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Questo è il sito italiano per organizzare e gestire la collaborazione su tutti i temi che riguardano WordPress: core, supporto, meta, community, polyglots e molti altri.
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@lasacco, @glorialchemica, @giorgiacastro, @matteospi , @valeazzi, @marcochiesi, @enricosorcinelli, @realloc, @lorenzof, @francescodicandia, @francgrasso, @simo70, @riccardodicurti, @deadpool76
Ipotesi pacchetti sponsor (team sponsor)
@francgrasso ha esposto alcune valutazioni del team sponsor:
Una idea potrebbe essere quella di concedere agli sponsor un passaggio mail, cioè inviare alla lista dei partecipanti una mail il cui contenuto è deciso dallo sponsor (ma revisionato da noi).
Unico inconveniente: la gestione mail in base al livello è complicata.
Una ipotesi potrebbe essere ad esempio 5 Main sponsor e 10 Supporter.
Una prima ipotesi di prezzi potrebbe essere
500 euro e 250 (oppure 150 euro per essere più appetibili) e biglietto microsponsor a 50 euro; comunque se si prende la strada della track sponsor, il numero di sponsor dipende da una ipotetica scaletta.
Altra ipotesi potrebbe essere intermezzi sponsor tra i vari talk in cui i Platinum potrebbero avere più tempo oppure essere gli unici a parlare.
@lasacco valuta positivamente un’area tipo sponsor networking del WCEU, qualcosa di simile al WCEU: una stanza, sempre aperta, che fa da area networking in cui, a determinati orari, ci sono degli sponsor che presentano.
Durante la riunione si è giunti a definire per il livello più alto degli sponsor la possibilità di intervento + email + citazione nelle slide + video nella pagina sponsor + blog post 500 parole +2 tweet (uno prima e uno durante l’evento); per il livello più basso l’ipotesi potrebbe essere email + citazione nelle slide + blog post max 300 parole + 1 tweet prima dell’evento.
Prima ricognizione strumenti per la trasmissione e registrazione dei talk (team tecnico)
@lorenzof ha aggiornato in riunione sulle valutazioni del team tecnico riepilogando: per gli strumenti, una parte dipende strettamente da noi, una parte dall’eventuale servizio di streaming che si occupa della regia. In generale comunque si tratta di decidere cosa usare per il CD, per la conferenza e per gli sponsor.
Per il CD la base di partenza è Zoom, da parte di Central sarà fornito un account Pro.
Per la conferenza invece quello che ci interesserà è la destinazione finale, eventuali strumenti di regia dietro le quinte dipenderanno dal service. Lo streaming si farà su YouTube, sia in termini di accessibilità e facilità d’uso.
@lorenzof ha iniziato a stilare la lista dei service che sta trovando, sarà preparato un doc da condividere così chi vuole ne può aggiungere o commentare.
La prossima riunione sarà lunedì 27 luglio alle ore 17:00.
Presenti: glorialchemica, Giorgia Castro, matteote, lorenzof, stefanocassone, valeazzi, enrico.sorcinelli, francgrasso, rosettafacciolini, Matteo Enna, Claudia Di Dio, marcochiesi, Severino Ciancio, cristianozanca, Simona, lasacco
Assenti: francina, riccardodicurti, realloc
Laura apre la riunione riepilogando le linee che guideranno il lavoro del team WCITonline 2020.
Premessa: Siamo un team: lavoriamo insieme e ci aiutiamo l’un l’altro.
Se si presenta un problema, non cerchiamo colpe o responsabilità, ma siamo orientati alla sua risoluzione.
Una volta alla settimana su Slack, come luogo principale. La riunione sarà tutti i lunedì alle 17, canale Slack #wcit-2020. Tutti sono invitati a partecipare alla riunione, ma di norma i coordinatori dei team dovranno essere presenti per comunicare a tutti l’avanzamento dei lavori del team.
In caso di necessità urgenti, si fanno riunioni al volo.
Occasionalmente in video (su Zoom, Meet o altra piattaforma)
Inoltre riepiloga l’atteggiamento che ci si aspetta da ogni organizzatore:
Conosce bene le linee guida che regolano l’organizzazione di un WordCamp e aderisce al Codice di Condotta della Community
Inoltre:
In base alle preferenze espresse da ciascuno nella domanda, sono stati formati i seguenti gruppi di lavoro:
Compiti principali: supporto nella predisposizione e gestione della trasmissione streaming dei video, gestione delle aree online, pubblicazione dei video su WPTV
Coordinatore: Lorenzo Fracassi
Componenti del team: Matteo Spirandelli, Riccardo Di Curti, Marco Chiesi
Compiti principali: ricerca, fatturazione, richiesta materiale, individuare i perks e livelli di sponsorizzazione
Coordinatore: Francesco Di Candia
Componenti del team: Francesco Grasso
Compiti principali: gestione dei relatori, selezione e supporto
Coordinatore: Francesca Marano
Componenti del team: Enrico Sorcinelli, Matteo Enna
Compiti principali: creazione, gestione e manutenzione del sito internet
Coordinatore: Gloria Liuni
Componenti del team: Rosetta Facciolini, Severino Ciancio
Compiti principali: per la creazione del logo dell’evento, della sua mascotte e per la realizzazione di altri materiali che potrebbero essere necessari.
