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Presenti: Francesca M., Gessica P., Giulia R., Gloria L., Katia D., Laura S., LiberoPio S.
ODG:
Aggiornamenti sponsor e varie : sono state vendute tutte le Gold sponsorship e tutte tranne 1 le Silver; siamo in attesa di risposte da alcuni sponsor Global ai quali Gessica ha chiesto riscontro entro il 28/02; adesso si cercherà di promuovere la vendita di pacchetti Bronze e Supporter ma il budget minimo necessario è già stato raggiunto e superato, pertanto Laura chiederà proporrà una revisione della distribuzione delle voci di spesa. Katia chiede chiarimenti sulle quote da destinare allo swag, la questione verrà discussa nella prossima riunione e/o dopo la revisione del budget.
Laura riferisce che i supporter Giuliano caffè e Lauretana acqua sono confermati – Leone non ha ancora risposto.
Call for speaker : si discute lo split del lungo e dettagliato post di invito alle candidature preparato da Francesca e si decide di dividerlo in tre parti, che verranno pubblicate separatamente a breve distanza l’una dall’altra.
Si ragiona sugli speaker da “invitare” (cioè ai quali proporre un intervento “extra-candidatura”, che non debba passare attraverso una selezione): Francesca inviterà Carrie Dils per un workshop su Genesis Framework, Katia propone di invitare Tatiana Schirinzi e Ivan Rachieli. Francesca invita gli altri organizzatori a individuare altri potenziali speaker (possibilmente “locali” o comunque con una prevalenza di italiani e donne) che abbiano competenze molto specifiche o possano parlare di argomenti molto interessanti. Si stabilisce che alle eventuali richieste ulteriori di informazioni – non solo su questo aspetto ma anche più in generale – risponda tramite la mail generica (o i commenti ai post) non esclusivamente “l’organizzatore incaricato” ma chiunque abbia la risposta giusta da dare.
Calendario editoriale… chi lo redige e pubblica?: si dispone di replicare il piano editoriale dell’anno scorso, anche con delle piccole variazioni nell’ordine dei post ma stando ben attenti a rispettare le menzioni e i riferimenti “dovuti” agli sponsor perché previsti dal loro pacchetto. Katia si propone di preparare in tempi rapidi le grafiche di tutti i post per gli sponsor, iniziando da quelli già confermati. Si conferma che i post sul sito verranno pubblicati dai referenti d’area e poi “rilanciati” sui social da Giulia, che ha realizzato una “versione 2019” del calendario. Si discute sulla posizione da prendere in risposta a chi lamentasse la sovrapposizione del WCTRN con altri WordCamp, stabilendo che la cosa più corretta da rispondere è che i WordCamp sono le feste delle comunità locali e che è davvero impossibile – visto l’alto numero di eventi – che non ci siano date che si sovrappongono.
Gestione dell’email: Laura e Gessica stanno controllando l’email quotidianamente; alle email rispondono: Gessica per gli sponsor (+ Laura, se è il caso), Francesca per gli speaker (o Laura, se Francesca è impossibilitata), Gloria per i volontari, Katia per design&co. Alle mail di argomento “generali”: può rispondere chi la vede e vuole rispondere, in mancanza risponderà Laura. Le mail vengono archiviate con un sistema di etichette e sottoetichette (label) 2019/… (es 2019/attendee 2019/sponsor) . Che tramite il pulsante “archivia” vengono salvate nelle relative cartelle.
Si ricorda un’importante regola generale: chi entra nell’account, se vede email alle quali non deve rispondere, ma che sono in evidenza per cortesia abbia cura di lasciarle in evidenza.
Catering e after party —> posticipato alla prossima settimana
Prossima riunione 15 gennaio su Slack
@Slack
Presenti: Alberto, Laura, Francesca, Gessica, Giulia, Liberantonio, Katia
Laura ha sottoscritto il contratto per la venue e inviato la documentazione+budget a WPcentral, quando riceverà risposta il sito del wctrn19 si potrà “aprire al pubblico” col primo post
Si proporranno le stesse formule di sponsorizzazione dell’anno scorso (con identica offerta di spazi e stessi prezzi) + una nuova possibilità di sponsorship per l’after party
Giulia conferma la disponibilità a seguire la programmazione coordinando i post del sito con quelli sui social, Katia conferma la disponibilità a predisporre tutte le grafiche necessarie che man mano sta già caricando su GDrive
Francesca ci ricorda la possibilità di attingere e contribuire alla produzione dei testi “standard” per siti e calendari editoriali che si sta “raccogliendo” su Github
Il budget definito da Laura è in attesa d’approvazione e disponibile per la consultazione sul backend del sito, attualmente è “in perdita” perché non è stata inserita la voce relativa ai global sponsor e si ipotizza una partecipazione più bassa, e alcune voci “minori” (gadget, eventi) di conseguenza sono “flessibili” perché la loro copertura e consistenza dipende dalla cifra che si riesce a raccogliere
Liberantonio sta lavorando al sito sul modello di quello del wctrn 2018
Katia sta raccogliendo i preventivi per varie opzioni di articoli da inserire nello swag
Presenti: Laura, Liberantonio, Gessica, Katia, Gloria
ODG:
BUDGET: Laura lo presenterà al più presto
SPONSOR: Sulla base di quanto fatto nelle scorse edizioni e di altri WordCamp, Gessica presenterà al più presto i pacchetti per gli sponsor
LUOGO ALTERNATIVO DI DISCUSSIONE QUANDO SLACK NON FUNZIONA: approvata la piattaforma Hangout.
