Chat WordCamp Torino 21 Novembre – Agenda e Recap

Oggi alle 13:00 si tiene la riunione organizzativa di WordCamp Torino 2018.
Dura un’ora (se possibile meno). Alla fine, il recap viene aggiunto qui come commento.

Agenda

  • Conferma team
  • Alternanza orario chat
  • Operazioni da fare da qui alla pubblicazione del sito
    — Contenuti
    — Volontari
    — Preventivi
    — Budget
    — Numero partecipanti
    — Bozza schedule
  • Sito https://organizzarewcitalia.wordpress.com/

A dopo!

#wctrn, #wctrn2018

WordCamp Torino Call for Organisers

Dopo il recap di Laura sulle chat di brainstorming di ottobre siamo arrivati al momento della formazione della squadra che lavorerà su WordCamp Torino 2018.

Nel 2016 e 2017 le squadre sono state messe insieme un po’ a chiamata (ehi tu, vuoi occuparti di questa cosa?) oppure per alzata di mano nel canale Slack o durante i meetup di Torino. Quest’anno già nel mese di agosto più persone hanno espresso il desiderio di fare una call for organisers e quindi eccoci qui.

I ruoli da coprire sono tanti, alcuni potrebbero essere accorpati per distribuire meglio il carico di lavoro e non superare le dieci persone nel team, un numero che ci sembra ottimale. Ecco una bozza dei possibili ruoli.

Macro aree

Sponsor

Si occupa di tenere i contatti con gli sponsor e cercarne attivamente, nell’ecosistema WordPress e non solo, anche su segnalazione degli altri.

È necessario avere una conoscenza base dell’inglese perché le comunicazioni con alcuni sponsor potrebbero avvenire in questa lingua.

Il lavoro si svolge durante tutto l’arco del periodo organizzativo, compreso il giorno dell’evento con il supporto logistico agli sponsor presenti.

Contenuti

Sito e social. Si possono sicuramente riadattare molti contenuti presenti sul sito, mentre si deve pensare a una strategia per i social da implementare da subito. È importante quindi che la persona che si occuperà di questo aspetto sia in grado di preparare una strategia, gestire un piano editoriale e istruire un team di volontari che aiuterà fin da subito*.

Non è necessaria la conoscenza dell’inglese, altri membri del team possono aiutare.

Il lavoro si svolge durante tutto l’arco del periodo organizzativo e fino a un paio di settimane dopo l’evento per raccogliere i post dei partecipanti, formulare il poll post-evento, ecc…

Volontari

Per due anni abbiamo raccolto un sacco di complimenti sui nostri meravigliosi volontari, siamo sicure che anche quest’anno metteremo insieme una squadra fortissima.

Chi si occupa di volontari ha un impegno a crescere: all’inizio si tratta di ricercare i ruoli e mettere insieme un’agenda per coprire le giornate. Con l’avvicinarsi della data si passa alla selezione, formazione e poi gestione di circa trenta persone il giorno dell’evento.

Quest’anno vorremmo sperimentare con una formula provata a WordCamp Europe a Parigi: iniziare a inserire i volontari nel team nei primi mesi dell’organizzazione, per poter organizzare formazione a distanza ma anche per supportare alcuni team che hanno bisogno di aiuto fin da subito (social e speaker in primis).

È fondamentale essere organizzati, pazienti, aver voglia di accompagnare i volontari alla prima esperienza, disponibili a rispondere alle domande, ecc…

Welcome Party e After Party

Come segnalato da Laura, nelle chat è venuto fuori il desiderio di creare due eventi inclusivi, all’apertura del WordCamp e alla sua chiusura. Lo speaker dinner potrebbe diventare un aperitivo aperto a tutti, magari riservato per un’ora a speaker e sponsor e poi aperto a tutti. E sì, ci piacerebbe fare l’After Party (venue permettendo) nello stesso luogo in cui si terrà il WordCamp.

Il ruolo prevede quindi parecchia ricerca: dei locali per il primo evento, dei fornitori per il secondo. Il tutto con un occhio attendo al budget. Con l’avvicinarsi del WordCamp ci sarà poi da seguire la logistica: controllare che gli accordi siano rispettati, controllare gli RSVP, collaborare con la venue e i fornitori per l’allestimento, ecc…

Design

Stampa, swag e codice del sito. In occasione di WordCamp Torino 2018 non vorremmo procedere a un restyling come è stato fatto nel 2017. Se la persona che seguirà questo aspetto vorrà farlo (e avrà il tempo di farlo) bene, altrimenti riutilizzeremo gli elementi del 2016, magari con un cambio palette colori.