Coordinatore: Giorgia Castro
Componenti del team: Giorgia Castro
Compiti principali: Creazione dei contenuti per il sito, gestione calendario editoriale, gestione della comunicazione social
Coordinatore: Valentina Azzi
Componenti del team: Stefano Cassone, Claudia Di Dio
Compiti principali: gestione e report riunioni, gestione indirizzo email, …Coordinatore: Laura Sacco
Componenti del team: si cercano volontari
Organizzazione del Contributor Day online
Referenti: Cristiano Zanca, Dennis Ploetner
Simona Simionato
per creare un evento inclusivo: ricerca piattaforma accessibile, ricerca fornitori per trascrizioni, supporto a sito, comunicazione e grafica per creare materiali accessibili con un linguaggio inclusivo
Referente: Stefano Minoia
Il WordCamp è stato approvato, ma prima di essere pienamente operativi, occorre fare una riunione con un/una WordCamp deputy. Nella così detta riunione di Orientation, vengono discussi i dettagli preliminari. La riunione è con chi guida l’organizzazione del WordCamp, ma è aperta (e caldamente suggerito) alla partecipazione di tutto il gruppo degli organizer.
La riunione con Central è fissata per Lunedì 13 luglio alle ore 17. Community deputy: Kevin Cristiano
(a cura di Lorenzo, grazie!)
Presenti: Francesca M., Gessica P., Giulia R., Gloria L., Katia D., Laura S., LiberoPio S.
ODG:
Aggiornamenti sponsor e varie : sono state vendute tutte le Gold sponsorship e tutte tranne 1 le Silver; siamo in attesa di risposte da alcuni sponsor Global ai quali Gessica ha chiesto riscontro entro il 28/02; adesso si cercherà di promuovere la vendita di pacchetti Bronze e Supporter ma il budget minimo necessario è già stato raggiunto e superato, pertanto Laura chiederà proporrà una revisione della distribuzione delle voci di spesa. Katia chiede chiarimenti sulle quote da destinare allo swag, la questione verrà discussa nella prossima riunione e/o dopo la revisione del budget.
Laura riferisce che i supporter Giuliano caffè e Lauretana acqua sono confermati – Leone non ha ancora risposto.
Call for speaker : si discute lo split del lungo e dettagliato post di invito alle candidature preparato da Francesca e si decide di dividerlo in tre parti, che verranno pubblicate separatamente a breve distanza l’una dall’altra.
Si ragiona sugli speaker da “invitare” (cioè ai quali proporre un intervento “extra-candidatura”, che non debba passare attraverso una selezione): Francesca inviterà Carrie Dils per un workshop su Genesis Framework, Katia propone di invitare Tatiana Schirinzi e Ivan Rachieli. Francesca invita gli altri organizzatori a individuare altri potenziali speaker (possibilmente “locali” o comunque con una prevalenza di italiani e donne) che abbiano competenze molto specifiche o possano parlare di argomenti molto interessanti. Si stabilisce che alle eventuali richieste ulteriori di informazioni – non solo su questo aspetto ma anche più in generale – risponda tramite la mail generica (o i commenti ai post) non esclusivamente “l’organizzatore incaricato” ma chiunque abbia la risposta giusta da dare.
Calendario editoriale… chi lo redige e pubblica?: si dispone di replicare il piano editoriale dell’anno scorso, anche con delle piccole variazioni nell’ordine dei post ma stando ben attenti a rispettare le menzioni e i riferimenti “dovuti” agli sponsor perché previsti dal loro pacchetto. Katia si propone di preparare in tempi rapidi le grafiche di tutti i post per gli sponsor, iniziando da quelli già confermati. Si conferma che i post sul sito verranno pubblicati dai referenti d’area e poi “rilanciati” sui social da Giulia, che ha realizzato una “versione 2019” del calendario. Si discute sulla posizione da prendere in risposta a chi lamentasse la sovrapposizione del WCTRN con altri WordCamp, stabilendo che la cosa più corretta da rispondere è che i WordCamp sono le feste delle comunità locali e che è davvero impossibile – visto l’alto numero di eventi – che non ci siano date che si sovrappongono.
Gestione dell’email: Laura e Gessica stanno controllando l’email quotidianamente; alle email rispondono: Gessica per gli sponsor (+ Laura, se è il caso), Francesca per gli speaker (o Laura, se Francesca è impossibilitata), Gloria per i volontari, Katia per design&co. Alle mail di argomento “generali”: può rispondere chi la vede e vuole rispondere, in mancanza risponderà Laura. Le mail vengono archiviate con un sistema di etichette e sottoetichette (label) 2019/… (es 2019/attendee 2019/sponsor) . Che tramite il pulsante “archivia” vengono salvate nelle relative cartelle.
