Resoconto riunione Polyglots dell’11 gennaio 2018

Presenti:

@lasacco @wolly @ecapellini @giorgiacastro @chiaralovelaces @lidialab @giulianogrowler @aliceorru @emanuelewpto

Ordine del giorno:

  1. Gestione riunione settimanale
  2. Organizzazione PTE

Punto 1: Gestione riunioni settimanale.

Per garantire una certa continuità delle riunioni settimanali @lasacco ha proposto di intodurre una rotazione. Questo sistema ha già portato buoni risultati nel team #forum e nell’organizzazione di #wctrn, permettendo di non sovraccaricare nessuno oltre il possibile e di non interrompere gli incontri.

Al momento hanno dato disponibilità @giulianogrowler e @wolly. Quando sarà di turno @giulianogrowler la riunione non potrà svolgersi alle 13:00 ma ad un orario da scegliere insieme (commentate) che va dalle 18:30 alle 20:00.

Chiunque voglia contribuire nella gestione delle riunioni può commentare qui su team.

@wolly ha suggerito di usare maggiormente team, per esempio per proporre gli argomenti degli odg delle riunioni e per le discussioni in asincrono, come anche @chiaralovelaces, oltre che per i termini del glossario come già si fa.

@chiaralovelaces ha proposto di di dedicare una giornata (settimanale?) alle traduzioni (commentate).

Il punto 2 dell’odg è stato rimandato.

#polyglots

[WordCampTorino] Calendario riunioni gennaio

Le prossime riunioni sul canale slack #wctrn sono

  • martedì 09/01 ore 13:00
  • giovedì 18/01 ore 16:00
  • martedì 23/01 ore 13:00
  • giovedì 01/02 ore 16:00

Agenda della riunione (e recap) vengono pubblicati qui su team.

Riprendo dal post https://it.wordpress.org/team/2017/12/19/wordcamp-torino-modalita-di-comunicazione-lavoro-gestione-progetti-e-file/ perché repetita iuvant:

Ogni settimana viene pubblicato su team un post di recap e aggiornamento sullo stato avanzamento lavori, che ogni organizzatore commenta con i propri task.

Le riunioni servono al team per confrontarsi sui diversi temi legati all’organizzazione. La discussione deve essere informata, perciò nei giorni precedenti alla riunione i diversi organizzatori vengono qui e commentano il post settimanale aggiornando il resto del gruppo sulle cose fatto, ponendo domande, facendo proposte. È sempre possibile, per tutti, fare un post ad hoc per l’argomento se si ritiene importante una discussione specifica al di fuori del post settimanale.

Le riunioni su slack non sono il posto per dire cosa si è fatto quella settimana, se no si perde mezz’ora ad aggiornarsi. Gli aggiornamenti si fanno commentando il post settimanale.

Non servono, inoltre, a fare votazioni. Nel caso si debbano fare delle votazioni non si fanno in chat perché non tutti sono presenti. Si fa un post qui e si lascia un tot ragionevole di giorni per votare (2, 3, 5? Non perdiamoci con tempi lunghi).

Chi non può partecipare alla riunione è pregato di avvisare 🙂

 

[WordCamp Torino] Modalità di comunicazione, lavoro, gestione progetti e file

Ciao!
Dalla riunione di oggi e da discussioni precedenti sono emerse un po’ di difficoltà nella gestione del flusso di lavoro e degli strumenti.
Laura e io abbiamo scritto un piccolo vademecum su strumenti e modalità di comunicazione, chat, ecc…
Per favore, tutti gli organizzatori di WordCamp Torino 2018 devono mettere qui sotto un commento per confermare lettura.

Chat settimanale

A cosa serve

A confrontarsi sui diversi temi legati all’organizzazione. La discussione deve essere informata, quindi idealmente nei giorni precedenti alla riunione i diversi organizzatori vengono qui e fanno un post aggiornando il resto del gruppo sulle cose fatto, ponendo domande, facendo proposte.

A cosa non serve?

A dire cosa si è fatto quella settimana, se no si perde mezz’ora ad aggiornarsi. Non è sempre stato così, è una cosa che mi è venuta in mente mentre scrivevo la proposta speaker e ho pensato che sarebbe stato bello passare subito alla fase attiva. Mi sembra che siate d’accordo quindi la farei diventare una prassi.

A fare votazioni. Nel caso si debbano fare delle votazioni non si fanno in chat perché non tutti sono presenti. Si fa un post qui e si lascia un tot ragionevole di giorni per votare (2, 3, 5? Non perdiamoci con tempi lunghi).