Prossima riunione: martedì 4 Dicembre 2018 ore 13:00
@Toolbox Coworking Torino
Presenti: Laura, Gessica, Gloria, Katia
(ancora da definire): catering
“Giocatori fuori campo”: Nicola Paroldo e Andrea Maineri – riprese audio e video
Prossima riunione: in data da definirsi
Controllo della to-do list finale, aggiornata al 02/04.
Per marcare come completi i vostri task dovete loggarvi in Team con i vostri dati, cliccare sul post e a quel punto potrete modificare la to do list, aggiungere, togliere, marcare gli elementi come completi, ecc…
presenti: Laura, Gessica, Rocco, Carmen, Francesco, Francesca, Emanuele
Problema: il contenuto del WordCamp è tecnico e quindi senza il testo degli speech non sarebbero riusciti a prepararsi per tradurre in simultanea. Serve molto tempo. Possibili soluzioni:
1. chiamarli come accompagnamento personale: invece che un volunteer a caso queste persone avranno come hostess una persona che conosce il LIS, anche se non faranno traduzione aiuteranno a farli sentire ben accetti all’evento.
2. Cercare un’associazione, magari torinese, che sia un po’ più ferrata sul tech e che possa dare una mano migliore.
4 non rispondono, aspettiamo ancora qualche ora e li sostituiamo.
mandare remind con informazioni su dinner pre-wordcamp, afterparty, orari e info allestimenti, sollecito per riscuotere biglietti.
Tavoli: gold e silver che mandano materiali ma non vengono e bronze e micro che portano qualcosa su un tavolo tutti insieme – attenzione che chi non è sponsor non deve lasciare qui cose, tutti quanti controlliamo e casomai rimuovere.
andiamo prima delle 8 solo se ne abbiamo veramente bisogno, possiamo anche portarci avanti il giovedì pomeriggio. Facciamo alle 8 venerdì, e poi valuteremo se serve prima il sabato.
Cari tutti
questa sera, approfittando di un po’ di tempo libero, ho fatto una revisione del file milestones più un tot di cose che mi sono appuntata sparse.
Queste sono quelle che mi ricordo io, vi prego di aggiungere quelle che vi ricordate voi, così teniamo tutto sotto controllo in questi ultimi 9 giorni 🎉
È possibile che stiate già tutti lavorando a queste cose, ma non ne trovo traccia in giro.
Metto in ordine alfabetico, contate che queste sono davvero le cose che mi vengono in mente, sono sicura che ce ne sono altrettante che mi sono completamente sfuggite. Help 😍
Controllo finale sponsor
Ongoing: social + blog (direi che qui non ci sono dei to do perché è tutto in corso)
Presenti Laura, Gessica, Francesco, Rocco, Carmen, Francesca
Schema dei compiti pronto, per avere chiaro quante persone coinvolgere.
Spazio alle “nuove leve”, per permettere a chi non ha mai partecipato di farlo.
Serve qualcuno in assistenza nella track workshop? No.
Il team social lavora di più il giorno del CD per programmare che quello della conferenza: possono bastare 2 persone.
Altre cose che si possono fare il giorno prima? Preparare badge e t-shirt
Stampa degli elenchi dei partecipanti: cartaceo o usiamo strumento del sito?
sono in arrivo da Parigi, poi le daremo a Bari; per la successiva pubblicazione dei video poi ci aiuterà Nicola.
mancano
Emanuele sta procedendo con la loro preparazione;
Nota da inserire nelle nostre linee guida: non va bene come abbiamo messo il campo nel form. Alcuni non l’hanno compilato bene e si fa più fatica… Dovremo inventare un altro modo.
Venerdì Laura ed Emanuele hanno fatto il sopralluogo a Toolbox con Iride (la nostra nuova referente) e Stefano, di Raggio Verde. Qui trovate il riepilogo degli spazi e del loro uso https://drive.google.com/open?id=0B6xAXdXxZFoBanZPT0ZGX1NjWU1lVThteVVHVmZYNXd1Ymxr
mancano i tavoli per gli sponsor silver: non ci sono i tavoli 1×0,7 che mi era stato detto ci fossero.
Ci sono sicuramente 2 tavoli tondi di 1 mt di raggio, che possono andare bene. Ma al momento mancano ancora 2 tavoli
C’è qualcuno che ha un paio di tavoli pieghevoli di quelle dimensioni da mettere a disposizione per quel giorno?
presenti Giulia, Francesca, Francesco, Carmen, Gessica, Rocco
grazie al lavoro di team, sono stati raccolti più soldi del previsto, tutto procede regolarmente
al momento sono 25 candidature, i posti disponibili sono 15
magliette procedono, attendiamo nuovo colore; non facciamo le moleskine.
dobbiamo trovare un modo per distinguere staff e volontari visto che non facciamo magliette diverse.
in preparazione i file per badge, roll-up e programmi
troppo pochi! dobbiamo darci da fare per vendere di più
