[WCIT] Resoconto riunione del 7 settembre 2020

Presenti

@lasacco, @valeazzi, @francescodicandia, @glorialchemica, @matteospi, @enricosorcinelli, @deadpool76

Svolgimento della riunione

Prima di iniziare la riunione, @lasacco ha chiesto ai team lead di fare un aggiornamento dei loro tasks in asincrono.

Punto 1: sito

@glorialchemica ha avvisato che sono pronti con la nuova grafica e la pagina press kit è pronta. 

Punto 2: speaker

@francina ha avvisato che per ora poche applications e che si sta pensando di spostare la deadline (aggiornamento, call for speaker prorogata al 20 settembre); c’è bisogno di fare un po’ di promozione, qui su general e dev e magari sui gruppi FB. La terza traccia è stata annunciata nella call for speakers, quindi sarebbe opportuno farla.

Punto 3: contenuti & social

@valeazzi ha avvisato che al momento è stato programmato 1 post ogni 2/3gg riguardante la call for speaker.

Punto 4: team tecnico

@matteospi ha riportato che al momento non ci sono aggiornamenti da segnalare, ha inoltre segnalato che Vudio farebbe 2 track anziché 3, e che il team è a lavoro per contattare alcune aziende di captioning per capire come fare.

La prossima riunione sarà lunedì 14 settembre alle ore 17:00.

WordCamp Italia Online: 16 e 17 Ottobre

Il primo WordCamp Italia Online è ufficialmente in calendario!

A causa delle restrizioni vigenti non possiamo ancora organizzare eventi in presenza, ma il nostro desiderio di incontrarci e condividere le nostre conoscenze parlando di WordPress, non si ferma!

Vuoi sapere cos’è un WordCamp? Clicca qui.

Come di consueto l’evento si dividerà in due momenti:

  • il Contributor Day venerdì 17 Ottobre dalle 15 alle 18
  • la Conferenza sabato 18 Ottobre dalle 10 alle 13 e dalle 14 alle 17

Per seguire l’evento ti basterà una connessione Internet e un device (smartphone, tablet, pc…).

Quello che non possiamo offrirti in presenza, lo compenseremo con

  • interventi di livello elevato per farti avanzare nella crescita con WordPress
  • relatori esperti che condividono la loro conoscenza di WordPress, marketing e sviluppo web
  • networking e chiacchiere con gli sponsor
  • sorrisi! (anche se via web)

Hai un’idea, un’esperienza o una conoscenza che vorresti condividere? La call for speakers è aperta fino al 13 Settembre! Candidati ora: https://2020.italia.wordcamp.org/call-for-speakers/

Chi può partecipare?

Tutti, ma proprio tutti!

In poche parole, chiunque sia interessato a WordPress. Avremo qualcosa per i principianti, per gli sviluppatori e per chiunque voglia approfondire come usare WordPress per il proprio business.

Vuoi partecipare a WordCamp Italia? Prendi subito il tuo biglietto gratuito!

Che cosa ti puoi aspettare?

Stiamo ancora definendo i dettagli, ma di certo ci saranno 30-40 minuti di talk ogni ora su una varietà di argomenti di WordPress.

Ci piacerebbe che partecipassi sia al WordCamp sia al Contributor day, ma avrai la libertà di scegliere a cosa partecipare e girare tra le sessioni a tuo piacimento, seguendo quello che più di piacerà.

Saranno previste brevi pause tra gli interventi, in modo che tu possa alzarti, fare stretching, prenderti una breve pausa.

Inoltre, avrai la possibilità di intervenire online in chat per porre le tue domande direttamente ai relatori.

Più il là pubblicheremo il programma completo dell’evento, ma ti suggeriamo fin da ora di prendere il tuo biglietto gratuito, per assicurarti di esserci ad un evento davvero imperdibile!

Allora, ci vediamo il 17 ottobre?

Contiamo sulla tua presenza!

A presto!

[WCIT] Resoconto riunione del 31 agosto 2020

Presenti

@lasacco, @valeazzi, @francescodicandia, @riccardodicurti, @marcochiesi, @matteoenna, @lorenzof, @realloc, @severinociancio, @giorgiacastro, @enricosorcinelli, @deadpool76

Svolgimento della riunione

Punto 1: aggiornamento dal team tecnico

Prima della riunione, @matteospi ha aggiornato riguardo le novità del team tecnico durante la settimana: Vudio ha risposto scusandosi del ritardo, hanno informato che ci danno solo la gestione live streaming (senza captioning) € 6,800 + creazione layout € 500 e post produzione € 600. Matteo ha chiamato il CEO Fabrizio Ulisse, informandolo del budget a disposizione, e la proposta è stata StreamYard: solo streaming senza captioning € 3,000 per due tracce e postproduzione dei video a € 600.