Orari e luogo

Come deciso dal gruppo, la chat si tiene in due orari alternativi per facilitare la partecipazione, sul canale Slack di WordCamp Torino (#wctrn):

  • Settimana A, martedì ore 13, Laura o Francesca moderano
  • Settimana B, giovedì ore 16, Carmen o Giulia moderano

A ripetere.
Tutti gli organizzatori sono caldamente invitati a partecipare, è importante sentire il pensiero di tutti.
Calendario prossimi incontri dicembre/gennaio:

  • 28/12 ore 16:00
  • 02/01 ore 13:00 (dite se volete fare, forse saremo in vacanza tutti? Io non ci sono)
  • 11/01 ore 16:00
  • 16/01 ore 13:00
  • 25/01 ore 16:00
  • 30/01 ore 13:00

Tempi e OT

Evitiamo gli OT per favore, idealmente dovremmo stare in 45 minuti in modo che poi ci siano 15 minuti per il recap e tutti a pranzo!

Comunicazione asincrona e documentazione

Oltre alle chat in calendario, il canale è sempre aperto per discutere insieme tutto quello che serve per organizzare il WordCamp in modalità asincrona. Questo però genera il problema della dispersione delle informazioni perché i canali Slack gratuiti hanno un limite di dieci mila messaggi.
Per ovviare a questo inconveniente, invito tutti gli organizzatori a usare questo blog, il cosiddetto Team.
La scorsa settimana ad esempio abbiamo fatto un paio di scambi molto interessanti sul design del tema e se non li riportiamo qui tra poco si perderanno. @catortorella @ljuba_davie @d4z_c0nf riuscite a riassumere qui? Così lo inseriamo nell’handbook.

Il senso è: tutte le volte che ci viene da discutere qualcosa, non limitiamoci a parlarne su Slack, ma postiamo qui e poi discutiamo, o discutiamo e poi postiamo in modo che resti traccia della conversazione.

Gli strumenti

Abbiamo deciso di usare pochi strumenti, ecco quali e come andrebbero usati:

Team

Questo blog. Qui ci vanno:

  • aggiornamenti su quello che stiamo facendo, proposte da discutere con il resto del team
  • agenda della riunioni
  • recap delle riunioni
  • recap di conversazioni asincrone su Slack
  • votazioni nel caso si rendano necessarie.

Slack

  • chat settimanale
  • discussioni estemporanee (che però vanno documentate qui su Team)

Drive

Archivio di file.

File Milestones

Questo file è molto importante, perché dà il ritmo e le scadenze al nostro lavoro. Le date che vedete dentro potrebbero essere un po’ farlocche perché sono calcolate con una formula matematica, che potrebbe anche non essere giusta.
Nei prossimi giorni rivedrò le scadenze in ordine di priorità e posterò qui per richiamare la vostra attenzione sui prossimi step importanti.

Modalità di lavoro

Dopo la pubblicazione del file Milestones definitivo vi invito a lavorare in autonomia il più possibile, riportando sempre qui su Team quello che avete fatto.

In parole povere, se la scadenza di un determinato task è il giorno X, non aspettatevi che qualcun altro ve lo ricordi 🙂
Se per un motivo qualsiasi, e ce ne sono mille e tutti validi, non potete fare una cosa nei tempi previsti, avvertite. In alcuni casi si potrà tranquillamente rimandare, in altri magari qualcuno dovrà prendere in mano al posto vostro.

Meglio dire “Io questo proprio non posso farlo” e allora si decide insieme quanto sia importante quel task: ha senso assegnarlo a altri? Meglio lasciar perdere e via? Lo vedremo insieme di volta in volta.

Proposta: checkup settimanale

Una cosa molto utile fatta a WordCamp Europe 2017 era il bot che chiedeva agli organizzatori su cosa avessero lavorato, difficoltà, ecc…
Siccome su Slack gratuito non si può fare, propongo di usare Team: programmiamo un post il venerdì mattina che invita gli organizzatori a commentare con la propria settimana, in modo che tutti siano aggiornati su cosa ognuno sta facendo.

Ora forse non stiamo facendo molto, ma vi assicuro che da gennaio tutti avranno task da portare avanti settimanalmente. Questo è un modo anche per aiutarsi a vicenda: ci sono dei temi che restano dormienti fino al WordCamp, altri che hanno tanto lavoro ora e poco verso la fine. Sapere cosa stanno facendo gli altri aiuta a sentirsi responsabili del progetto in modo collettivo.
Tradotto: se voi avete fatto una cosa e un vostro compagno 123, magari potete spartirvi il lavoro 😉

Cosa ne pensate?

[WordCampTorino] Chat: agenda e recap – giovedì 14 dicembre 2017

Ciao a tutti!
Riunione oggi alle 16:00.

Temi:

  • Sito 1.0
  • Budget review con Rocio
  • Qualche idea per speaker e sponsor

A più tardi!

#wctrn, #wctrn2018

[WordCamp Torino] Recap chat martedì 5/12

Presenti: Laura, Giulia, Francesca, Gessica.

