[WordCampTorino] Chat: recap – martedì 30 gennaio 2018

presenti: Laura, Francesco, Giulia, Francesca, Carmen, Rocco, Ljuba

aggiornamento andamenti call speaker/sponsor

Aggiornamento sponsor
al momento abbiamo: 5 sponsorship global, 3 inkind, 2 Gold 1 richiesta per Bronze e 1 richiesta di contatto.

Francesco propone di mettere a punto delle risposte “standard” che siano ben definite e riutilizzabili, da inserire anche nella documentazione per il futuro (e da proporre come aggiornamento all’handbook).

Inoltre va definito in modo chiaro che cosa va richiesto: dati, logo, logistica ecc.

Per il logo, coordinamento con Carmen.

Vanno ricontattati anche gli sponsor di edizioni precedenti e di altri WC italiani

risorse:

  • https://make.wordpress.org/community/handbook/wordcamp-organizer/first-steps/budget-and-finances/creating-sponsor-invoices/
  • https://make.wordpress.org/community/handbook/wordcamp-organizer/planning-details/fundraising/global-community-sponsorship-for-event-organizers/

aggiornamento speaker:
sono arrivate 36 proposte da 22 candidati, di cui 5 donne e 5 di Torino. Cerchiamo di spingere il più possibile nei prossimi giorni le candidature

apertura della vendita dei biglietti

Si può procedere sulla base del file già condiviso la scorsa settimana, e secondo disponibilità di tempo di chi ha questo task (Rocco), ma possibilmente al più presto.

Vanno definiti: quanti (li mettiamo in vendita tutti insieme) come si gestiscono i free (chi ne ha bisogno si gestisce i propri coupon).

Il post si copia dall’anno scorso.

call for volunteers: decidiamo sui dubbi

la apriamo subito dopo la chiusura della call for speaker

documento di Gessica in bozza, che va già bene, si può procedere se nessuno ha altre modifiche da suggerire.

mettiamo una data di chiusura ai primi di marzo

[WordCamp Torino] After party: proposte e idee

Per il WordCamp Torino 2018 l’idea è quella di realizzare l’After Party direttamente presso ToolBox.

Vantaggi:

  • il luogo è più informale e rilassato
  • ci saremmo solo noi
  • più possibilità di networking

Svantaggi:

  • potrebbe risultare un poco più costoso
  • più impegnativo da organizzare

Il Buffet potrebbe essere garantito dal caterer che curerà l’intero evento.

Toolbox ha già a disposizione un calcetto e un ping pong. Potremmo raccogliere altri giochi: quali?

Inoltre, dopo il wcrome alcuni partecipanti hanno lanciato l’idea di una band. Potremmo così allestire uno spazio musica dal vivo e karaoke improvvisato (o quasi). L’idea è divertirsi e cantare insieme!

costi (minimi) come da preventivi:
Toolbox: già in preventivo nella venue
500€ service da verificare, che non avevo previsto questa opzione, quando ho chiesto il preventivo
1000€ buffet (ancora da trattare, che l’offerta è al momento il doppio)
tot: min 1500€ circa

Questo è il budget previsto in preventivo, quindi fattibile. Va da sè che se ci sarà uno sponsor per l’after party potremmo anche pensare ad altre cose (es affitto giochi,…).

Che ne pensate? Nei commenti i vostri pensieri 🙂

Recap riunione Community del 24/01/2018 + ODG prossima riunione

Presenti: @glorialchemica @francina @wolly @giuliatosato @giulianogrowler @mte90 @micheleconversano @koolinus @rosettafacciolini @nekokun

OdG:

  • Scelta della piattaforma di archiviazione della documentazione. È già a disposizione un repository su Github
  • Recupero della documentazione sparsa

È stato approvato il recupero della documentazione dei vari Team, Meetup e WordCamp da inserire nel repository di Github (https://github.com/WP-Italia-Community/how-to/) per agevolare la consultazione dei vari documenti a tutti.

