[WordCamp Torino] After party: proposte e idee

Per il WordCamp Torino 2018 l’idea è quella di realizzare l’After Party direttamente presso ToolBox.

Vantaggi:

  • il luogo è più informale e rilassato
  • ci saremmo solo noi
  • più possibilità di networking

Svantaggi:

  • potrebbe risultare un poco più costoso
  • più impegnativo da organizzare

Il Buffet potrebbe essere garantito dal caterer che curerà l’intero evento.

Toolbox ha già a disposizione un calcetto e un ping pong. Potremmo raccogliere altri giochi: quali?

Inoltre, dopo il wcrome alcuni partecipanti hanno lanciato l’idea di una band. Potremmo così allestire uno spazio musica dal vivo e karaoke improvvisato (o quasi). L’idea è divertirsi e cantare insieme!

costi (minimi) come da preventivi:
Toolbox: già in preventivo nella venue
500€ service da verificare, che non avevo previsto questa opzione, quando ho chiesto il preventivo
1000€ buffet (ancora da trattare, che l’offerta è al momento il doppio)
tot: min 1500€ circa

Questo è il budget previsto in preventivo, quindi fattibile. Va da sè che se ci sarà uno sponsor per l’after party potremmo anche pensare ad altre cose (es affitto giochi,…).

Che ne pensate? Nei commenti i vostri pensieri 🙂

[WordCampTorino] Chat: agenda e recap – martedì 23 gennaio 2018 ore 21:00

Orario

In via eccezionale ci incontriamo alle 21 perché la chat deve essere più lunga della solita ora che dedichiamo.

Agenda

  1. Call for speakers. Come sta andando + Proposta Speaker invitati
  2. Call for Sponsors: va pubblicata al più presto. Francesco ha pubblicato un post con proposte, durante la riunione dobbiamo chiudere la questione e pubblicare con la massima urgenza.
  3. Vendita Ticket: Giulia ha preparato un documento con i campi da mettere. Rivedere, commentare, e pubblicare al più presto.
  4. Orario riunione: sembra che quella del giovedì sia poco frequentata. Riflettiamo e eventualmente rivotiamo su orario di massima affluenza.
  5. Revisione modalità organizzazione: vedi Criticità sotto.

Criticità.

C’è una scarsa partecipazione degli organizzatori.

Valutiamo insieme i possibili motivi per proseguire serenamente nei prossimi due mesi e mezzo.

Per questo motivo, la riunione sarà un po’ più lunga del solito, per permetterci di riallinearci in una modalità che abbia senso per tutti. Appuntamento alle 21 su Slack.

[WordCamp Torino] Design, logo e immagine coordinata

Questo post sarebbe dovuto uscire le prime settimane di organizzazione del WC, ma anche se in ritardo ritengo possa essere ancora largamente utile, quindi meglio tardi che mai! 😀

Premessa: nel Google Drive che viene utilizzato dagli organizzatori c’è una cartella Design che serve a più team durante l’organizzazione dell’evento.
Questa cartella viene riempita in una prima fase con logo e brand board (in cui vengono indicati soprattutto i codici esadecimali del brand e il o i font scelti) e il materiale per iniziare a personalizzare i social.

Cosa si trova dentro la cartella Design?

  • Logo. Qui ci sono i file esecutivi del logo per web e per stampa, in versione a colori e in bianco e se dovesse servire anche in nero. I file sono divisi nelle rispettive cartella “Web” e “Stampa”, così nessuno fa confusione 😉
    Qui si troverà anche la brand board, ovvero un semplice file jpg o pdf, con le indicazioni di codici esadecimali e corrispettivi valori per stampa (CMYK oppure i Pantone), e i font scelti per il brand.
  • Social. Dentro questa cartella ci sono i file di immagine profilo e cover dei vari profili social, con i rispettivi file psd (se ci fosse il bisogno di mofdificare qualcosa su Photoshop). Inoltre qui si trovano anche i psd per le immagini dei post sul blog (le varie Call, i post sulla presentazione degli speakers, e altro). Ovviamente per modificarli ad hoc di volta in volta servirà utilizzare Photoshop.
  • Stampa. In questa cartella ci saranno tutti i file da mandare in tipografia per tutto lo swag (stickers, tshirts ed eventuali altri gadget scelti), per i poster e i rollup e per i badge.

N.B. Per facilitare il lavoro di futuri organizzatori, è bene inserire anche i file sorgente delle varie lavorazioni.