Agenda:

  • documentazione: dove e come
  • after party
  • aggiornamenti vari

Documentazione

  • Recap e riunioni e varie: post su Team
  • Si predispone un blog autonomo in modo che alla fine risulti quasi come un manuale online (c’è già il sito https://organizzarewcitalia.wordpress.com/ )
  • Giulia raccoglie il materiale e propone un indice, che poi condivideremo
  • Ognuno degli organizzatori tiene traccia in un doc condiviso su drive del processo con cui lavora, in modo da dare indicazioni operative a chi farà quel task dopo. Una cosa del tipo cosa ho fatto, cosa ha funzionato, cosa non ha funzionato, cosa si potrebbe migliorare / idee per il futuro.
  • Sono da documentare non solo i processi singoli, ma anche quelli generali: dalle chat di brainstorming, alla call for organizer, alle chat settimanali.
  • Sempre con un occhio particolare a “cosa non ha funzionato e perché”.
  • Esempio di documentazione dei task “venue” fatto da Laura lo scorso anno: https://docs.google.com/document/d/1WxyMV8iXBZLKnCpm2rXVpaztn4kY-9YsRCg1HkElnE4/edit?usp=drivesdk che sarebbe utile diventasse uno schema vuoto, privo dei riferimenti specifici a Toolbox Torino.

After party

Considerazioni su After Party subito dopo la conferenza, a Toolbox.

  • Spunti: come Londra (cena seduti, sottofondo musicale non alto, giochi da tavola e retro) o Brighton (cena seduti, area silenziosa per chiacchiere e area danze con playlist spotify creata dai partecipanti)
  • Possibile orario di chiusura 22-22.30
  • Musica da vivo o djset non sono davvero necessari, può bastare della musica di sottofondo (forse due aree separate, una più silenziosa e una meno)

Quello a cui dobbiamo prestare molta attenzione sono tempi e spazi.

Tempi per allestimento:

  • la festa inizia immediatamente dopo i closing remarks e quindi deve essere tutto già pronto
  • ipotesi di fare una sola ultima sessione + closing, così nel frattempo si libera e allestisce una sala;
  • il catering può iniziare allestimento durante ultima sessione.

Spazi:

  • Valutare se se gli sponsor devono disallestire o se possono rimanere.
  • Se usare lo spazio grande dove viene allestito il catering durante il giorno (potrebbe fare freddo?).
  • Valutare anche i costi per avere sedie e tavoli.
  • La cucina di TB forse è piccola per stare seduti a mangiare, inoltre se è la nostra green room può essere complicato far spostare tutto.

Attendiamo preventivi per prendere decisioni in merito all’afterparty.

Catering

Valutiamo ipotesi di fare  menù direttamente vegetariano, così da facilitare la gestione delle varie diete e forse anche risparmiare.

Sito

da avere possibilmente online prima di WordCamp Roma. Carmen aggiorna il logo e mettiamo online con il tema base e le informazioni minime necessarie: date, luogo, codice di condotta. Vediamo se mettere anche già i biglietti in vendita.

Altri aggiornamenti

Contratto con venue firmato, inviato a Central per controfirma. il modello usato può rimanere nella documentazione. Eventuale contratto per afterparty sarà separato.

Chiesti o da chiedere a breve preventivi/sponsorizzazioni come lo scorso anno:

  • Raggio Verde per catering;
  • chiediamo sponsorship a Caffè Giuliano;
  • chiediamo sponsorship a Leone per gli omaggi agli speaker;
  • chiediamo sponsorship a Lauretana per l’acqua;

Giovedì 7 Francesca ha call con central per il budget.

Criticità da segnalare

Due chat sincrone di seguito sono state poco partecipate, vediamo se è un caso o se dobbiamo rivedere gli appuntamenti.

Invito a tutti gli organizzatori: per favore avvertite se non potete essere presenti 🙂

Prossima riunione

Giovedì 14 ore 16. 

#torino, #wctrn, #wctrn2018, #wordcamp, #wordcamp-in-italia

[WordCamp Torino] Recap chat giovedì 30/11

Ordine del giorno: punti sospesi da ultima riunione.

Presenti: Giulia, Carmen, Rocco, Gessica

Inviare banner per la pagina su Central 

lo prepara Carmen, va inviato a Central con testo introduttivo.
Nelle prossime settimane, non appena il contratto è rimandato a Central e il budget approvato, e quindi vengono pubblicate le date.

Personalizzare la pagina https://2018.torino.wordcamp.org/

Contenuti, colori, logo? E Rocco può iniziare a vedere il tema da usare, c’è quello nuovo che si potrebbe usare

Sito: contenuti

Se ne è parlato su slack fuori dalla riunione, c’è doc di Francesca (https://italia-wp-community.slack.com/files/U067DD2LF/F850ZUFCJ/Idee_Contenuti) di idee con cui Ljuba concorda.
Ci sono da trovare persone di supporto per questo.

Organizzarsi per gestione della mail

Per alcuni ruoli è bene gestire le comunicazioni direttamente dalla mail comune; per altri può andare bene mettere in copia l’indirizzo comune.
Possiamo fare che una sola persona gestisce la mail e smista a chi di dovere? Poco percorribile perché alcuni devono spedire da quell’indirizzo.