  • @wolly e @giulianogrowler si occuperanno della documentazione relativa a Polyglots
  • @giuliatosato inserirà il documento relativo all’elenco degli organizzatori dei meetup
  • @glorialchemica preparerà il documento con i referenti dei vari team attivi in Italia.

La prossima riunione si terrà mercoledì 31 gennaio 2018 ore 13, sul canale #community Slack.
OdG:

  • Creazione di una presentazione unificata per la presentazione (scusate la ripetizione) della Community e dei Team durante i Meetup e i CD – reperibile sul repository.
  • Definizione di una riunione fra gli organizzatori dei Meetup per valutazione del 2017 (eventuali statistiche).
  • Check documentazione nel repository.

[WordCampTorino] Chat: agenda e recap – martedì 23 gennaio 2018 ore 21:00

Orario

In via eccezionale ci incontriamo alle 21 perché la chat deve essere più lunga della solita ora che dedichiamo.

Agenda

  1. Call for speakers. Come sta andando + Proposta Speaker invitati
  2. Call for Sponsors: va pubblicata al più presto. Francesco ha pubblicato un post con proposte, durante la riunione dobbiamo chiudere la questione e pubblicare con la massima urgenza.
  3. Vendita Ticket: Giulia ha preparato un documento con i campi da mettere. Rivedere, commentare, e pubblicare al più presto.
  4. Orario riunione: sembra che quella del giovedì sia poco frequentata. Riflettiamo e eventualmente rivotiamo su orario di massima affluenza.
  5. Revisione modalità organizzazione: vedi Criticità sotto.

Criticità.

C’è una scarsa partecipazione degli organizzatori.

Valutiamo insieme i possibili motivi per proseguire serenamente nei prossimi due mesi e mezzo.

Per questo motivo, la riunione sarà un po’ più lunga del solito, per permetterci di riallinearci in una modalità che abbia senso per tutti. Appuntamento alle 21 su Slack.

[WordCamp Torino] Design, logo e immagine coordinata

Questo post sarebbe dovuto uscire le prime settimane di organizzazione del WC, ma anche se in ritardo ritengo possa essere ancora largamente utile, quindi meglio tardi che mai! 😀

Premessa: nel Google Drive che viene utilizzato dagli organizzatori c’è una cartella Design che serve a più team durante l’organizzazione dell’evento.
Questa cartella viene riempita in una prima fase con logo e brand board (in cui vengono indicati soprattutto i codici esadecimali del brand e il o i font scelti) e il materiale per iniziare a personalizzare i social.

Cosa si trova dentro la cartella Design?

  • Logo. Qui ci sono i file esecutivi del logo per web e per stampa, in versione a colori e in bianco e se dovesse servire anche in nero. I file sono divisi nelle rispettive cartella “Web” e “Stampa”, così nessuno fa confusione 😉
    Qui si troverà anche la brand board, ovvero un semplice file jpg o pdf, con le indicazioni di codici esadecimali e corrispettivi valori per stampa (CMYK oppure i Pantone), e i font scelti per il brand.
  • Social. Dentro questa cartella ci sono i file di immagine profilo e cover dei vari profili social, con i rispettivi file psd (se ci fosse il bisogno di mofdificare qualcosa su Photoshop). Inoltre qui si trovano anche i psd per le immagini dei post sul blog (le varie Call, i post sulla presentazione degli speakers, e altro). Ovviamente per modificarli ad hoc di volta in volta servirà utilizzare Photoshop.
  • Stampa. In questa cartella ci saranno tutti i file da mandare in tipografia per tutto lo swag (stickers, tshirts ed eventuali altri gadget scelti), per i poster e i rollup e per i badge.

N.B. Per facilitare il lavoro di futuri organizzatori, è bene inserire anche i file sorgente delle varie lavorazioni.