@lorenzof ha segnalato che rimane aperto invece il discorso di captioning. @riccardodicurti ha un contatto che può essere interessante, farà sapere qualcosa appena avrà notizie; @marcochiesi ha trovato un servizio automatico web che sembra funzionare bene, però lì c’è da capire come implementarlo, inoltre ha suggerito di sentire chi l’ha fornito il captioning per altri WordCamp.

@lorenzof ha avvisato che il team tecnico cercherà di capire al più presto quanto costa il captioning e sommando quei 2 + eventuali account pro necessari sarà possibile avere un totale approssimativo di quanto serva, in modo da decidere cosa faremo noi e cosa il service.

Punto 2: Social

@valeazzi ha aggiornato che sono attivi Facebook e Twitter del WordCamp Italia, come primi post sono stati indicati il post di benvenuto, e a seguire le call, soprattutto quella per gli speaker che chiuderà il 13 settembre.

I link sono:

Punto 3: Sponsor

@lasacco ha avvisato che 4 pacchetti Platinum sono già andati e un quinto è in discussione, e come Platinum abbiamo solo 6 posti.

Punto 4: raccomandazioni su mail e sito

@lasacco ha segnalato che per la mail del WordCamp bisogna fare attenzione:

ciò detto, alcune cose generali:

  • ogni team leader monitori l’email
  • chi accede a GMAIL faccia attenzione a non segnare come lette le email che non sono relative al proprio team

Per il sito la raccomandazione è di fare attenzione ai feedback, ma non cancellarli in modo che si possano recuperare come doppio controllo.

La prossima riunione sarà lunedì 7 settembre alle ore 17:00.

[WCIT] Resoconto riunione del 24 agosto 2020

Presenti

@lasacco, @matteospi, @valeazzi, @glorialchemica, @realloc, @marcochiesi, @francgrasso, @giorgiacastro, @simo70, @lorenzof, @enricosorcinelli, @matteoenna, @riccardodicurti, @francescodicandia, @essekappa, @cristianozanca, @deadpool76

Svolgimento della riunione

Punto 1: budget

@lasacco ha sottoposto il budget con lo scopo di averlo approvato in modo da aprire le call for sponsor e speaker; il budget è stato abbassato a € 3.400 per il service, valutazione effettuata in base al singolo costo di una track da parte della production company raccomandata da Central.

Punto 2: sito

Il sito ha il tema twentytwenty. Tecnicamente è pronto per la messa online che verrà fatta a breve in modo da poter effettuare controlli su eventuali errori o problemi.

Punto 3: grafica

Entro breve saranno pronte le grafiche per sito e social network.

Punto 4: call for sponsor e speaker

Le call for sponsor e speaker sono pronte, manca la versione inglese di quella per gli sponsor che servirà visto che avremo sicuramente sponsor internazionali. Per la call for speaker @simo70 ha proposto di aggiungere una nota per supportare  speaker timidi e alla prima esperienza, proposta accolta favorevolmente. 

Punto 5: social network

Sono stati attivati la pagina Facebook e l’account Twitter, a breve attiveremo Youtube.

Punto 6: aggiornamento dal team tecnico

@matteospi ha segnalato che da parte di Vudio non sono pervenute riposte al contatto, invece Carlo Mameli pensa che il suo team non sia “strutturato per un lavoro di questa portata”, però si è proposto per una call per sentire fin dove possono arrivare come lavoro per il WordCamp. Verrà inviato un sollecito a Vudio per la risposta.

La prossima riunione sarà lunedì 31 agosto alle ore 17:00.