Ci diamo regole di utilizzo:

1. chi legge un messaggio e non risponde/non lo gestisce/non era per l*i *lo rimette da leggere*

2: ogni volta che un organizzatore non utilizza la mail di wctrn ma una sua personale, deve mettere wctrn in copia (per il discorso del tenere traccia a livello di documentazione)

3: *una sola persona si occupa di rispondere a richieste info generiche*, richieste da attendee ecc. tutto quello cioè che non ricade sotto venue o catering o speaker o volontari ecc

 

Siccome siamo pochi alla riunione per parlare di altre cose, che quindi rimandiamo, come

  • speaker (se fare track di workshop)
  • musica per l’afterparty

Prossima riunione: martedì 5 ore 13

#wctrn, #wctrn2018

Compiti a casa per WordCamp Torino

Giovedì 30 novembre si terrà la riunione settimanale degli organizzatori di WordCamp Torino 2018. Tutti sono invitati a partecipare, ma per gli organizzatori ci sono anche un po’ di compiti a casa 🙂 Entro giovedì pubblicheremo anche l’ordine del giorno, ma intanto ecco alcune risorse da tenere sempre a mente:

Cartella Drive condivisa

Questa cartella è condivisa con tutti gli organizzatori e il team Community internazionale. Non è (o almeno non dovrebbe, ma mi impappino sempre con i permessi di Drive 🙂 ) essere visibile al mondo perché contiene anche dati sensibili (fatture partecipanti, numeri di telefono speaker, ecc…). Se un membro della Community italiana, in particolare organizzatori di futuri WordCamp volessero l’accesso, per favore mandate un massaggio a me (@francina) o @lasacco su Slack.

Al suo interno ci sono tutte le cartelle che mi sembravano necessarie. Quindi prima di chiedere “Dov’è questa cosa (logo, comunicato stampa, preventivo), facciamo un giro lì.

Google Spreadsheet Milestones

All’interno della cartella c’è un file importantissimo per l’organizzazione del WordCamp: si chiama “WordCamp Torino 2018 Milestones/Level of Effort“.

Ignorate tranquillamente il primo tab (Milestones), concentratevi sul secondo (Task Dates): lì c’è una tabella con tutte le operazioni da fare da qui al 07/04. @catortorella e @ljuba lo conoscono perché lo abbiamo usato il primo anno, lo scorso anno non so se lo abbiamo usato. Il sistema è semplice:

Example of Google Spreadsheet for WordCamp Organisers

  • Colonna A, il team
  • Colonna B, il task
  • Colonna C, chi se ne occupa
  • Colonna D, lo stato avanzamento lavori
  • Colonna E, la scadenza

Nella colonna E, le date sono calcolate in base a quello che vedete nella cella B1, ovvero la data dell’evento. Le date sono in formato americano, sono comode perché vedete prima il mese. È tutto molto fluido, quindi se vedete qualcosa assegnato a voi in una data che non ha senso (tipo preventivi magliette per oggi), modificate pure. La formula è abbastanza intuitiva, data dell’evento meno giorni all’evento. Potete anche mettere la data senza usare la formula e via 🙂

È un work in progress, ad esempio non c’è nulla di Outreach e Documentazione perché sono ruoli che ci stiamo inventando 🙂

Il manuale dell’organizzatore

Ad oggi non c’è ahimè modo di controllare se sono state fatte delle modifiche alla documentazione sul sito Make Community, quindi:

  • Per i nuovi organizzatori, leggere tutto, sembra tanto, ma ogni articolo è davvero breve. Potete non approfondire gli shortcode del sito, toh, ma tutto il resto è da leggere e capire. Se ci sono cose poco chiare chiedete nel canale #wctrn, ci sono un tot di persone che sono state organizzatrici in passato, quindi sanno come muoversi. Se proprio non troviamo insieme la quadra nell’handbook, chiederemo sul canale internazionale. Tutti possono farlo: se avete un dubbio che ferma il vostro lavoro, non aspettate che sia io a rispondere, andare sul canale community-events nello Slack internazione e chiedete: ci sono decine di deputies attivi tutti i giorni!
  • Per chi ha già organizzato WCTRN2017 leggere la vostra sezione per vedere se è cambiato qualcosa (ma comunque un ripassino generale non fa mai male).

Buon lavoro!

WordCamp Torino Call for Organisers

Dopo il recap di Laura sulle chat di brainstorming di ottobre siamo arrivati al momento della formazione della squadra che lavorerà su WordCamp Torino 2018.

Nel 2016 e 2017 le squadre sono state messe insieme un po’ a chiamata (ehi tu, vuoi occuparti di questa cosa?) oppure per alzata di mano nel canale Slack o durante i meetup di Torino. Quest’anno già nel mese di agosto più persone hanno espresso il desiderio di fare una call for organisers e quindi eccoci qui.

I ruoli da coprire sono tanti, alcuni potrebbero essere accorpati per distribuire meglio il carico di lavoro e non superare le dieci persone nel team, un numero che ci sembra ottimale. Ecco una bozza dei possibili ruoli.

