Chat WordCamp Torino 21 Novembre – Agenda e Recap

Oggi alle 13:00 si tiene la riunione organizzativa di WordCamp Torino 2018.
Dura un’ora (se possibile meno). Alla fine, il recap viene aggiunto qui come commento.

Agenda

  • Conferma team
  • Alternanza orario chat
  • Operazioni da fare da qui alla pubblicazione del sito
    — Contenuti
    — Volontari
    — Preventivi
    — Budget
    — Numero partecipanti
    — Bozza schedule
  • Sito https://organizzarewcitalia.wordpress.com/

A dopo!

#wctrn, #wctrn2018

WordCamp Torino Call for Organisers

Dopo il recap di Laura sulle chat di brainstorming di ottobre siamo arrivati al momento della formazione della squadra che lavorerà su WordCamp Torino 2018.

Nel 2016 e 2017 le squadre sono state messe insieme un po’ a chiamata (ehi tu, vuoi occuparti di questa cosa?) oppure per alzata di mano nel canale Slack o durante i meetup di Torino. Quest’anno già nel mese di agosto più persone hanno espresso il desiderio di fare una call for organisers e quindi eccoci qui.

I ruoli da coprire sono tanti, alcuni potrebbero essere accorpati per distribuire meglio il carico di lavoro e non superare le dieci persone nel team, un numero che ci sembra ottimale. Ecco una bozza dei possibili ruoli.

Macro aree

Sponsor

Si occupa di tenere i contatti con gli sponsor e cercarne attivamente, nell’ecosistema WordPress e non solo, anche su segnalazione degli altri.

È necessario avere una conoscenza base dell’inglese perché le comunicazioni con alcuni sponsor potrebbero avvenire in questa lingua.

Il lavoro si svolge durante tutto l’arco del periodo organizzativo, compreso il giorno dell’evento con il supporto logistico agli sponsor presenti.

Contenuti

Sito e social. Si possono sicuramente riadattare molti contenuti presenti sul sito, mentre si deve pensare a una strategia per i social da implementare da subito. È importante quindi che la persona che si occuperà di questo aspetto sia in grado di preparare una strategia, gestire un piano editoriale e istruire un team di volontari che aiuterà fin da subito*.

Non è necessaria la conoscenza dell’inglese, altri membri del team possono aiutare.

Il lavoro si svolge durante tutto l’arco del periodo organizzativo e fino a un paio di settimane dopo l’evento per raccogliere i post dei partecipanti, formulare il poll post-evento, ecc…

Volontari

Per due anni abbiamo raccolto un sacco di complimenti sui nostri meravigliosi volontari, siamo sicure che anche quest’anno metteremo insieme una squadra fortissima.

Chi si occupa di volontari ha un impegno a crescere: all’inizio si tratta di ricercare i ruoli e mettere insieme un’agenda per coprire le giornate. Con l’avvicinarsi della data si passa alla selezione, formazione e poi gestione di circa trenta persone il giorno dell’evento.

Quest’anno vorremmo sperimentare con una formula provata a WordCamp Europe a Parigi: iniziare a inserire i volontari nel team nei primi mesi dell’organizzazione, per poter organizzare formazione a distanza ma anche per supportare alcuni team che hanno bisogno di aiuto fin da subito (social e speaker in primis).

È fondamentale essere organizzati, pazienti, aver voglia di accompagnare i volontari alla prima esperienza, disponibili a rispondere alle domande, ecc…

Welcome Party e After Party

Come segnalato da Laura, nelle chat è venuto fuori il desiderio di creare due eventi inclusivi, all’apertura del WordCamp e alla sua chiusura. Lo speaker dinner potrebbe diventare un aperitivo aperto a tutti, magari riservato per un’ora a speaker e sponsor e poi aperto a tutti. E sì, ci piacerebbe fare l’After Party (venue permettendo) nello stesso luogo in cui si terrà il WordCamp.

Il ruolo prevede quindi parecchia ricerca: dei locali per il primo evento, dei fornitori per il secondo. Il tutto con un occhio attendo al budget. Con l’avvicinarsi del WordCamp ci sarà poi da seguire la logistica: controllare che gli accordi siano rispettati, controllare gli RSVP, collaborare con la venue e i fornitori per l’allestimento, ecc…

Design

Stampa, swag e codice del sito. In occasione di WordCamp Torino 2018 non vorremmo procedere a un restyling come è stato fatto nel 2017. Se la persona che seguirà questo aspetto vorrà farlo (e avrà il tempo di farlo) bene, altrimenti riutilizzeremo gli elementi del 2016, magari con un cambio palette colori.