[WCIT] Resoconto riunione del 10 agosto 2020

Presenti
@lasacco, @enricosorcinelli, @francina, @essekappa, @matteoenna, @matteospi, @deadpool76, @realloc, @francgrasso, @lorenzof

Svolgimento della riunione
Punto 1: date

@lasacco conferma le date:
[Conferenza] sabato 17 ottobre – orario: 10-13 / pausa pranzo / 14-17
[Contributor Day] venerdì 16 ottobre – orario: 15-18

Punto 2: supporto tecnico
@lorenzof espone i progressi del team tecnico nella ricerca di un service per l’evento. Durante la riunione viene presentato e discusso il preventivo di Apropos: alla luce della possibilità di avere tre track per gli speaker, viene ritenuto troppo alto. Il team tecnico ha inviato richiesta di preventivo anche a Vudio, e ha in programma delle call di approfondimento con altri service (Carlo Mameli e Stravideo).
Un aspetto fondamentale per il service sarà la gestione del servizio di captioning, mentre non sarà da inserire la gestione di una track per gli sponsor.

Punto 3: ipotesi track e talk
@francina espone le proposta del team Speaker:

  • Talk solo in italiano, ospite prestigioso da valutare
  • Tre track: 1. Beginners/Community 2. Business/Marketing 3. Sviluppo
  • Orario 10-17 con un’ora di pausa
  • Slot da 40 minuti (incluso Q&A)+ 20 minuti pausa
  • 9 lightning talk + 15 regular

Punto 4: sponsor
Il team sponsor dovrà valutare i pacchetti da proporre agli sponsor. Attualmente il team è indirizzato su un’area comune a tutti gli sponsor, dove chi vuole è presente per essere contattato dai partecipanti. Gli sponsor dei pacchetti più grandi potranno usare del tempo per presentarsi, presentare degli aggiornamenti, fare un gioco, qualsiasi cosa gli venga in mente. Queste animazioni organizzate e messe in programma, non possono sovrapporsi ai talk regolari, saranno organizzate nei 20 minuti di break tra i talk.
@lasacco e @francgrasso chiedono a tutto il team di inviare suggerimenti e idee sul tema, in modo da aggiungere qualcosa ai pacchetti sponsor in lavorazione.

Punto 5: prossimi passi
@lasacco stila la to-do-list per i lavori:

  • pubblicazione post di apertura e sito online, anche in modalità provvisoria;
  • apertura vendita biglietti;
  • pubblicazione la call for sponsor;
  • pubblicazione la call for speaker;
  • presentazione preventivi service tecnici.

La prossima riunione sarà lunedì 17 agosto alle ore 17:00.

[WCIT] Resoconto riunione del 3 agosto 2020

Presenti

@lasacco, @enricosorcinelli, @francina, @severinociancio, @essekappa, @francescodicandia, @glorialchemica, @matteoenna, @marcochiesi, @valeazzi, @matteospi, @simo70, @cristianozanca, @deadpool76

Svolgimento della riunione

Punto 1: date

Durante la riunione si è ampiamente discusso sulle possibili date e sugli orari da scegliere.

@lasacco ha organizzato una votazione e quasi a unanimità si è scelto:

  • [conferenza] sabato 17 ottobre – orario: 10-13 / pausa pranzo / 14-17
  • [Contributor Day] venerdì 16 ottobre – orario: 15-18

Punto 2: numero di track, ipotesi di struttura

Al momento è stato valutato che gli Sponsor non potranno avere slot nella programmazione ufficiale ma, a loro scelta, sono liberi di fare delle demo al proprio stand virtuale; eventualmente si possono incoraggiare a fare queste demo durante il quarto d’ora accademico tra uno slot e l’altro.

@francina (coordinatrice del team Speaker) propone di predisporre il WordCamp solo in italiano, opinione confermata anche da molti altri in riunione; @lasacco ricorda che il Team WordCamp Central e l’orientamento della Community internazionale hanno evidenziato che i WordCamp sono eventi localizzati, anche per l’online.

La scelta per un WordCamp solo in italiano sarà valutata in una riunione del team Speaker mercoledì 5 agosto.

@valeazzi ha aggiornato la riunione riguardo la proposta sui social del WordCamp e l’eventuale occasione di creare dei canali social per conto della community italiana di WordPress:

Il Team ha studiato la documentazione INT e non ci sono riferimenti alla possibilità di account social non a nome dell’evento ma della Community, quindi sarebbe necessario contattare Central.
Dopo attenta riflessione, il team è concorde nel ritenere che sarebbe meglio evitare principalmente in quanto:
1.rischio di dispersione dell’evento, con molte richieste di assistenza / lavoro / cerco / trovo / offro / vendo e altro ancora.
2. profilo molto più difficile da trovare perché diventa generico e non specifico dell’evento, inoltre una eventuale creazione di un gruppo Facebook a nome della community IT sarebbe di difficile gestione (molta dispersione e servono anche molte energie per gestirlo) e sarebbe più indicato discuterne in # community.

