[WordCamp Torino] Chat – Martedì 3 aprile 2018 ore 13:00

Ordine del giorno

Controllo della to-do list finale, aggiornata al 02/04.

[WordCamp Torino] Mega To Do List a 9 giorni dall’evento

Per marcare come completi i vostri task dovete loggarvi in Team con i vostri dati, cliccare sul post e a quel punto potrete modificare la to do list, aggiungere, togliere, marcare gli elementi come completi, ecc…

 

 

[WordCampTorino] Chat recap – martedì 27 Marzo 2018 ore 13:00

presenti: Laura, Gessica, Rocco, Carmen, Francesco, Francesca, Emanuele

LIS (per documentazione):

Problema: il contenuto del WordCamp è tecnico e quindi senza il testo degli speech non sarebbero riusciti a prepararsi per tradurre in simultanea.  Serve molto tempo. Possibili soluzioni:

1. chiamarli come accompagnamento personale: invece che un volunteer a caso queste persone avranno come hostess una persona che conosce il LIS, anche se non faranno traduzione aiuteranno a farli sentire ben accetti all’evento.

2. Cercare un’associazione, magari torinese, che sia un po’ più ferrata sul tech e che possa dare una mano migliore.

Verifiche poster:

  • controllare gli sponsor
  • controllare gli speaker

Aggiornamenti stampe:

  • t-shirt: in stampa
  • poster: generale + uno per track. no quello per il cd.
  • badge: file pronti, da scaricare elenco partecipanti. ne vengono stampati di vuoti.
  • extra: grafiche per indicazioni? bagno ungendered, divisione della registrazione per lettere, nome delle track di fianco alle track + green room, sala silenzio. cavalieri per cd li faremo a mano. verifichiamo che ci siano carta e pennarelli!

Volontari:

4 non rispondono, aspettiamo ancora qualche ora e li sostituiamo.

Sponsor:

mandare remind con informazioni su dinner pre-wordcamp, afterparty, orari e info allestimenti, sollecito per riscuotere biglietti.

Tavoli: gold e silver che mandano materiali ma non vengono e bronze e micro che portano qualcosa su un tavolo tutti insieme – attenzione che chi non è sponsor non deve lasciare qui cose, tutti quanti controlliamo e casomai rimuovere.

Orari per venerdì e sabato:

andiamo prima delle 8 solo se ne abbiamo veramente bisogno, possiamo anche portarci avanti il giovedì pomeriggio. Facciamo alle 8 venerdì, e poi valuteremo se serve prima il sabato.

[WordCamp Torino] Mega To Do List a 9 giorni dall’evento

Cari tutti
questa sera, approfittando di un po’ di tempo libero, ho fatto una revisione del file milestones più un tot di cose che mi sono appuntata sparse.
Queste sono quelle che mi ricordo io, vi prego di aggiungere quelle che vi ricordate voi, così teniamo tutto sotto controllo in questi ultimi 9 giorni 🎉
È possibile che stiate già tutti lavorando a queste cose, ma non ne trovo traccia in giro.
Metto in ordine alfabetico, contate che queste sono davvero le cose che mi vengono in mente, sono sicura che ce ne sono altrettante che mi sono completamente sfuggite. Help 😍

Carmen

  • fare ultima correzione dei poster e dei roll-up e mandare in stampa (@catortorella)
  • controllare quali altre cose vanno stampate e confermare con @lasacco che si possa stampare il giorno dell’evento da Toolbox (@catortorella)
  • organizzare ritiro o consegna delle t-shirt e del materiale stampato (@catortorella)
  • file con programma da stampare da Toolbox il giorno dell’evento (se possibile) o proporre alternativa (@catortorella)
  • piantina con indicazione sale, bagni ungendered, ecc… (avevamo fatto lo scorso anno? Boh!) (@catortorella)
  • conferma preventivo e pezzi per budget con Francesca (@catortorella)
  • fornire i dati del fornitore con tutti i dettagli che servono per il pagamento. Una volta ottenuti, o caricare direttamente sul sito o coordinare con @francina