Macro aree

Sponsor

Si occupa di tenere i contatti con gli sponsor e cercarne attivamente, nell’ecosistema WordPress e non solo, anche su segnalazione degli altri.

È necessario avere una conoscenza base dell’inglese perché le comunicazioni con alcuni sponsor potrebbero avvenire in questa lingua.

Il lavoro si svolge durante tutto l’arco del periodo organizzativo, compreso il giorno dell’evento con il supporto logistico agli sponsor presenti.

Contenuti

Sito e social. Si possono sicuramente riadattare molti contenuti presenti sul sito, mentre si deve pensare a una strategia per i social da implementare da subito. È importante quindi che la persona che si occuperà di questo aspetto sia in grado di preparare una strategia, gestire un piano editoriale e istruire un team di volontari che aiuterà fin da subito*.

Non è necessaria la conoscenza dell’inglese, altri membri del team possono aiutare.

Il lavoro si svolge durante tutto l’arco del periodo organizzativo e fino a un paio di settimane dopo l’evento per raccogliere i post dei partecipanti, formulare il poll post-evento, ecc…

Volontari

Per due anni abbiamo raccolto un sacco di complimenti sui nostri meravigliosi volontari, siamo sicure che anche quest’anno metteremo insieme una squadra fortissima.

Chi si occupa di volontari ha un impegno a crescere: all’inizio si tratta di ricercare i ruoli e mettere insieme un’agenda per coprire le giornate. Con l’avvicinarsi della data si passa alla selezione, formazione e poi gestione di circa trenta persone il giorno dell’evento.

Quest’anno vorremmo sperimentare con una formula provata a WordCamp Europe a Parigi: iniziare a inserire i volontari nel team nei primi mesi dell’organizzazione, per poter organizzare formazione a distanza ma anche per supportare alcuni team che hanno bisogno di aiuto fin da subito (social e speaker in primis).

È fondamentale essere organizzati, pazienti, aver voglia di accompagnare i volontari alla prima esperienza, disponibili a rispondere alle domande, ecc…

Welcome Party e After Party

Come segnalato da Laura, nelle chat è venuto fuori il desiderio di creare due eventi inclusivi, all’apertura del WordCamp e alla sua chiusura. Lo speaker dinner potrebbe diventare un aperitivo aperto a tutti, magari riservato per un’ora a speaker e sponsor e poi aperto a tutti. E sì, ci piacerebbe fare l’After Party (venue permettendo) nello stesso luogo in cui si terrà il WordCamp.

Il ruolo prevede quindi parecchia ricerca: dei locali per il primo evento, dei fornitori per il secondo. Il tutto con un occhio attendo al budget. Con l’avvicinarsi del WordCamp ci sarà poi da seguire la logistica: controllare che gli accordi siano rispettati, controllare gli RSVP, collaborare con la venue e i fornitori per l’allestimento, ecc…

Design

Stampa, swag e codice del sito. In occasione di WordCamp Torino 2018 non vorremmo procedere a un restyling come è stato fatto nel 2017. Se la persona che seguirà questo aspetto vorrà farlo (e avrà il tempo di farlo) bene, altrimenti riutilizzeremo gli elementi del 2016, magari con un cambio palette colori.

Questo ruolo prevede un impegno altalenante: nella prima fase si deve raccogliere quanto fatto, lavorare con il lead dei contenuti per capire se ci sono dei materiali da produrre (featured images, grafiche per social), raccogliere preventivi per lo swag, decidere se si vuole fare un restyling, fare il restyling. Poi c’è un periodo di relativa calma fino a circa un mese prima dell’evento quando si inizia a stampare.

È fondamentale la conoscenza del pacchetto Adobe.

Abbiamo inserito il codice in questa area perché vorremmo fare un sito semplice, senza bisogno di lavorare su GitHub, ma utilizzando la funzione “Custom CSS” prevista dai siti. Per quanto riguarda l’integrazione con CampTix (il plugin per i biglietti) Francesca potrà dare una mano.

Documentazione

Uno degli obiettivi di WordCamp Torino 2018 è lasciare una ampia documentazione del lavoro fatto in pubblico, sul modello del manuale iniziato da Londra nel 2017.

L’impegno è costante e prevede una conoscenza impeccabile dell’italiano. Questa persona lavorerà a stretto contatto con tutti, per documentare al meglio i processi di ogni area. A seconda dell’impegno potrebbe dare una mano a Contenuti.

Outreach

Questo ruolo potrebbe essere accorpato con Documentazione o Contenuti, valuteremo insieme in base alle candidature e alle disponibilità.