Si ricorda un’importante regola generale: chi entra nell’account, se vede email alle quali non deve rispondere, ma che sono in evidenza per cortesia abbia cura di lasciarle in evidenza.
Catering e after party —> posticipato alla prossima settimana
Prossima riunione 15 gennaio su Slack
@Slack
Presenti: Alberto, Laura, Francesca, Gessica, Giulia, Liberantonio, Katia
Laura ha sottoscritto il contratto per la venue e inviato la documentazione+budget a WPcentral, quando riceverà risposta il sito del wctrn19 si potrà “aprire al pubblico” col primo post
Si proporranno le stesse formule di sponsorizzazione dell’anno scorso (con identica offerta di spazi e stessi prezzi) + una nuova possibilità di sponsorship per l’after party
Giulia conferma la disponibilità a seguire la programmazione coordinando i post del sito con quelli sui social, Katia conferma la disponibilità a predisporre tutte le grafiche necessarie che man mano sta già caricando su GDrive
Francesca ci ricorda la possibilità di attingere e contribuire alla produzione dei testi “standard” per siti e calendari editoriali che si sta “raccogliendo” su Github
Il budget definito da Laura è in attesa d’approvazione e disponibile per la consultazione sul backend del sito, attualmente è “in perdita” perché non è stata inserita la voce relativa ai global sponsor e si ipotizza una partecipazione più bassa, e alcune voci “minori” (gadget, eventi) di conseguenza sono “flessibili” perché la loro copertura e consistenza dipende dalla cifra che si riesce a raccogliere
Liberantonio sta lavorando al sito sul modello di quello del wctrn 2018
Katia sta raccogliendo i preventivi per varie opzioni di articoli da inserire nello swag
Presenti: Laura, Liberantonio, Gessica, Katia, Gloria
ODG:
BUDGET: Laura lo presenterà al più presto
SPONSOR: Sulla base di quanto fatto nelle scorse edizioni e di altri WordCamp, Gessica presenterà al più presto i pacchetti per gli sponsor
LUOGO ALTERNATIVO DI DISCUSSIONE QUANDO SLACK NON FUNZIONA: approvata la piattaforma Hangout.
Prossima riunione: martedì 4 Dicembre 2018 ore 13:00
@Toolbox Coworking Torino
Presenti: Laura, Gessica, Gloria, Katia
(ancora da definire): catering
“Giocatori fuori campo”: Nicola Paroldo e Andrea Maineri – riprese audio e video
Prossima riunione: in data da definirsi
Controllo della to-do list finale, aggiornata al 02/04.
Per marcare come completi i vostri task dovete loggarvi in Team con i vostri dati, cliccare sul post e a quel punto potrete modificare la to do list, aggiungere, togliere, marcare gli elementi come completi, ecc…
presenti: Laura, Gessica, Rocco, Carmen, Francesco, Francesca, Emanuele
Problema: il contenuto del WordCamp è tecnico e quindi senza il testo degli speech non sarebbero riusciti a prepararsi per tradurre in simultanea. Serve molto tempo. Possibili soluzioni:
1. chiamarli come accompagnamento personale: invece che un volunteer a caso queste persone avranno come hostess una persona che conosce il LIS, anche se non faranno traduzione aiuteranno a farli sentire ben accetti all’evento.
2. Cercare un’associazione, magari torinese, che sia un po’ più ferrata sul tech e che possa dare una mano migliore.
4 non rispondono, aspettiamo ancora qualche ora e li sostituiamo.
mandare remind con informazioni su dinner pre-wordcamp, afterparty, orari e info allestimenti, sollecito per riscuotere biglietti.
Tavoli: gold e silver che mandano materiali ma non vengono e bronze e micro che portano qualcosa su un tavolo tutti insieme – attenzione che chi non è sponsor non deve lasciare qui cose, tutti quanti controlliamo e casomai rimuovere.
andiamo prima delle 8 solo se ne abbiamo veramente bisogno, possiamo anche portarci avanti il giovedì pomeriggio. Facciamo alle 8 venerdì, e poi valuteremo se serve prima il sabato.
Cari tutti
questa sera, approfittando di un po’ di tempo libero, ho fatto una revisione del file milestones più un tot di cose che mi sono appuntata sparse.
Queste sono quelle che mi ricordo io, vi prego di aggiungere quelle che vi ricordate voi, così teniamo tutto sotto controllo in questi ultimi 9 giorni 🎉
È possibile che stiate già tutti lavorando a queste cose, ma non ne trovo traccia in giro.
Metto in ordine alfabetico, contate che queste sono davvero le cose che mi vengono in mente, sono sicura che ce ne sono altrettante che mi sono completamente sfuggite. Help 😍
Controllo finale sponsor
Ongoing: social + blog (direi che qui non ci sono dei to do perché è tutto in corso)