Emanuele

Francesca

  • controllare poster e dare ok stampa definitiva entro le 12:00 del 28/03 (@francina)
  • creare form per iscrizione ai workshop (email da inviare entro giovedì, 29/03 con strumento Notify) (@francina)
  • esportare lista biglietti per stampa badge per @catortorella con cross-check con @gessica (entro le 12:00 di mercoledì 28/03) (@francina)
  • controllare le slide (@francina)
  • controllare che tutti gli speaker abbiano i biglietti (@francina)
  • confermare a @gessica numero partecipanti per aperitivo (@francina)
  • chiedere a @glorialchemica se vuole una presentazione per il pomeriggio al tavolo Community (Meetup? WordCamp? Diventare Deputy?) (@francina)
  • rivedere il budget, confermando costi con @lasacco, @catortorella e @giuliatosato (non mi sembra che ci siano altri fornitori a parte quelli gestiti da queste persone, ma correggetemi se sbaglio!) (@francina)
  • decidere se e come comunicare warm up di venerdì (consultarsi con @gessica e @ljuba_davie ) (@francina)
  • spingere comunicazione su workshop affinché la gente arrivi preparata (coordinare con @ljuba_davie) (@francina)
  • invito sponsor warm up event (@francina)
  • mandare a Giulia il link a slide contributor (@francina)
  • controllo doppioni ticket per decidere se rimettere in vendita (@francina)
  • scrivere agli sponsor per modificare testo non in linea con guidelines
  • preparare slide per opening e closing remarks (@francina)
  • coordinare computer per sale con altri emcee (@francina)
  • tradurre post “Informazioni pratiche”
  • tradurre post “After Party”
  • preparasi sugli speaker del suo turno come emcee
  • fare slide “Cosa fare per diventare Deputy”

Francesco

Controllo finale sponsor

  • pagamenti
  • documentazione richiesta (@francgrasso)
  • biglietti (@francgrasso)
  • accordi su invio swag
  • accordi su setup e tear down giorno evento
  • verifica che tutti i post siano stati programmati
  • verifica inserimento sponsor al livello corretto nel sito e negli stampati (@francgrasso)
  • quanti partecipanti ad aperitivo venerdì 6?

Gessica

  • definizione team volontari (@xgessica)
  • definizione turni (@xgessica)
  • invitare volontari a giro di orientamento venerdì sul finire del CD e in seconda battuta sabato mattina presto (@xgessica)
  • invito venerdì sera per i volontari (@xgessica)
  • quanti partecipanti ad aperitivo venerdì 6? (@xgessica)
  • conferma numero a La Drogheria (@xgessica)
  • richiesta dati pagamento completi a La Drogheria. Come per Carmen, o caricare direttamente sul sito o coordinarsi con @francina (@xgessica)

Giulia

  • definizione e pubblicazione lead: non li vedo nel post (@giuliatosato)
  • preparazione slide per apertura
  • preparazione slide per chiusura (servono?) anche no
  • accessibilità: conferma preventivo e dati pagamento (vedi quanto già detto per Carmen e Gessica 🙂 )
  • preparasi sugli speaker del suo turno come emcee
  • trovare i due computer per sabato per il collegamento skype per trascrizioni
  • fare prova con Vera venerdì
  • sentire Vera (live transcription) per organizzazione tecnica + coordinamento con Laura per attrezzatura (@giuliatosato)

Laura

  • contratto venue e preventivo per After Party (c’è una mail iniziale se non erro, ma manca la formalizzazione) (@francina)
  • (vado completamente a memoria, potrei sbagliarmi) potenziamento wi-fi per il Contributor Day in Keynote (@lasacco)
  • conferma catering a X giorni dall’evento come da accordi con il catering. Confermare numero anche a Francesca per budget (@lasacco)
  • tavoli sponsor, se non ci sono tutti acquistare, c’è budget (@lasacco)
  • logistica festa: dove, chi monta, quando? Contare che c’è mezz’ora scarsa tra la fine dell’ultimo talk e l’aperitivo (@lasacco)
  • after party: coordinamento band (c’è?) (@lasacco)
  • after party: giochi da tavolo (ci saranno? li cassiamo?) (@lasacco)
  • aggiungere vino a After Party (@lasacco)
  • come si controlla che le persone prendano solo 1 consumazione? (@lasacco)
  • dati pagamento fornitori – vedi Carmen, Gessica e Giulia 😜
  • post sull’After Party (@lasacco)
  • preparazione slide per opening and closing remarks (chi fa le slide? chi parla? ci alterniamo? facciamo le prove? 👯‍♀️) (@lasacco)

Ljuba

Ongoing: social + blog (direi che qui non ci sono dei to do perché è tutto in corso)

Rocco

  • predisporre la home in modo ottimizzato per l’evento (se non erro avevamo detto di usare i riquadri in home per mettere in evidenza alcune informazioni come nel 2017, ma potrei sbagliarmi) (@francina)
  • predisporre social stream in home il giorno dell’evento (anche qui non sono sicura che avessimo deciso di fare così)
  • controllare testi sponsor con guidelines Central (@francina)

Da decidere

  • a che ora ci si trova il venerdì (registrazione inizia alle 10, ci sono da dividere i badge e le tshirt per i 100 del Contributor Day) (@francina)
  • a che ora ci si trova il sabato (registrazione inizia alle 08:30: badge e t-shirt si organizzano il giorno prima, il lavoro grosso del sabato è il setup degli sponsor e eventuale giro venue per i volontari che non hanno fatto il giro il venerdì sera) (@francina)
  • (dopo controllo budget) facciamo t-shirt staff? (@francina)