L’obiettivo è mettersi in contatto fin da subito con agenzie, scuole, stampa locale e nazionale, associazioni per raccontare cosa è un WordCamp, cosa è WordCamp Torino, perché partecipare, incentivare le application come speaker, ecc…

È necessaria attitudine alla comunicazione e capacità di relazionarsi con diversi gruppi. I contatti verranno messi a disposizione da tutti quelli che ne hanno 🙂

Accessibilità, Venue, Budget, Speakers, Catering

Abbiamo lasciato fuori queste aree perché pensiamo di potercene occupare direttamente, iterando su quanto fatto lo scorso anno. Se però qualcuno vuole fortemente lavorare su questi temi, fatevi avanti!

Impegno

Dipende dal ruolo, ma prevedete minimo due ore a settimana: un’ora per seguire la chat e un’ora almeno di lavoro autonomo per portare avanti i proprio compiti. Potrebbero esserci dei picchi legati a alcune attività specifiche, è necessario tenersi un po’ liberi nel giorno precedente all’evento e nei due giorni dell’evento (compresa partecipazione a Welcome Party e After Party).

Requisiti per candidarsi

Negli anni passati abbiamo sempre accolto organizzatori da fuori Torino e Piemonte, quest’anno vorremmo fare un team completamente locale. Se siete forestieri, candidatevi comunque! Potremmo aver bisogno di braccia extra, potremmo pensare di inserirvi come uditori per seguire tutto il processo e portarlo nella vostra città per far partire nuovi WordCamp. Cercheremo di inserire almeno una persona da fuori proprio per continuare l’opera di formazione e evangelizzazione.

Insomma, non siate timidi, candidatevi indipendentemente dalla vostra città di residenza.

Avete già fatto parte di WordCamp Torino negli anni precedenti? Bentornati, vi aspettiamo! Non avete mai organizzato? Benvenuti, sarà un’occasione unica!

Come candidarsi

Scrivete nei commenti chi siete, da dove venite, se siete già parte del Meetup di Torino o a altri Meetup in Italia e di cosa vorreste occuparvi.

Avete tempo fino al 19 novembre!

Dopo quella data Laura e io formeremo la squadra valutando le candidature, ma anche invitando membri della community torinese che abbiamo identificato come asset per l’organizzazione di WordCamp Torino 2018.

#wctrn, #wctrn2018

Verso il WordCamp Torino – Resoconto riunioni ottobre 2017

Nel mese di ottobre si sono tenute alcune riunioni nel canale #wctrn dello Slack italiano con il metodo del brainstorming. L’idea era far uscire idee, e confrontarsi liberamente su alcune suggestioni, senza necessità di arrivare a una decisione definitiva

Quanti e quali giorni

Nelle scorse due edizioni è stato fatto 1 giorno, due tracce, il sabato.
Il primo anno l’obiezione ai due giorni di conferenza era legata a incertezze come: e se non si candidano abbastanza speaker? E se non si vendono i biglietti?
Il secondo anno si è ripetuto lo schema che aveva funzionato bene l’anno prima.
In questo terzo anno la domanda è: va bene così o aumentiamo a due giorni?
Due giorni pro: tanta roba
Due giorni contro: tanta roba per gli organizzatori

Il dibattito evidenzia:

Contro

  • Come partecipante meglio 1 giorno con 2 track. Più facile che in questo modo riuscire a vedere quasi tutto quel che interessa, se si salta qualcosa c’è la ripresa tv e si evitano i i tempi morti (ok, c’è il networking nelle altre aree di ToolBox) che in due giorni possono rendere un po’ pesante l’esperienza.
  • Da organizzatore: 2 giorni + CD sembrano tanti. Importante avere la domenica libera per “riprendersi” e affrontare la settimana lavorativa.
  • Portare tutto l’evento a 3 giorni potrebbe far diminuire l’appeal del CD, l’evento che, soprattutto se fatto dopo, verrebbe tagliato.
  • Il costo del biglietto raddoppia (da valutare, però, in base ai costi effettivi).
  • La stanchezza degli organizzatori.

Pro

  • Raddoppio di contenuti (se due giorni da due track, pensando che he la maggioranza delle persone abbia una netta preferenza tra track dev e track content).
  • Possibilità di fare dei workshop.

Esperienza di WordCamp Brighton: 200 persone
Venerdì e sabato 1 traccia.
La singola traccia spinge a seguire talk che solitamente non si sarebbero seguiti, e lo fa basandosi sulla pigrizia, perché anche se si vorrebbe fare networking, dopo un po’ finisce che ci si ferma nella sala della conferenza. E così potrebbe capitare di seguire un interessante talk sui database o sui permalink in cinese o sulla ansia. Inoltre, a Brighton con due giorni a disposizione alcuni interventi sono stati workshop pratici

Altra esperienza: Zagabria, 1 giorno workshop, 1 giorno WordCamp, 1 giorno Contributor Day.

Domanda/dubbio
Quante persone si possono permettere di venire venerdì al WC? E quale tipologia di track si potrebbero tenere quel giorno?
Importante sarebbe, a questo proposito, fare outreach alle agenzie, in modo che mandino i propri dipendenti il venerdì, alle Università, alle scuole che usano WordPress, ecc… Le conferenze commerciali si fanno in settimana perché sono opportunità di crescita per dipendenti, aziende e freelance.

