primis.

A partire dall’esperienza degli anni passati, formuleremo un calendario editoriale sulla base delle scelte indicate nel punto 1. Il calendario editoriale servirà come linea guida ma non dovrà essere vincolante, nel senso che sarà modificabile in base alle disponibilità e alle proposte.

La ricerca di speaker avverrà

  • per contatti personali
  • per comunicazione fatta ai Meetup
  • per comunicazioni diffuse sui social

Rimane sempre valido il canale dell’autocandidatura, sia attraverso i meetup, sia attraverso l’invio di proposte via email (magari predisponendo un modulo per la raccolta delle proposte).

Nota (a seguito di una discussione su Slack): è importante dare indicazioni precise (sorta di linee guida) affinché le autocandidature seguano dei criteri di condivisione delle conoscenze e non siano semplici spot pubblicitari,

Referenti per la ricerca speaker e il calendario editoriale (anche se tutti sono coinvolti nel proporre argomenti e coinvolgere speaker):
Gloria, Nicola e Cristiano

5. Date/periodicità

Il primo anno, il Meetup si è tenuto il primo martedì del mese, il secondo anno si cambiò perché si sovrapponeva ad altri eventi e impegni di qualche organizzatore e si scelse il secondo mercoledì del mese. Nel corso della seconda stagione, però si è notato un calo di presenza, dovuto forse anche anche alla scelta del giorno della settimana che è spesso una serata di eventi sportivi e in cui sono organizzati spesso altri eventi, proprio a ToolBox.
Si è valutato, quindi di
→ cambiare il giorno della settimana e spostarci al giovedì, lasciando la periodicità mensile – nei limiti del possibile sempre il secondo giovedì del mese (alternando, come evidenziato nel punto 1 fra Meetup (più o meno) frontali e Contributor Night)

6. Sede

Anche la terza stagione del WordPress Meetup di Torino sarà ospitata da ToolBox, che ha confermato la disponibilità e con cui c’è collaborazione piena.

Referente per la sede:
Laura

7. Sponsor

Oltre al su citato ToolBox, che ci ospita gratuitamente e che è, quindi, sponsor a tutti gli effetti, da settembre dovrebbe tornare anche DNS Hosting con il nuovo Brand: Host.it
→ si verificherà a breve e, nel caso non rinnovassero l’impegno, si cercherà un nuovo sponsor

Referente sponsor:
Laura

8. Formula per il Convivial networking (o che se magna)

Fino a maggio la formula per il momento conviviale e di networking è stata il mangiare la pizza offerta dallo sponsor.
Il pro è che diventa un momento piacevole ed effettivamente conviviale e di chiacchiere/confronti.
Il contro è che forse qualcuno viene solo per mangiare la pizza a gratis e c’è l’aspetto organizzativo logistico che obbliga almeno 1 organizzatore a staccarsi per seguire la consegna e sistemare la cucina (cosa che in almeno 1 o 2 meetup ha creato problemi di gestione della serata, non essendo presenti molti organizzatori).

Sembrano aver funzionato bene le serate con l’invito a ciascuno di contribuire portando qualcosa.

Ipotesi (da verificare in base alla risposta dello sponsor):
ToolBox offre le birre, uno sponsor altro da bere e la pizza al taglio (o qualcosa d’altro) da comprare prima dell’inizio del Meetup. Invitare comunque le persone a condividere qualcosa (es se noi pensiamo al salato, portare qualcosa di dolce).

9. Chi fa cosa

Lead del Meetup, Sede e Sponsor:
Laura

Organizzazione delle serate di contribuzione (Contributor Night):
Francesca

Comunicazione:
Social: Carmen e Ljuba
Piattaforma Meetup: Laura
Sito: Gloria, Nicola
Collaborano: Chiara e Francesca

Riprese video:
Oleg e Nicola

Ricerca speaker e calendario editoriale:
Gloria, Nicola e Cristiano

#meetup, #torino