@marcochiesi ha aggiornato le attività del team tecnico: la scorsa settimana hanno valutato le modalità di contatto nei confronti dei fornitori, e sono state inviate le prime richieste di preventivo. Qualcuno ha già risposto ma è troppo presto per avere un quadro della situazione.

@lasacco ha ricordato di compilare la bio per chi non lo avesse ancora fatto perché al più presto dovrà essere messo il sito online (anche con la grafica provvisoria) e si dovrà aprire al più presto la call per gli sponsor.

Le prossime riunioni saranno giovedì 6 agosto in asincrono e lunedì 10 agosto alle ore 17:00.


[WCIT] Resoconto riunione del 27 luglio 2020

Presenti

@lasacco, @francescodicandia, @lorenzof, @enricosorcinelli, @valeazzi, @glorialchemica, @marcochiesi, @matteoenna, @riccardodicurti, @matteospi, @giorgiacastro, @francgrasso, @severinociancio, @cristianozanca, @realloc, @deadpool76

Svolgimento della riunione

@glorialchemica ha aggiornato la riunione sulla situazione sito:

  • data una sistemata al menu
  • mantenute le voci Organizzatori (manca ancora qualche Bio) e Codice di Condotta (@valeazzi ha preparato i contenuti di questa pagina)
  • data una ripulita ai widget
  • il team si è orientato sul modificare la grafica di WC Denver

Gloria ha suggerito di valorizzare il post di Welcome prima della pubblicazione della Call for Sponsor, Laura si è offerta di preparare una base che varrà sistemata da @valeazzi e il team Contenuti & Social.

@francescodicandia ha segnalato per il team sponsor che a partire dalla prossima settimana sarà solamente da decidere il valore delle due sponsorship.

@valeazzi del team Contenuti e Social ha chiesto quali social potranno essere attivati; orientativamente dovrebbero essere Twitter e Facebook, @marcochiesi ha suggerito l’attivazione di Youtube dato che quasi certamente lo streaming sarà fatto lì. 

Da parte di Marco Chiesi viene avanzata l’ipotesi di creare gli account social a nome della community italiana nella sua interezza (quindi da riciclare anche per eventuali altri scopi), oppure account specifici solo per il WordCamp Italia.

Dopo attenta analisi il tema degli account social della community verrà ripreso alla prossima riunione e in una delle prossime del canale Community, come approfondimento viene chiesto a @valeazzi e al team Contenuti e Social di leggere la documentazione riguardo i social.

@giorgiacastro ha aggiornato sulla grafica per l’evento segnalando che ci sta lavorando e a breve ci saranno novità, e potrà chiedere il parere di tutti in qualsiasi momento anche tramite un channel nel canale del WordCamp Italia.

Per il team Documetazione, Laura ha segnalato questo testo https://docs.google.com/document/d/1L_eAFd-QOeUJfsM79QWDDyR6pPrDO4-5oNJTqA88AVE/edit?usp=sharing relativo alle linee guida per l’uso di Gmail e Drive per le quali si chiede l’opinione di tutti. Al momento Laura e @deadpool76 fanno parte del team Documentazione.

@lorenzof ha aggiornato tutti per il team tecnico: ha segnalato il link https://make.wordpress.org/community/2020/07/23/moving-forward-with-online-events/ che in sintesi segnala che Central non paga più i service di streaming per cui bisognerà avvalerci del budget necessario tramite sponsor, oppure dovranno intervenire gli organizer.

Laura suggerisce di richiedere preventivi con le voci semparate.

Lorenzo suggerisce questa lista di indicazioni per la richiesta dei preventivi:

  • 2 Giornate di conferenze con 2 tracce distinte.
  • ogni traccia dura circa 5 ore e si alterneranno un massimo di 8-9 speaker per traccia con 1-2 presentatori per traccia
  • streaming di tutto l’evento su YouTube
  • servizio di captioning in tempo reale di tutto l’evento e per entrambe le tracce
  • personalizzazione degli elementi grafici (intro/outro/schermate di attesa/sfondi, etc.)
  • registrazione di tutta la trasmissione su entrambe le tracce, dalla prima presentazione fino a quando termina lo streaming

La prossima riunione sarà lunedì 3 agosto alle ore 17:00.