Speakers Dinner (venerdì sera dopo Contributor Day) e After Party (sabato sera dopo la conferenza): dove?

Riassunto degli anni precedenti: speakers dinner esteso a volontari e sponsor. After Party all’Astoria aperto a tutti, drink, cibo, danze.
In alcune città lo speakers dinner sta diventando un evento inclusivo, tutti sono invitati e agli speaker, sponsor e volontari si offre da bere.

In alcuni WordCamp, l’after party si fa nella venue: ad esempio a Londra, Bristol e Brighton. Dopo l’evento la venue si trasforma in altro. In tutti e tre i posti c’è stata la cena: a Londra con pie & mash, a Brighton e Bristol con ottimi buffet vegetariani. A Londra inoltre vengono affittati giochi da tavolo, videogiochi, ecc… viene un bar esterno a fare servizio.
A Brighton hanno fatto un angolo tranquillo e un angolo dance con una playlist creata dai partecipanti. A Bristol una cena molto carina e tranquilla che ha sicuramente favorito le chiacchiere.

Contro dell’AP nella stessa venue: in generale richiede uno sforzo organizzativo maggiore che un AP in un locale esterno.

Pro: incentivo ad una maggiore partecipazione.

Ancora a proposito di Contributor Day

Nella formula CD + WC, il CD il giorno precedente è un buon modo per entrare nell’atmosfera e conoscere più persone, soprattutto per chi è magari alla prima esperienza.
Vero anche il discorso che non si deve fare per forza nel we… ma siamo pur sempre in Italia, non dimentichiamolo.

Per facilitare la partecipazione:

  • tavoli entry level e tavoli più advanced
  • speech introduttivi seguiti da “mettere le mani in pasta”.

A proposito di canali di comunicazione…

L’organizzazione del wctrn sarà fatta attraverso

  • il canale #wctrn di Slack Italia, per quanto concerne le riunioni e le discussioni varie
  • l’area Team su it.wordpress.org, per recap e articoli che devono rimanere ben documentati
  • la cartella Google Drive solo come archivio.

Tutte le decisioni e le discussioni e i numeri saranno pubblici fin dall’inizio.

…e di processo di lavoro

Sarebbe bene creare una struttura e procedure che tutti rispettino per portare avanti il proprio lavoro in modo ordinato e trasparente e per rispettare il lavoro altrui.

Quindi tutti saranno chiamati a dire cosa sta rallentando il proprio lavoro, settimanalmente, e se è qualcun altro del team a non aver rispettato i tempi se ne parla e si trova una soluzione insieme, non per dare colpe ma per convivere nel migliore dei modi. Concretamente, una volta che il team si è formato, saranno stabilite alcune linee comuni.

Il concetto è che siamo tutti volontari, c’è chi ha più o meno esperienza di organizzazione eventi ma questo non è né un requisito richiesto né un motivo di esclusione né di prevaricazione.

È importante avere ruoli chiari con compiti chiari e responsabilità chiare.

Discuteremo le modalità e lo stile di lavoro e decisionale prima, poi ci orienteremo al compito.

Link per gli approfondimenti necessari

#wctrn2018

Chat preliminare WordCamp Torino 2018 – Resoconto e pensieri aggiuntivi – 20/07/2017

Dopo WordCamp Torino 2016 e 2017 è il momento di iniziare a pensare a WordCamp Torino 2018 🎉

Nel canale #wctrn si è tenuta una chat esplorativa il giorno 20 luglio 2017 alle 13 per capire se c’è interesse a organizzare un WordCamp a Torino nel 2018 e da chi.

WordCamp Torino 2017

Siamo partiti dicendo che l’edizione 2017 è stata bellissima, evviva, hip hip hurrah!

WordCamp Torino 2018

Dal momento che ci è piaciuto così tanto WCTRN2017 vorremmo ripetere nel 2018. Abbiamo raccolto parole d’ammmmore dal Piemonte al resto dell’Italia: la volontà c’è, ora si deve pensare alla logistica.

Lead Organiser 2018

Senza un lead non c’è un team, senza un team non c’è un WordCamp. Quindi l’entusiasmo è bellissimo, ma ci va qualcuno che si faccia carico di fare da referente (anche dal punto di vista legale, finanziario e rappresentativo del progetto WordPress.org) e coordinare l’organizzazione: dall’invio della domanda, alla formazione del team al suo coordinamento e infine all’esecuzione dell’evento.

Cristiano Zanca (2017) ha detto di non volersi riproporre come lead nel 2018: preferisce che ci sia alternanza tra i lead di anno in anno, come è capitato a lui dopo che Francesca nel 2016 lo ha convinto a fare il lead per il 2017.
Inoltre essendo impegnato nel coordinamento del Supporto nel forum italiano it.wordpress.org/support e nel team Themereview e in meetup locali crede di avere risorse limitate per ricoprire nuovamente quel ruolo.