[WordCampTorino] Chat: recap – giovedì 18 gennaio 2018

partecipanti: Carmen, Giulia Tosato, Giulia Robert, Emanuele

swag

  • Per valutazioni economiche e di utilità, riduciamo la scelta a shopper/zainetto o quadretto/penna.
  • Commenti e voti qui: https://it.wordpress.org/team/2018/01/16/wordcamp-torino-gadget-alternativo-alla-solita-shopper/
  • rispetto alle magliette: facciamo i due tipi uomo/donna perché la differenza di prezzo è minima. Nel campo meglio specificare uomo/donna per chiarezza.
    Chiesti due preventivi a stesso fornitore, per semplicità (si valuta qualità delle magliette per fare scelta).
  • budget su swag (magliette e anche altre cose eventuali): 1.250 €

campi per ticket

  • come già detto nella scorsa riunione, dobbiamo tenere presente:
    • separare biglietto per cd
    • taglie per magliette
    • accompagnatore per disabili
  • i campi del ticket 2017 sono qui, andate a commentare: https://docs.google.com/document/d/1eFgQArfIJgidzn6-SCofQGynlQj7TAVTDyQsAWMwv1s/edit?usp=sharing

call for sponsor:

  • commentare qui, per chi non l’avesse ancora fatto: https://it.wordpress.org/team/2018/01/10/wordcamp-torino-call-for-sponsor/

le nostre chat

valutiamo se ha senso continuare con l’alternanza martedì/giovedì: dite la vostra qui.

[WordCamp Torino] Speaker invitati

Ciao WordCamp Torino people
oltre alla tradizionale Call for Speakers, ho individuato alcuni relatori da invitare (cosa che si fa normalmente in molti WordCamp).
Eccoli qui, se non avete nulla in contrario procedo:

  1. Francesco Di Candia, talk sulla Community che avrebbe dovuto tenere a WordCamp Roma
  2. Davide Folletto, workshop su portfolio per designer (Tweet di riferimento)
  3. Simona Simionato, workshop di public speaking per tutti quelli che nel 2018 non si sono candidati ma magari incoraggiati così si rifanno vivi per il 2019 o per il Meetup 🙂
  4. Zac Gordon, workshop di JavaScript
  5. Riccardo Magliocchetti, organizza Open Source Saturday a Torino, potremmo chiedere un talk sull’open source in generale.
  6. Filippo Gangi Dino, talk o workshop su GitHub, come quello che ha tenuto per il Meetup
  7. Konstantin Obenland, workshop Gutenberg for developers

Ovviamente non possiamo sapere se tutti dicono sì (anzi, probabilmente chi viene da fuori dirà probabilmente di no) ma vale la pena contattarli.

Attendo vostre entro martedì 23 gennaio.

[WordCampTorino] La settimana dei team (aggiornamento sui lavori in corso – 19 gennaio)

Tutte le settimane i responsabili di ogni team aggiornano sull’andamento del lavoro, in relazione ai rispettivi compiti:

  • Cosa è stato fatto?
  • Cosa di ciò che era in programma non è stato fatto?
  • Quali sono i prossimi obiettivi?
  • C’è qualcosa che mi impedisce di andare avanti?

Questa è solo una traccia di possibili contenuti, ognuno la personalizza secondo le cose che ha da dire 😉

 

Buon lavoro a tutti noi!

[WordCamp Torino] Gadget alternativo alla solita shopper

Ciao a tutti, quest’anno si è pensato di sostituire la shopper. Qualcuno aveva provato a proporre la sostituzione delle tshirts, ma diciamo che molti non erano d’accordo 😛
Quindi, sostituiamo la shopper, che è meglio.
Questo post serve ad elencare eventuali gadget e raccogliere idee.

  • Block notes con copertina incollata + penna con cuscinetto touch
  • Quadernetto tipo Moleskine con stampa serigrafica + penna con cuscinetto touch
  • Spilletta pressofusa (in metallo 3D, tipo quelle anni ’90 per intenderci, che ora vanno un sacco)
  • Zainetto come hanno fatto al WCMIL

Domani ricevo il catalogo dall’azienda con cui collabora @giuliarobert e aggiorno questo elenco.
Intanto però, se avete idee, nei commenti! Grazie 🙂

[WordCampTorino] La settimana dei team (aggiornamento sui lavori in corso – 12 gennaio)

Tutte le settimane i responsabili di ogni team aggiornano sull’andamento del lavoro, in relazione ai rispettivi compiti:

  • Cosa è stato fatto?
  • Cosa di ciò che era in programma non è stato fatto?
  • Quali sono i prossimi obiettivi?
  • Quali le questioni aperte?