Questo ruolo prevede un impegno altalenante: nella prima fase si deve raccogliere quanto fatto, lavorare con il lead dei contenuti per capire se ci sono dei materiali da produrre (featured images, grafiche per social), raccogliere preventivi per lo swag, decidere se si vuole fare un restyling, fare il restyling. Poi c’è un periodo di relativa calma fino a circa un mese prima dell’evento quando si inizia a stampare.

È fondamentale la conoscenza del pacchetto Adobe.

Abbiamo inserito il codice in questa area perché vorremmo fare un sito semplice, senza bisogno di lavorare su GitHub, ma utilizzando la funzione “Custom CSS” prevista dai siti. Per quanto riguarda l’integrazione con CampTix (il plugin per i biglietti) Francesca potrà dare una mano.

Documentazione

Uno degli obiettivi di WordCamp Torino 2018 è lasciare una ampia documentazione del lavoro fatto in pubblico, sul modello del manuale iniziato da Londra nel 2017.

L’impegno è costante e prevede una conoscenza impeccabile dell’italiano. Questa persona lavorerà a stretto contatto con tutti, per documentare al meglio i processi di ogni area. A seconda dell’impegno potrebbe dare una mano a Contenuti.

Outreach

Questo ruolo potrebbe essere accorpato con Documentazione o Contenuti, valuteremo insieme in base alle candidature e alle disponibilità.

L’obiettivo è mettersi in contatto fin da subito con agenzie, scuole, stampa locale e nazionale, associazioni per raccontare cosa è un WordCamp, cosa è WordCamp Torino, perché partecipare, incentivare le application come speaker, ecc…

È necessaria attitudine alla comunicazione e capacità di relazionarsi con diversi gruppi. I contatti verranno messi a disposizione da tutti quelli che ne hanno 🙂

Accessibilità, Venue, Budget, Speakers, Catering

Abbiamo lasciato fuori queste aree perché pensiamo di potercene occupare direttamente, iterando su quanto fatto lo scorso anno. Se però qualcuno vuole fortemente lavorare su questi temi, fatevi avanti!

Impegno

Dipende dal ruolo, ma prevedete minimo due ore a settimana: un’ora per seguire la chat e un’ora almeno di lavoro autonomo per portare avanti i proprio compiti. Potrebbero esserci dei picchi legati a alcune attività specifiche, è necessario tenersi un po’ liberi nel giorno precedente all’evento e nei due giorni dell’evento (compresa partecipazione a Welcome Party e After Party).

Requisiti per candidarsi

Negli anni passati abbiamo sempre accolto organizzatori da fuori Torino e Piemonte, quest’anno vorremmo fare un team completamente locale. Se siete forestieri, candidatevi comunque! Potremmo aver bisogno di braccia extra, potremmo pensare di inserirvi come uditori per seguire tutto il processo e portarlo nella vostra città per far partire nuovi WordCamp. Cercheremo di inserire almeno una persona da fuori proprio per continuare l’opera di formazione e evangelizzazione.

Insomma, non siate timidi, candidatevi indipendentemente dalla vostra città di residenza.

Avete già fatto parte di WordCamp Torino negli anni precedenti? Bentornati, vi aspettiamo! Non avete mai organizzato? Benvenuti, sarà un’occasione unica!

Come candidarsi

Scrivete nei commenti chi siete, da dove venite, se siete già parte del Meetup di Torino o a altri Meetup in Italia e di cosa vorreste occuparvi.

Avete tempo fino al 19 novembre!

Dopo quella data Laura e io formeremo la squadra valutando le candidature, ma anche invitando membri della community torinese che abbiamo identificato come asset per l’organizzazione di WordCamp Torino 2018.

#wctrn, #wctrn2018

Verso il WordCamp Torino – Resoconto riunioni ottobre 2017

Nel mese di ottobre si sono tenute alcune riunioni nel canale #wctrn dello Slack italiano con il metodo del brainstorming. L’idea era far uscire idee, e confrontarsi liberamente su alcune suggestioni, senza necessità di arrivare a una decisione definitiva

Quanti e quali giorni

Nelle scorse due edizioni è stato fatto 1 giorno, due tracce, il sabato.
Il primo anno l’obiezione ai due giorni di conferenza era legata a incertezze come: e se non si candidano abbastanza speaker? E se non si vendono i biglietti?
Il secondo anno si è ripetuto lo schema che aveva funzionato bene l’anno prima.
In questo terzo anno la domanda è: va bene così o aumentiamo a due giorni?
Due giorni pro: tanta roba
Due giorni contro: tanta roba per gli organizzatori