Questo ruolo prevede un impegno altalenante: nella prima fase si deve raccogliere quanto fatto, lavorare con il lead dei contenuti per capire se ci sono dei materiali da produrre (featured images, grafiche per social), raccogliere preventivi per lo swag, decidere se si vuole fare un restyling, fare il restyling. Poi c’è un periodo di relativa calma fino a circa un mese prima dell’evento quando si inizia a stampare.

È fondamentale la conoscenza del pacchetto Adobe.

Abbiamo inserito il codice in questa area perché vorremmo fare un sito semplice, senza bisogno di lavorare su GitHub, ma utilizzando la funzione “Custom CSS” prevista dai siti. Per quanto riguarda l’integrazione con CampTix (il plugin per i biglietti) Francesca potrà dare una mano.

Documentazione

Uno degli obiettivi di WordCamp Torino 2018 è lasciare una ampia documentazione del lavoro fatto in pubblico, sul modello del manuale iniziato da Londra nel 2017.

L’impegno è costante e prevede una conoscenza impeccabile dell’italiano. Questa persona lavorerà a stretto contatto con tutti, per documentare al meglio i processi di ogni area. A seconda dell’impegno potrebbe dare una mano a Contenuti.

Outreach

Questo ruolo potrebbe essere accorpato con Documentazione o Contenuti, valuteremo insieme in base alle candidature e alle disponibilità.

L’obiettivo è mettersi in contatto fin da subito con agenzie, scuole, stampa locale e nazionale, associazioni per raccontare cosa è un WordCamp, cosa è WordCamp Torino, perché partecipare, incentivare le application come speaker, ecc…

È necessaria attitudine alla comunicazione e capacità di relazionarsi con diversi gruppi. I contatti verranno messi a disposizione da tutti quelli che ne hanno 🙂

Accessibilità, Venue, Budget, Speakers, Catering

Abbiamo lasciato fuori queste aree perché pensiamo di potercene occupare direttamente, iterando su quanto fatto lo scorso anno. Se però qualcuno vuole fortemente lavorare su questi temi, fatevi avanti!

Impegno

Dipende dal ruolo, ma prevedete minimo due ore a settimana: un’ora per seguire la chat e un’ora almeno di lavoro autonomo per portare avanti i proprio compiti. Potrebbero esserci dei picchi legati a alcune attività specifiche, è necessario tenersi un po’ liberi nel giorno precedente all’evento e nei due giorni dell’evento (compresa partecipazione a Welcome Party e After Party).

Requisiti per candidarsi

Negli anni passati abbiamo sempre accolto organizzatori da fuori Torino e Piemonte, quest’anno vorremmo fare un team completamente locale. Se siete forestieri, candidatevi comunque! Potremmo aver bisogno di braccia extra, potremmo pensare di inserirvi come uditori per seguire tutto il processo e portarlo nella vostra città per far partire nuovi WordCamp. Cercheremo di inserire almeno una persona da fuori proprio per continuare l’opera di formazione e evangelizzazione.

Insomma, non siate timidi, candidatevi indipendentemente dalla vostra città di residenza.

Avete già fatto parte di WordCamp Torino negli anni precedenti? Bentornati, vi aspettiamo! Non avete mai organizzato? Benvenuti, sarà un’occasione unica!

Come candidarsi

Scrivete nei commenti chi siete, da dove venite, se siete già parte del Meetup di Torino o a altri Meetup in Italia e di cosa vorreste occuparvi.

Avete tempo fino al 19 novembre!

Dopo quella data Laura e io formeremo la squadra valutando le candidature, ma anche invitando membri della community torinese che abbiamo identificato come asset per l’organizzazione di WordCamp Torino 2018.

#wctrn, #wctrn2018

Verso il WordCamp Torino – Resoconto riunioni ottobre 2017

Nel mese di ottobre si sono tenute alcune riunioni nel canale #wctrn dello Slack italiano con il metodo del brainstorming. L’idea era far uscire idee, e confrontarsi liberamente su alcune suggestioni, senza necessità di arrivare a una decisione definitiva

Quanti e quali giorni

Nelle scorse due edizioni è stato fatto 1 giorno, due tracce, il sabato.
Il primo anno l’obiezione ai due giorni di conferenza era legata a incertezze come: e se non si candidano abbastanza speaker? E se non si vendono i biglietti?
Il secondo anno si è ripetuto lo schema che aveva funzionato bene l’anno prima.
In questo terzo anno la domanda è: va bene così o aumentiamo a due giorni?
Due giorni pro: tanta roba
Due giorni contro: tanta roba per gli organizzatori