Riunione Community del 24/01/2018 – ODG

Dopo la pausa delle festività invernali, #community riprende le riunioni settimanali. La prossima riunione sarà dedicata all’organizzazione di vari progetti con i Team, i Meetup e i WordCamp. Sono invitati tutti a partecipare, in particolar modo Team Leader, Organizzatori Meetup, Organizzatori WordCamp
ODG:

  • Scelta della piattaforma di archiviazione della documentazione. Grazie a @mte90 abbiamo a disposizione un Repository su Github. Decidiamo se ci piace, è scomodo, preferiamo Drive
  • Recupero della documentazione sparsa.
  • Creazione di una presentazione unificata (slide) per la presentazione della Community e dei Team durante i Meetup e i CD.
  • Organizzazione delle riunioni (a rotazione) con Team Leader, organizzatori dei Meetup, organizzatori dei WordCamp.
  • Blog. Implementazione articoli. Call for writer e argomenti.

Di seguito alcune idee/proposte sui progetti che potrebbero essere portati avanti, da discutere poi nelle riunioni dedicate.

Meetup
Statistiche:
Visto che è inizio anno potremmo pensare di tirare giù le statistiche dei meetup 2017, sia con gli strumenti di Meetup che con la nostra esperienza (prendendo spunto da questo post , potremmo ad esempio capire la proporzione speaker uomo/donna ), capire il tipo di talk che piacciono di più o perché un incontro è andato male.

  • Nuovi meetup nati nel 2017
  • Chi ci siamo persi nel 2017 e se è possibile recuperare Meetup abbandonati
  • Meetup condivisi con altre realtà locali (es a Torino è stato fatto un meetup condiviso con Turn into Coders)
  • Progetti a distanza: esiste il progetto Support Coast to Coast (https://it.wordpress.org/team/2017/11/13/support-coast-to-coast/). I contributor senior del team Support dedicano qualche minuto durante il meetup per parlare della loro esperienza. Resoconto sul progetto e ipotesi di estenderlo ad altri Team.

Aggiungere al repository:

  • File con i link alla documentazione ufficiale
  • File: I primi passi (es. Quanti si deve essere per fare un meetup?). FAQ prese dall’esperienza del canale #meta-meetup
  • Slide per la presentazione della Community: preparazione di una Slide unica per quando ai Meetup parliamo della comunità WP e presentiamo i Team. @francina al Meetup Torino di Settembre 2017 le aveva preparate molto bene. Potremmo partire da quel modello.
  • File: Organizzatori Meetup. Da qualche parte esiste un file con l’elenco di tutti i meetup e dei loro organizzatori. Sarebbe da recuperare e aggiornare.

WordCamp
Nel 2017 ci sono stati 3 WC e nel 2018 ce ne saranno da 3 a 5 (di cui 2 alla prima esperienza)

  • Esiste un canale #wordcamp-in-italia inutilizzato al momento. Potremmo recuperarlo o crearne uno tipo #wordcamp-help dedicato agli organizzatori (leader, coordinatori volontari, area budget, ecc.) in modo che gli organizzatori dei WC possano scambiarsi informazioni, dubbi, perplessità, soluzioni. Es. Se una scuola mi chiede biglietti per una classe, questi saranno gratuiti, scontati, prezzo pieno, conteggiati nel numero totale di partecipanti?

Aggiungere al repository:

  • File con i link alla documentazione ufficiale e tutte le integrazioni alla documentazione portate dalla nostra esperienza personale (es. Nel form di iscrizione la scelta Magliette diventa uomo/donna invece che regular/slim)

Contributor Day

  • Esiste un mentoring? I Leader di Tavolo ricevono assistenza/supporto dai Team Leader nella preparazione del CD?

Aggiungere al repository:

  • Documentazione

Team

  • Riunione dei Team Leader: come vanno i team, troppi volontari, pochi volontari, dopo i CD non perdere l’ondata dei nuovi contributor. Team abbandonati. Chi si è proposto per la creazione di nuovi Team. Dubbi, perplessità, soluzioni.
  • Cosa succede in INT nei vari Team (cose importanti)

Aggiungere al repository:

  • File Elenco dei Team, Team Leader e figure importanti nei team (es. per Supporto: moderatori del forum)