[WCIT] Resoconto riunione del 20 luglio 2020

Presenti

@lasacco, @glorialchemica, @giorgiacastro, @matteospi , @valeazzi, @marcochiesi, @enricosorcinelli, @realloc, @lorenzof, @francescodicandia, @francgrasso, @simo70, @riccardodicurti, @deadpool76

Svolgimento della riunione

Ipotesi pacchetti sponsor (team sponsor)

@francgrasso ha esposto alcune valutazioni del team sponsor:

  • gli sponsor booth potrebbero essere inutili e deludenti per gli sponsor
  • potrebbe essere più comodo organizzare una o due track dove possano tenere dei talk/eventi
  • In base al livello di sponsor possiamo concedere loro del tempo.
  • i livello TOP possiamo fare dei passaggi nelle track principali, tipo intermezzo
  • i livelli potrebbero essere Platinum e Gold

Una idea potrebbe essere quella di concedere agli sponsor un passaggio mail, cioè inviare alla lista dei partecipanti una mail il cui contenuto è deciso dallo sponsor (ma revisionato da noi).

Unico inconveniente: la gestione mail in base al livello è complicata.

Una ipotesi potrebbe essere ad esempio 5 Main sponsor e 10 Supporter.

Una prima ipotesi di prezzi potrebbe essere

500 euro e 250 (oppure 150 euro per essere più appetibili) e biglietto microsponsor a 50 euro; comunque se si prende la strada della track sponsor, il numero di sponsor dipende da una ipotetica scaletta.

Altra ipotesi potrebbe essere intermezzi sponsor tra i vari talk in cui i Platinum potrebbero avere più tempo oppure essere gli unici a parlare.

@lasacco valuta positivamente un’area tipo sponsor networking del WCEU, qualcosa di simile al WCEU: una stanza, sempre aperta, che fa da area networking  in cui, a determinati orari, ci sono degli sponsor che presentano.

Durante la riunione si è giunti a definire per il livello più alto degli sponsor la possibilità di intervento + email + citazione nelle slide + video nella pagina sponsor + blog post 500 parole +2 tweet (uno prima e uno durante l’evento); per il livello più basso l’ipotesi potrebbe essere email + citazione nelle slide + blog post max 300 parole + 1 tweet prima dell’evento.

Prima ricognizione strumenti per la trasmissione e registrazione dei talk (team tecnico)

@lorenzof ha aggiornato in riunione sulle valutazioni del team tecnico riepilogando: per gli strumenti, una parte dipende strettamente da noi, una parte dall’eventuale servizio di streaming che si occupa della regia. In generale comunque si tratta di decidere cosa usare per il CD, per la conferenza e per gli sponsor.

Per il CD la base di partenza è Zoom, da parte di Central sarà fornito un account Pro.

Per la conferenza invece quello che ci interesserà è la destinazione finale, eventuali strumenti di regia dietro le quinte dipenderanno dal service. Lo streaming si farà su YouTube, sia in termini di accessibilità e facilità d’uso.

@lorenzof ha iniziato a stilare la lista dei service che sta trovando, sarà preparato un doc da condividere così chi vuole ne può aggiungere o commentare.

La prossima riunione sarà lunedì 27 luglio alle ore 17:00.

[WCIT] Riunione 9 luglio 2020 – Kick off 🎉

Presenti: glorialchemica, Giorgia Castro, matteote, lorenzof, stefanocassone, valeazzi, enrico.sorcinelli, francgrasso, rosettafacciolini, Matteo Enna, Claudia Di Dio, marcochiesi, Severino Ciancio, cristianozanca, Simona, lasacco

Assenti: francina, riccardodicurti, realloc

Ordine del giorno:

  1. Discussione linee guida
  2. Presentazione team
  3. Riunione con WordCamp Support di orientamento
  4. Varie (struttura WCIT, date, sponsor booth, voci di budget, attività prossime)

1. Discussione Linee guida

Laura apre la riunione riepilogando le linee che guideranno il lavoro del team WCITonline 2020.

Organizzazione del lavoro

Premessa: Siamo un team: lavoriamo insieme e ci aiutiamo l’un l’altro.

Se si presenta un problema, non cerchiamo colpe o responsabilità, ma siamo orientati alla sua risoluzione. 