[WordCampTorino] Chat recap – martedì 20 Marzo 2018 ore 13:00

Presenti Laura, Gessica, Francesco, Rocco, Carmen, Francesca

Volontari

Schema dei compiti pronto, per avere chiaro quante persone coinvolgere.
Spazio alle “nuove leve”, per permettere a chi non ha mai partecipato di farlo.
Serve qualcuno in assistenza nella track workshop? No.
Il team social lavora di più il giorno del CD per programmare che quello della conferenza: possono bastare 2 persone.
Altre cose che si possono fare il giorno prima? Preparare badge e t-shirt
Stampa degli elenchi dei partecipanti: cartaceo o usiamo strumento del sito?

Videocamere

sono in arrivo da Parigi, poi le daremo a Bari; per la successiva pubblicazione dei video poi ci aiuterà Nicola.

Contenuti sito

mancano

  • post microsponsor @francgrasso > post collettivo con logo piccolo e link.
  • post afterparty (@lasacco è in calendario per il 3 aprile)
  • post workshop (@francina)

Fatture

Emanuele sta procedendo con la loro preparazione;
Nota da inserire nelle nostre linee guida: non va bene come abbiamo messo il campo nel form. Alcuni non l’hanno compilato bene e si fa più fatica… Dovremo inventare un altro modo.

Venue

Venerdì Laura ed Emanuele hanno fatto il sopralluogo a Toolbox con Iride (la nostra nuova referente) e Stefano, di Raggio Verde. Qui trovate il riepilogo degli spazi e del loro uso https://drive.google.com/open?id=0B6xAXdXxZFoBanZPT0ZGX1NjWU1lVThteVVHVmZYNXd1Ymxr

problema

mancano i tavoli per gli sponsor silver: non ci sono i tavoli 1×0,7 che mi era stato detto ci fossero.
Ci sono sicuramente 2 tavoli tondi di 1 mt di raggio, che possono andare bene. Ma al momento mancano ancora 2 tavoli
C’è qualcuno che ha un paio di tavoli pieghevoli di quelle dimensioni da mettere a disposizione per quel giorno?

[WordCampTorino] Chat recap – martedì 6 Marzo 2018 ore 13:00

presenti Giulia, Francesca, Francesco, Carmen, Gessica, Rocco

aggiornamento sponsor:

grazie al lavoro di team, sono stati raccolti più soldi del previsto, tutto procede regolarmente

aggiornamento volontari:

al momento sono 25 candidature, i posti disponibili sono 15

aggiornamento swag e stampe

magliette procedono, attendiamo nuovo colore; non facciamo le moleskine.
dobbiamo trovare un modo per distinguere staff e volontari visto che non facciamo magliette diverse.
in preparazione i file per badge, roll-up e programmi

aggiornamento biglietti venduti:

troppo pochi! dobbiamo darci da fare per vendere di più

  • mail ai partecipanti degli anni precedenti > ci pensa Francesca
  • post su rosetta  > ci pensa Giulia
  • testo da condividere su #meta-meetup perché il resto della community ci aiuti

[WordCampTorino] Chat: agenda e recap – martedì 27 febbraio 2018 ore 13:00

Agenda

  1. Sponsor, aggiornamento da @francgrasso & co su contatti e pagamenti
  2. Speaker, aggiornamento da @francina & co:
    2.1 Speaker Dinner @xgessica
    2.2 Pagine e post – contenuti e codice @ljuba_davie e @d4z_c0nf
    2.3 Workshop: come ci si registra?
  3. Accessibilità, aggiornamento da @giuliatosato
  4. Contributor Day, aggiornamento da @giuliatosato
  5. Vendita biglietti. Promuovere, promuovere, promuovere! (Davvero, non stiamo vendendo nulla 💔)
  6. After Party, aggiornamento costi e logistica @lasacco

[WordCampTorino] Chat: agenda e recap – martedì 20 febbraio 2018 ore 13:00

Agenda

  1. Sponsor, aggiornamento da @francgrasso su contatti e pagamenti
  2. Catering, aggiornamento da @lasacco (formula senza break + After Party)
  3. Accessibilità, passaggio consegne a @giuliatosato
  4. Contributor Day
  5. Speaker, aggiornamento da @francina
    5.1 Speaker Dinner
    5.2 Speaker Package, informazioni che servono
  6. Vendita biglietti. Promuovere, promuovere, promuovere!