Il dibattito evidenzia:

Contro

  • Come partecipante meglio 1 giorno con 2 track. Più facile che in questo modo riuscire a vedere quasi tutto quel che interessa, se si salta qualcosa c’è la ripresa tv e si evitano i i tempi morti (ok, c’è il networking nelle altre aree di ToolBox) che in due giorni possono rendere un po’ pesante l’esperienza.
  • Da organizzatore: 2 giorni + CD sembrano tanti. Importante avere la domenica libera per “riprendersi” e affrontare la settimana lavorativa.
  • Portare tutto l’evento a 3 giorni potrebbe far diminuire l’appeal del CD, l’evento che, soprattutto se fatto dopo, verrebbe tagliato.
  • Il costo del biglietto raddoppia (da valutare, però, in base ai costi effettivi).
  • La stanchezza degli organizzatori.

Pro

  • Raddoppio di contenuti (se due giorni da due track, pensando che he la maggioranza delle persone abbia una netta preferenza tra track dev e track content).
  • Possibilità di fare dei workshop.

Esperienza di WordCamp Brighton: 200 persone
Venerdì e sabato 1 traccia.
La singola traccia spinge a seguire talk che solitamente non si sarebbero seguiti, e lo fa basandosi sulla pigrizia, perché anche se si vorrebbe fare networking, dopo un po’ finisce che ci si ferma nella sala della conferenza. E così potrebbe capitare di seguire un interessante talk sui database o sui permalink in cinese o sulla ansia. Inoltre, a Brighton con due giorni a disposizione alcuni interventi sono stati workshop pratici

Altra esperienza: Zagabria, 1 giorno workshop, 1 giorno WordCamp, 1 giorno Contributor Day.

Domanda/dubbio
Quante persone si possono permettere di venire venerdì al WC? E quale tipologia di track si potrebbero tenere quel giorno?
Importante sarebbe, a questo proposito, fare outreach alle agenzie, in modo che mandino i propri dipendenti il venerdì, alle Università, alle scuole che usano WordPress, ecc… Le conferenze commerciali si fanno in settimana perché sono opportunità di crescita per dipendenti, aziende e freelance.

Speakers Dinner (venerdì sera dopo Contributor Day) e After Party (sabato sera dopo la conferenza): dove?

Riassunto degli anni precedenti: speakers dinner esteso a volontari e sponsor. After Party all’Astoria aperto a tutti, drink, cibo, danze.
In alcune città lo speakers dinner sta diventando un evento inclusivo, tutti sono invitati e agli speaker, sponsor e volontari si offre da bere.

In alcuni WordCamp, l’after party si fa nella venue: ad esempio a Londra, Bristol e Brighton. Dopo l’evento la venue si trasforma in altro. In tutti e tre i posti c’è stata la cena: a Londra con pie & mash, a Brighton e Bristol con ottimi buffet vegetariani. A Londra inoltre vengono affittati giochi da tavolo, videogiochi, ecc… viene un bar esterno a fare servizio.
A Brighton hanno fatto un angolo tranquillo e un angolo dance con una playlist creata dai partecipanti. A Bristol una cena molto carina e tranquilla che ha sicuramente favorito le chiacchiere.

Contro dell’AP nella stessa venue: in generale richiede uno sforzo organizzativo maggiore che un AP in un locale esterno.

Pro: incentivo ad una maggiore partecipazione.

Ancora a proposito di Contributor Day

Nella formula CD + WC, il CD il giorno precedente è un buon modo per entrare nell’atmosfera e conoscere più persone, soprattutto per chi è magari alla prima esperienza.
Vero anche il discorso che non si deve fare per forza nel we… ma siamo pur sempre in Italia, non dimentichiamolo.

Per facilitare la partecipazione:

  • tavoli entry level e tavoli più advanced
  • speech introduttivi seguiti da “mettere le mani in pasta”.

A proposito di canali di comunicazione…

L’organizzazione del wctrn sarà fatta attraverso

  • il canale #wctrn di Slack Italia, per quanto concerne le riunioni e le discussioni varie
  • l’area Team su it.wordpress.org, per recap e articoli che devono rimanere ben documentati
  • la cartella Google Drive solo come archivio.

Tutte le decisioni e le discussioni e i numeri saranno pubblici fin dall’inizio.