  • Dopo l’avvio, dove verranno prese le decisioni iniziali tutti insieme (date, linee guida organizzazione, strumenti, …) ogni team lavorerà autonomamente e il coordinatore riporterà settimanalmente lo stato avanzamento lavori
  • Ogni team organizza il lavoro come preferisce, ma comunica al gruppo l’organizzazione scelta
  • Ogni team gestisce le proprie email, in base alle indicazioni che il team documentazione renderà pubbliche. L’indirizzo email è wordcampitalia@gmail.com. È attivato anche un alias italia@wordcamp.org che sarà l’indirizzo pubblico principale.
  • Ogni volta che ci sarà da decidere qualcosa di importante, ci si confronta in plenaria
  • Le riunioni avverranno nel canale Slack #wcit-2020. È attivato anche un canale privato per gli organizzatori, in cui verranno discussi (pochi) temi che hanno necessità di una maggior privacy.
  • In caso di qualsiasi necessità fare sempre riferimento al gruppo e alla referente del WordCamp Italia online

Riunioni:

Una volta alla settimana su Slack, come luogo principale. La riunione sarà tutti i lunedì alle 17, canale Slack #wcit-2020. Tutti sono invitati a partecipare alla riunione, ma di norma i coordinatori dei team dovranno essere presenti per comunicare a tutti l’avanzamento dei lavori del team.

In caso di necessità urgenti, si fanno riunioni al volo.

Occasionalmente in video (su Zoom, Meet o altra piattaforma)

Inoltre riepiloga l’atteggiamento che ci si aspetta da ogni organizzatore:

L’organizzatore del WordCamp Italia online è un appassionato sostenitore di WordPress e contribuisce volontariamente alla sua diffusione e al suo sviluppo anche partecipando attivamente alla vita della sua Community.

Conosce bene le linee guida che regolano l’organizzazione di un WordCamp e aderisce al Codice di Condotta della Community

Inoltre:

  • è entusiasta, disponibile e cordiale;
  • sa lavorare in team e portare avanti i suoi compiti anche sotto stress e in autonomia;
  • è orientato alla soluzione dei problemi e  in caso di necessità, interviene a supporto dei compagni di squadra;
  • sa affrontare gli imprevisti in modo collaborativo e efficace;
  • è affidabile e quando si prende un impegno lo porta avanti fino al raggiungimento dell’obiettivo;
  • se ha bisogno di aiuto, chiede.

2. Presentazione dei gruppi di lavoro

In base alle preferenze espresse da ciascuno nella domanda, sono stati formati i seguenti gruppi di lavoro:

  1. Area Tecnica 

Compiti principali: supporto nella predisposizione e gestione della trasmissione streaming dei video, gestione delle aree online, pubblicazione dei video su WPTV
Coordinatore: Lorenzo Fracassi
Componenti del team: Matteo Spirandelli, Riccardo Di Curti, Marco Chiesi

  1. Sponsor 

Compiti principali: ricerca, fatturazione, richiesta materiale, individuare i perks e livelli di sponsorizzazione
Coordinatore: Francesco Di Candia
Componenti del team: Francesco Grasso

  1. Speaker 

Compiti principali: gestione dei relatori, selezione e supporto
Coordinatore: Francesca Marano
Componenti del team: Enrico Sorcinelli, Matteo Enna

  1. Sito Internet 

Compiti principali: creazione, gestione e manutenzione del sito internet
Coordinatore: Gloria Liuni
Componenti del team: Rosetta Facciolini, Severino Ciancio

  1. Grafica 

Compiti principali: per la creazione del logo dell’evento, della sua mascotte e per la realizzazione di altri materiali che potrebbero essere necessari.
Coordinatore: Giorgia Castro
Componenti del team: Giorgia Castro

  1. Comunicazione e Social

Compiti principali: Creazione dei contenuti per il sito, gestione calendario editoriale, gestione della comunicazione social
Coordinatore: Valentina Azzi
Componenti del team: Stefano Cassone, Claudia Di Dio

  1. Documentazione e amministrazione / Attendees service

Compiti principali: gestione e report riunioni, gestione indirizzo email, …Coordinatore: Laura Sacco
Componenti del team: si cercano volontari 

EXTRA

Contributor Day

Organizzazione del Contributor Day online
Referenti: Cristiano Zanca, Dennis Ploetner