Il dibattito evidenzia:

Contro

  • Come partecipante meglio 1 giorno con 2 track. Più facile che in questo modo riuscire a vedere quasi tutto quel che interessa, se si salta qualcosa c’è la ripresa tv e si evitano i i tempi morti (ok, c’è il networking nelle altre aree di ToolBox) che in due giorni possono rendere un po’ pesante l’esperienza.
  • Da organizzatore: 2 giorni + CD sembrano tanti. Importante avere la domenica libera per “riprendersi” e affrontare la settimana lavorativa.
  • Portare tutto l’evento a 3 giorni potrebbe far diminuire l’appeal del CD, l’evento che, soprattutto se fatto dopo, verrebbe tagliato.
  • Il costo del biglietto raddoppia (da valutare, però, in base ai costi effettivi).
  • La stanchezza degli organizzatori.

Pro

  • Raddoppio di contenuti (se due giorni da due track, pensando che he la maggioranza delle persone abbia una netta preferenza tra track dev e track content).
  • Possibilità di fare dei workshop.

Esperienza di WordCamp Brighton: 200 persone
Venerdì e sabato 1 traccia.
La singola traccia spinge a seguire talk che solitamente non si sarebbero seguiti, e lo fa basandosi sulla pigrizia, perché anche se si vorrebbe fare networking, dopo un po’ finisce che ci si ferma nella sala della conferenza. E così potrebbe capitare di seguire un interessante talk sui database o sui permalink in cinese o sulla ansia. Inoltre, a Brighton con due giorni a disposizione alcuni interventi sono stati workshop pratici

Altra esperienza: Zagabria, 1 giorno workshop, 1 giorno WordCamp, 1 giorno Contributor Day.

Domanda/dubbio
Quante persone si possono permettere di venire venerdì al WC? E quale tipologia di track si potrebbero tenere quel giorno?
Importante sarebbe, a questo proposito, fare outreach alle agenzie, in modo che mandino i propri dipendenti il venerdì, alle Università, alle scuole che usano WordPress, ecc… Le conferenze commerciali si fanno in settimana perché sono opportunità di crescita per dipendenti, aziende e freelance.

Speakers Dinner (venerdì sera dopo Contributor Day) e After Party (sabato sera dopo la conferenza): dove?

Riassunto degli anni precedenti: speakers dinner esteso a volontari e sponsor. After Party all’Astoria aperto a tutti, drink, cibo, danze.
In alcune città lo speakers dinner sta diventando un evento inclusivo, tutti sono invitati e agli speaker, sponsor e volontari si offre da bere.

In alcuni WordCamp, l’after party si fa nella venue: ad esempio a Londra, Bristol e Brighton. Dopo l’evento la venue si trasforma in altro. In tutti e tre i posti c’è stata la cena: a Londra con pie & mash, a Brighton e Bristol con ottimi buffet vegetariani. A Londra inoltre vengono affittati giochi da tavolo, videogiochi, ecc… viene un bar esterno a fare servizio.
A Brighton hanno fatto un angolo tranquillo e un angolo dance con una playlist creata dai partecipanti. A Bristol una cena molto carina e tranquilla che ha sicuramente favorito le chiacchiere.

Contro dell’AP nella stessa venue: in generale richiede uno sforzo organizzativo maggiore che un AP in un locale esterno.

Pro: incentivo ad una maggiore partecipazione.

Ancora a proposito di Contributor Day

Nella formula CD + WC, il CD il giorno precedente è un buon modo per entrare nell’atmosfera e conoscere più persone, soprattutto per chi è magari alla prima esperienza.
Vero anche il discorso che non si deve fare per forza nel we… ma siamo pur sempre in Italia, non dimentichiamolo.

Per facilitare la partecipazione:

  • tavoli entry level e tavoli più advanced
  • speech introduttivi seguiti da “mettere le mani in pasta”.

A proposito di canali di comunicazione…

L’organizzazione del wctrn sarà fatta attraverso

  • il canale #wctrn di Slack Italia, per quanto concerne le riunioni e le discussioni varie
  • l’area Team su it.wordpress.org, per recap e articoli che devono rimanere ben documentati
  • la cartella Google Drive solo come archivio.

Tutte le decisioni e le discussioni e i numeri saranno pubblici fin dall’inizio.

…e di processo di lavoro

Sarebbe bene creare una struttura e procedure che tutti rispettino per portare avanti il proprio lavoro in modo ordinato e trasparente e per rispettare il lavoro altrui.