[WordCampTorino] La settimana dei team (aggiornamento sui lavori in corso – 16 febbraio)

Tutte le settimane i responsabili di ogni team aggiornano sull’andamento del lavoro, in relazione ai rispettivi compiti:

  • Cosa è stato fatto?
  • Cosa di ciò che era in programma non è stato fatto?
  • Quali sono i prossimi obiettivi?
  • C’è qualcosa che mi impedisce di andare avanti?

Questa è solo una traccia di possibili contenuti, ognuno la personalizza secondo le cose che ha da dire 😉

Buon lavoro a tutti noi!

[WordCampTorino] Chat: agenda e recap – martedì 13 febbraio 2018 ore 13:00

Agenda
1. Calendario prossime pubblicazioni blog @ljuba_davie
2. Situazione sponsor @francgrasso
3. Selezione speaker @francina
4. Pubblicazione Call for Volunteers @xgessica
5. Situazione catering @lasacco
6. Decisione su swag @catortorella

[WordCamp Torino] Catering

Il fornitore

Sulla scorta della positiva esperienza dell’anno scorso, ho chiesto il preventivo allo stesso fornitore: la Cooperativa Sociale Raggio Verde.

La cooperativa privilegia prodotti del commercio equo e solidale, ingredienti biologici, produzioni di piccole aziende agricole locali a livello famigliare, di cooperative sociali e di comunità aventi finalità etiche.

Inoltre, il servizio (a buffet) utilizzerà piatti, bicchieri e posate in mater-bi e pla (compostabile e biodegradabile al 100%)

I menu previsti sono tutti vegetariani, e sono previsti anche, su richiesta, pasti speciali per celiaci, vegani e intolleranti lattosio direttamente in bag box dedicate al buffet.

Su ogni tavolo ai buffet saranno collocati cavalieri in plexiglass con menù ed ingredienti in italiano ed inglese.

Il costo

Il preventivo è €4.200 per Light Lunch+ 2 Coffe break del

  • Venerdì 6 aprile 2018, CD – 100 persone
  • Sabato 7 aprile 2018, Conferenza – 250 persone

NB: il preventivo è formulato a cost/persona, per cui sarà fatturato in base al numero effettivo di partecipanti.

I menù

Venerdì 6 aprile : Contributor Day – 100 persone

Preventivo Coffee Break (mat+pom) e Light Lunch a buffet per 100 partecipanti

Menù Coffee Break – con assistenza di camerieri della cooperativa.
mattino (ore 11,50-12,00) + pomeriggio (ore 16,10-16,20)

Bibite / Succhi di frutta bio-equi
Acqua Lauretana naturale e frizzante
Pasticceria secca artigianale tipica biellese
Pralineria al cioccolato equo-solidale
A disposizione brocche termiche con acqua calda per thè/tisane

Menù Light Lunch VEGETARIANO – freddo/caldo
Venerdì 6 aprile 2018 ore 13,30 – 14,30

Muffins di zucca, maccagno e granella di noci
Involtini di melanzane alla mediterranea
Bruschettine con pane bio e ratatouille di verdure di stagione
Robiola, toma e parmigiano reggiano dop con uva rossa e bianca
Insalata di orzo bio con verdurine a julienne, olive ed erbe aromatiche
Riso nero Venere bio con pere, hummus di ceci al prezzemolo e scaglie di Castelrosso
Torta bio-equa con marmellata di agrumi e mandorle

Acqua Lauretana naturale e frizzante (PET 1500cc)

Sabato 7 aprile : Conferenza – 250 persone

Preventivo Coffee Break (mat+pom) e Light Lunch a buffet per 250 partecipanti

Menù Coffee Break – con assistenza di camerieri della cooperativa.
mattino (ore 11,50-12,00) + pomeriggio (ore 16,10-16,20)

Bibite / Succhi di frutta bio-equi
Acqua Lauretana naturale e frizzante
Pasticceria secca artigianale tipica biellese
Pralineria al cioccolato equo-solidale
A disposizione brocche termiche con acqua calda per thè/tisane

Menù Light Lunch VEGETARIANO – freddo/caldo
Sabato 7 aprile 2018 ORE 13,00 – 14,30

Torta salata con verdure bio di stagione
Crostini di polenta bio con maccagno biellese
Tomini freschi di cascina alle erbe aromatiche e semi di sesamo equo-solidali
Insalatina di valeriana con mele, quartirolo dop e noci dell’Amazzonia eque
Orecchiette con cime di rapa, pomodorini e pecorino
Insalata di legumi e cereali con verdure di stagione / Raviolacci ai carciofi
Torta bio-equa al cioccolato e nocciole
Acqua Lauretana naturale e frizzante

Nota: il caffè sarà sponsorizzato da Giuliano Caffè per entrambi i giorni

#catering