Laura Sacco anche ha detto no: al momento si è fatta carico della leadership del Meetup di Torino (oltre al suo impegno in campo internazionale su Polyglots) e quindi è molto impegnata.

Francesca Marano (2016) vorrebbe farlo, ma deve verificare una cosa di lavoro che si sblocca entro ferragosto. Se tutto va come spera (e tutti sono invitati a incrociare le dita) dice sì.

Si sono anche registrati due “Piuttosto che non avere WCTRN2018, mi propongo io” di Gloria Luini e Nicola Paroldo che però deve anche verificare impegni lavorativi.

In linea di massima ci sono almeno tre potenziali candidati quindi la possibilità di un WordCamp a Torino è realistica.

Se qualcun altro vuole farsi avanti come lead, commenti qui o nel canale #wctrn.

Riserve e dubbi sulla posizione di lead organiser

Come ex lead e mentor di diversi WordCamp, capisco perfettamente che chi non ha mai organizzato un WordCamp abbia diversi dubbi e riserve in merito:

  • quanto tempo mi prenderà?
  • cosa devo fare davvero?
  • saprò gestire un team?
  • ecc…

Da un lato vorrei tranquillizzare tutti, ma anche invitarvi a essere diligenti e non prendere la cosa sotto gamba. Ogni lead gestisce il team e la comunicazione come pensa sia giusto: negli ultimi 12 mesi ho lavorato con team di 18 persone e team di 2 co-organiser e nessun altro nel team. Ogni community ha le sue peculiarità e ogni lead la propria personalità. Alcune cose però mi sento di consigliarle, soprattutto con i dati delle mentorship alla mano. Alcuni di questi commenti valgono per tutti, altri soprattutto per WordCamp abbastanza numerosi, come partecipanti e organizzatori (quindi Torino lo è).

  • Il lead deve conoscere la community locale: se è stato a 3-4 Meetup su 2o forse è meglio partecipare come volontario o organizzatore e poi riproporsi l’anno successivo.
  • Il lead deve conoscere l’handbook prima di candidarsi (anche la sezione “Become an Organiser“)
  • Il lead deve avere buone capacità di project management, problem solving e risoluzione dei conflitti: questo è particolarmente vero per un WordCamp da 300 persone con un team di più di sei persone, è meno fondamentale per WordCamp fino a 100-120 persone con un team piccolo (ma comunque da tenere in considerazione).
  • Il lead deve essere libero, come tempo e energie, per il WordCamp: su questo penso che Cristiano confermerà, non si può essere ovunque allo stesso tempo. Entrambi ci siamo occupati parallelamente del Meetup e entrambi abbiamo finito il periodo di organizzazione con la lingua a terra. In questo senso consiglio a chi vuole farsi avanti di fare l’inventario di tutti i fronti sui quali si è impegnati e mollare temporaneamente tutto quello che non è strettamente necessario.
  • Il lead deve avere una conoscenza scolastica dell’inglese o almeno non genarsi a parlarlo anche maldestramente: ci sono chiamate con Central e con il proprio mentor, che nel 99% dei casi è uno straniero. Tutti sono abituati ad avere a che fare con non-native speakers e quindi a parlare lentamente, ripetere, ecc… ma se la conoscenza è zero diventa davvero difficile.
  • Il lead dovrebbe avere una conoscenza base del progetto WordPress.org, dal momento che lo rappresenta ufficialmente.

Esperienze passate

Gloria, Nicola e Chiara hanno espresso il desiderio di fare un hangout per capire cosa vuol dire fare il lead. Io sono un po’ scettica sull’ascoltare i pareri dei lead passati e presenti, perché ognuno affronta la questione in modo diverso e ci sono molte emozioni coinvolte, che non sempre danno un quadro utile per i potenziali futuri organizzatori. Capisco però i dubbi e mi rendo disponibile come mentor di Central. Potrebbe anche essere una buona idea chiedere a qualcuno di Central ben più esperto (Rocio?) di portare avanti la discussione.

Chiara ha anche proposto di intervistare i tre lead organiser italiani che hanno già concluso l’organizzazione di almeno un WordCamp, da pubblicare su Team. Attendiamo le sue domande 😍

Candidature per il team

Abbiamo solo toccato questo argomento per ricordare che è prerogativa del lead formare il team: possono essere candidature spontanee, inviti a partecipare, ecc… Non ci sono regole in merito sulla composizione e il funzionamento del team, se non la questione locale sulla quale nel 2016 e 2017 siamo stati molto negligenti. Su questo tema Central è chiarissima:

This team should consist of 5-10 people from your immediate area who want to promote WordPress and help grow the local community. Out-of-town friends do not belong on your organizing team; though you are free to solicit advice from people anywhere, the actual organizing team should be local.

Prossimi passi

Direi di darci una deadline per vedere se qualche forse e piuttosto si trasforma in  e permettere ad altri di prendere in considerazione la cosa.

15 agosto?

Avanti con i commenti!

#wctrn2018, #wordcamp, #wordcamp-in-italia