Speaker Mentor

Simona Simionato

Accessibilità 

per creare un evento inclusivo: ricerca piattaforma accessibile, ricerca fornitori per trascrizioni, supporto a sito, comunicazione e grafica per creare materiali accessibili con un linguaggio inclusivo
Referente: Stefano Minoia

3. Riunione con WordCamp Support di orientamento

Il WordCamp è stato approvato, ma prima di essere pienamente operativi, occorre fare una riunione con un/una WordCamp deputy. Nella così detta riunione di Orientation, vengono discussi i dettagli preliminari. La riunione è con chi guida l’organizzazione del WordCamp, ma è aperta (e caldamente suggerito) alla partecipazione di tutto il gruppo degli organizer.

La riunione con Central è fissata per Lunedì 13 luglio alle ore 17. Community deputy: Kevin Cristiano

4. Varie

  1. Struttura WCIT
    Come vogliamo strutturare il WCITonline?
    Quante track?
    Quanti giorni?
    Quante ore al giorno?
    Queste le domande su cui iniziare a riflettere e che metteremo in discussione dopo l’incontro di orientamento
  2. Date
    Dopo una breve discussione, si decide di fissare la data al secondo fine settimana di ottobre 2020 (15-17). Decideremo in seguito esattamente la struttura che daremo al WCIT e, quindi, anche quando collocare il Contributor Day
  3. Sponsor Booth
    Il team Sponsor sottolinea la necessità di decidere quali perk inserire nel pacchetto sponsor. In particolare sarà da valutare se e come riservare dei booth virtuali agli sponsor. Il team  Sponsor farà una ricognizione dei WConline organizzati di recente e articolerà le proposte da mettere in discussione
  4. Voci di budget
    Per un WordCamp online le voci di costo sono piuttosto ridotte.  Sostanzialmente si possono riassumere in:

    Costi di Live Captioning
    Costi di Traduzione ITA-ING/ ING-ITA (DA VALUTARE)
    Costi del service che gestisce lo streaming
  5. Attività prossime
    Ogni team inizia a organizzare il proprio lavoro.
    Per la grafica, Giorgia chiede l’aiuto di tutti: non lasciamola sola!

Risorse

(a cura di Lorenzo, grazie!)

[WordCampTorino] Recap riunione Slack – martedì 19 febbraio 2019 ore 14:00

[WordCampTorino] Recap riunione Slack – martedì 19 febbraio 2019 ore 14:00

Presenti: Gessica P., Gloria L., Katia D., Laura S.

ODG

Swag

Si stabilisce di realizzare Magliette + Scatoline caramelle Leone + Borse:
le maglie saranno di colore diverso per partecipanti e staff e si farà riferimento all’ordine dello scorso anno per la distribuzione delle taglie (per le quali quest’anno non viene richiesta una preferenza al momento dell’iscrizione) – Bisogna verificare se è indispensabile per ragioni di regolamento realizzare modelli differenziati per genere oppure se si può semplificare scegliendo solo il modello base “unisex”.
I diversi modelli di scatoline proposti da Leone vengono pubblicati in bacheca, i partecipanti alla riunione esprimono le loro preferenze: sul modello “oro” verranno chieste ulteriori info per la realizzazione della grafica personalizzata.
Viene pubblicata in bacheca la grafica per gli adesivi che fornirà Stickermule
Il quantitativo degli articoli da realizzare viene fissato in 270 pz.

Catering

“Il Raggio Verde” ha fatto la sua offerta che verrà accettata; si occuperanno anche della fornitura per l’After Party, che si svolgerà secondo le stesse modalità (attività-sale-programma) dello scorso anno, con la gestione organizzativa affidata ad Andrea Maimeri

Sito

Si propone una modifica della homepage al fine di fornire le informazioni più importanti fissandole in alto (attualmente la home ospita la sequenza temporale dei post del blog). Si stabilisce di far coincidere questo aggiornamento con la pubblicazione del programma che dovrebbe avvenire a breve

Volontari

è arrivato un numero di candidature sufficiente e coprire tutte le necessità – a breve Gloria studierà la suddivisione dei ruoli

Social

bisogna al più presto creare l’evento Facebook da usare anche per spingere la vendita dei biglietti

Sponsor

verranno realizzate delle grafiche tipo “badge” da fornire agli sponsor che potranno utilizzarle per annunciare la loro sponsorship del wctrn sui siti

#wctrn, #wctrn2019