Questa è solo una traccia di possibili contenuti, ognuno la personalizza secondo le cose che ha da dire 😉

 

Buon lavoro a tutti noi!

[WordCamp Torino] Call for Sponsors

Durante la riunione di Martedì 9 Gennaio sono rimasti aperti alcuni punti di cui sarebbe bene discutere al prossimo incontro.
In particolare:

  • Decidere se creare una sponsorizzazione per il Contributor Day e a quale piano renderla simile ( Silver? )
  • Specificare fin da subito gli slot disponibili per ogni piano? (se sì, il post va aggiornato ad ogni sponsorizzazione accettata)
  • Sostituire il livello Support con “in-kind” ma a questo punto va deciso se questo va pubblicizzato, e, se sì, come (slot disponibili, restrizioni, tipo di ritorno che si ottiene ecc)
  • Pacchetto After Party. Da solo poteva essere poco appetibile, ma con la news che faremo after party a TB potrebbe essere un buon incentivo. Il livello è paragonabile al Silver.
  • Combo pacchetti sponsorizzazione. Sul file ho ipotizzato dei valori. Dite la vostra.
  • Nelle descrizioni dei pacchetti sarebbe bene specificare anche la dimensione dello spazio che si ha a disposizione. A tal proposito Giulia ha già specificato in un altro post le dimensioni dei tavoli disponibili.
  • Riusciamo a tirare fuori una gallery dell’area sponsor delle scorse edizioni? Potrebbe essere un valore aggiunto alla call.

Queste e altre riflessioni sono sul file a questo LINK

[WordCampTorino] Chat: agenda e recap – martedì 9 gennaio 2018

Ciao!

Domani, martedì 9 gennaio prima chat dell’anno per WordCamp Torino.

Argomenti:

  1. Idee per schedule. Ho creato diverse proposte di agenda, con e senza workshop. Da discutere prima ancora di far uscire la call for speaker, nel caso non si vogliano fare i workshop.
  2. Call for Speakers. Ho creato una bozza, siete pregati di leggere, commentare. Vorrei uscire il 10/01
  3. Call for Sponsors. Deve uscire al più presto, le aziende stanno facendo il budget per il 2018 e non dobbiamo andare troppo in là.
  4. Gestione calendario editoriale blog. Grazie anche all’aiuto di Gessica, ho creato una cartella 2018 con un file per ogni post che a mio avviso è da pubblicare, mettendo insieme 2016 e 2017 per migliorare il 2018. Ovviamente Ljuba dirà se servono altri o se alcuni di questi non sono da ripetere. Ho assegnato un nome di fianco a ogni post perché penso che sia giusto che la persona che si occupa del task specifico lo scriva. Sarebbe bene che tutti i testi, indipendentemente dalla data di pubblicazione, fossero pronti entro breve (due settimane?) in modo che si possano rivedere e programmare.
  5. Messa in vendita dei biglietti. Quando? Dati da raccogliere per evitare l’overbooking del Contributor Day del 2017 🙂
  6. Milestones: WordCamp Torino è fra 87 giorni, d’ora in poi dobbiamo dedicare le giuste risorse a portare avanti questa iniziativa. Esiste un file con delle scadenze, filtrate in base al vostro nome, se vi sembrano sbagliate (vuoi perché la data è già passata, vuoi perché reputate che si possa fare diversamente) modificatele e poi controllate di rispettarle. Non importa come lo fate, ognuno usi pure il proprio strumento preferito. Ma rispettatele. Se non ce la fate, per un motivo qualsiasi che non dovete neanche dire francamente, avvertite in tempo in modo che qualcuno se ne possa fare carico al vostro posto.

Reminder

  • Tutti gli organizzatori sono caldamente invitati a partecipare alle chat, anche se non si parla del proprio task.
  • Tutti i venerdì esce qui su Team un post che chiede agli organizzatori di dire cosa hanno fatto, cosa devono fare, ecc… Tutti sono caldamente invitati a commentare, anche per dire “Non ho fatto nulla”. Questo check è importante perché tra la chat del martedì (Settimana A) e quella del giovedì (Settimana B) passano 9 giorni e soprattutto da ora in poi, entrando nel vivo dell’organizzazione, dobbiamo essere sempre aggiornati in tempo reale su come sta andando l’organizzazione. (Esempio del 5/01)

Ci vediamo domani!