Quindi tutti saranno chiamati a dire cosa sta rallentando il proprio lavoro, settimanalmente, e se è qualcun altro del team a non aver rispettato i tempi se ne parla e si trova una soluzione insieme, non per dare colpe ma per convivere nel migliore dei modi. Concretamente, una volta che il team si è formato, saranno stabilite alcune linee comuni.

Il concetto è che siamo tutti volontari, c’è chi ha più o meno esperienza di organizzazione eventi ma questo non è né un requisito richiesto né un motivo di esclusione né di prevaricazione.

È importante avere ruoli chiari con compiti chiari e responsabilità chiare.

Discuteremo le modalità e lo stile di lavoro e decisionale prima, poi ci orienteremo al compito.

Link per gli approfondimenti necessari

#wctrn2018

WordCamp Torino 2018 – Resoconto Chat 03/10/2017

Per tutto il mese di ottobre, le riunioni settimanali saranno condotte a brainstorming e accoglieranno gli interventi di chiunque voglia dire la propria opinione e in massima libertà, anche in modo asincrono rispetto alla riunione stessa. Lo scopo è fare emergere idee, dubbi, suggerimenti, perplessità. I resoconti saranno delle sintesi delle discussioni e non riporteranno in modo puntuale né i partecipanti, né le opinioni dei singoli.

Brainstorm libero su Contributor Day: prima o dopo la conferenza?

Negli anni passati il Contributor Day si è sempre svolto il venerdì, un giorno prima del WordCamp. Siamo sicuri che sia la scelta giusta? Ne abbiamo parlato martedì 3, durante la riunione inaugurale  per WordCamp Torino 2018.

I pro e i contro sono più o meno i seguenti:

Prima del WordCamp – Pro

  1. Socializzazione: per chi viene da solo o e al suo primo WordCamp, è più facile rompere il ghiaccio. La configurazione a tavoli e il minor numero di partecipanti, permette di conoscersi meglio.
  2. Logistica: durante o alla fine del Contributor Day si può anche fare la riunione di orientamento per i volontari, senza dover correre alle 07:00 di mattina del giorno della conferenza.
  3. Vengono anche persone che non sanno cos’è perché viene percepito come il primo giorno della conferenza.

Prima del WordCamp – Contro

Viene solo chi sa già cosa è un Contributor Day —> Opportunità: comunicazione da ora ad aprile a tappeto, su Rosetta, sul blog del WordCamp, ai Meetup.

Dopo il WordCamp – Pro

Si può usare il giorno del WordCamp per pubblicizzare l’evento.

Dopo il WordCamp – Contro

  1. Dopo una giornata di conferenza le persone sono abbastanza stanche.
  2. Se anche è vero che si può annunciare durante il WC, chi ha già prenotato l’hotel comunque non si fermerà*.
  3. After Party, se si fa la sera prima, pochi si presentano a Contributor Day.
  4. Se cade di domenica potrebbe essere difficile da gestire.

Dopo la riunione di martedì 10 durante la quale esploreremo la questioni giorni e durata del WordCamp, apriremo un poll per votare su quando fare il Contributor Day.

Altre idee emerse durante la riunione

Qual è lo scopo del Contributor Day?

Contribuzione (quindi persone che già sanno come si fa) o outreach (ovvero evangelizzare e iniziare le persone alla contribuzione).

Su questo siamo abbastanza tutti d’accordo che è tutti e due, ma che è necessario strutturare meglio i gruppi per venire incontro alle esigenze di chi inizia e di chi è esperto.

Molte persone hanno iniziato a contribuire proprio durante i Contributor Day perché c’è una atmosfera vivace e coinvolgente, peccato perderla in favore di una giornata di solo lavoro.

Presentazioni e spiegazioni

Si deve iniziare la giornata in modo più incisivo: con un talk di apertura che serva a a spiegare, accogliere, orientare.

Salottino dei curiosi, Adotta un principiante, ecc…

Un angolo in cui si spiega cos’è il Contributor Day, come si contribuisce a WordPress, dubbi, domande, non rivolti a un team in particolare, ma proprio al progetto in generale.

Occhio di riguardo ai principianti da instradare, mentorship, domande, etc…

Fateci sapere cosa ne pensate! Ci vediamo martedì 10 ottobre.

*Questa argomentazione è la meno forte. I WordCamp sono espressione della community locale, quindi con tutto l’amore per i forestieri, ci concentriamo sui torinesi che non dovranno prenotare hotel.

#wctrn2018