[WordCampTorino] Chat: recap – giovedì 18 gennaio 2018

partecipanti: Carmen, Giulia Tosato, Giulia Robert, Emanuele

swag

  • Per valutazioni economiche e di utilità, riduciamo la scelta a shopper/zainetto o quadretto/penna.
  • Commenti e voti qui: https://it.wordpress.org/team/2018/01/16/wordcamp-torino-gadget-alternativo-alla-solita-shopper/
  • rispetto alle magliette: facciamo i due tipi uomo/donna perché la differenza di prezzo è minima. Nel campo meglio specificare uomo/donna per chiarezza.
    Chiesti due preventivi a stesso fornitore, per semplicità (si valuta qualità delle magliette per fare scelta).
  • budget su swag (magliette e anche altre cose eventuali): 1.250 €

campi per ticket

  • come già detto nella scorsa riunione, dobbiamo tenere presente:
    • separare biglietto per cd
    • taglie per magliette
    • accompagnatore per disabili
  • i campi del ticket 2017 sono qui, andate a commentare: https://docs.google.com/document/d/1eFgQArfIJgidzn6-SCofQGynlQj7TAVTDyQsAWMwv1s/edit?usp=sharing

call for sponsor:

  • commentare qui, per chi non l’avesse ancora fatto: https://it.wordpress.org/team/2018/01/10/wordcamp-torino-call-for-sponsor/

le nostre chat

valutiamo se ha senso continuare con l’alternanza martedì/giovedì: dite la vostra qui.

[WordCamp Torino] Speaker invitati

Ciao WordCamp Torino people
oltre alla tradizionale Call for Speakers, ho individuato alcuni relatori da invitare (cosa che si fa normalmente in molti WordCamp).
Eccoli qui, se non avete nulla in contrario procedo:

  1. Francesco Di Candia, talk sulla Community che avrebbe dovuto tenere a WordCamp Roma
  2. Davide Folletto, workshop su portfolio per designer (Tweet di riferimento)
  3. Simona Simionato, workshop di public speaking per tutti quelli che nel 2018 non si sono candidati ma magari incoraggiati così si rifanno vivi per il 2019 o per il Meetup 🙂
  4. Zac Gordon, workshop di JavaScript
  5. Riccardo Magliocchetti, organizza Open Source Saturday a Torino, potremmo chiedere un talk sull’open source in generale.
  6. Filippo Gangi Dino, talk o workshop su GitHub, come quello che ha tenuto per il Meetup
  7. Konstantin Obenland, workshop Gutenberg for developers

Ovviamente non possiamo sapere se tutti dicono sì (anzi, probabilmente chi viene da fuori dirà probabilmente di no) ma vale la pena contattarli.

Attendo vostre entro martedì 23 gennaio.

[WordCampTorino] La settimana dei team (aggiornamento sui lavori in corso – 19 gennaio)

Tutte le settimane i responsabili di ogni team aggiornano sull’andamento del lavoro, in relazione ai rispettivi compiti:

  • Cosa è stato fatto?
  • Cosa di ciò che era in programma non è stato fatto?
  • Quali sono i prossimi obiettivi?
  • C’è qualcosa che mi impedisce di andare avanti?

Questa è solo una traccia di possibili contenuti, ognuno la personalizza secondo le cose che ha da dire 😉

 

Buon lavoro a tutti noi!

[WordCamp Torino] Gadget alternativo alla solita shopper

Ciao a tutti, quest’anno si è pensato di sostituire la shopper. Qualcuno aveva provato a proporre la sostituzione delle tshirts, ma diciamo che molti non erano d’accordo 😛
Quindi, sostituiamo la shopper, che è meglio.
Questo post serve ad elencare eventuali gadget e raccogliere idee.

  • Block notes con copertina incollata + penna con cuscinetto touch
  • Quadernetto tipo Moleskine con stampa serigrafica + penna con cuscinetto touch
  • Spilletta pressofusa (in metallo 3D, tipo quelle anni ’90 per intenderci, che ora vanno un sacco)
  • Zainetto come hanno fatto al WCMIL

Domani ricevo il catalogo dall’azienda con cui collabora @giuliarobert e aggiorno questo elenco.
Intanto però, se avete idee, nei commenti! Grazie 🙂