…e di processo di lavoro

Sarebbe bene creare una struttura e procedure che tutti rispettino per portare avanti il proprio lavoro in modo ordinato e trasparente e per rispettare il lavoro altrui.

Quindi tutti saranno chiamati a dire cosa sta rallentando il proprio lavoro, settimanalmente, e se è qualcun altro del team a non aver rispettato i tempi se ne parla e si trova una soluzione insieme, non per dare colpe ma per convivere nel migliore dei modi. Concretamente, una volta che il team si è formato, saranno stabilite alcune linee comuni.

Il concetto è che siamo tutti volontari, c’è chi ha più o meno esperienza di organizzazione eventi ma questo non è né un requisito richiesto né un motivo di esclusione né di prevaricazione.

È importante avere ruoli chiari con compiti chiari e responsabilità chiare.

Discuteremo le modalità e lo stile di lavoro e decisionale prima, poi ci orienteremo al compito.

Link per gli approfondimenti necessari

#wctrn2018

Chat preliminare WordCamp Torino 2018 – Resoconto e pensieri aggiuntivi – 20/07/2017

Dopo WordCamp Torino 2016 e 2017 è il momento di iniziare a pensare a WordCamp Torino 2018 🎉

Nel canale #wctrn si è tenuta una chat esplorativa il giorno 20 luglio 2017 alle 13 per capire se c’è interesse a organizzare un WordCamp a Torino nel 2018 e da chi.

WordCamp Torino 2017

Siamo partiti dicendo che l’edizione 2017 è stata bellissima, evviva, hip hip hurrah!

WordCamp Torino 2018

Dal momento che ci è piaciuto così tanto WCTRN2017 vorremmo ripetere nel 2018. Abbiamo raccolto parole d’ammmmore dal Piemonte al resto dell’Italia: la volontà c’è, ora si deve pensare alla logistica.

Lead Organiser 2018

Senza un lead non c’è un team, senza un team non c’è un WordCamp. Quindi l’entusiasmo è bellissimo, ma ci va qualcuno che si faccia carico di fare da referente (anche dal punto di vista legale, finanziario e rappresentativo del progetto WordPress.org) e coordinare l’organizzazione: dall’invio della domanda, alla formazione del team al suo coordinamento e infine all’esecuzione dell’evento.

Cristiano Zanca (2017) ha detto di non volersi riproporre come lead nel 2018: preferisce che ci sia alternanza tra i lead di anno in anno, come è capitato a lui dopo che Francesca nel 2016 lo ha convinto a fare il lead per il 2017.
Inoltre essendo impegnato nel coordinamento del Supporto nel forum italiano it.wordpress.org/support e nel team Themereview e in meetup locali crede di avere risorse limitate per ricoprire nuovamente quel ruolo.

Laura Sacco anche ha detto no: al momento si è fatta carico della leadership del Meetup di Torino (oltre al suo impegno in campo internazionale su Polyglots) e quindi è molto impegnata.

Francesca Marano (2016) vorrebbe farlo, ma deve verificare una cosa di lavoro che si sblocca entro ferragosto. Se tutto va come spera (e tutti sono invitati a incrociare le dita) dice sì.

Si sono anche registrati due “Piuttosto che non avere WCTRN2018, mi propongo io” di Gloria Luini e Nicola Paroldo che però deve anche verificare impegni lavorativi.

In linea di massima ci sono almeno tre potenziali candidati quindi la possibilità di un WordCamp a Torino è realistica.

Se qualcun altro vuole farsi avanti come lead, commenti qui o nel canale #wctrn.

Riserve e dubbi sulla posizione di lead organiser

Come ex lead e mentor di diversi WordCamp, capisco perfettamente che chi non ha mai organizzato un WordCamp abbia diversi dubbi e riserve in merito:

  • quanto tempo mi prenderà?
  • cosa devo fare davvero?
  • saprò gestire un team?
  • ecc…

Da un lato vorrei tranquillizzare tutti, ma anche invitarvi a essere diligenti e non prendere la cosa sotto gamba. Ogni lead gestisce il team e la comunicazione come pensa sia giusto: negli ultimi 12 mesi ho lavorato con team di 18 persone e team di 2 co-organiser e nessun altro nel team. Ogni community ha le sue peculiarità e ogni lead la propria personalità. Alcune cose però mi sento di consigliarle, soprattutto con i dati delle mentorship alla mano. Alcuni di questi commenti valgono per tutti, altri soprattutto per WordCamp abbastanza numerosi, come partecipanti e organizzatori (quindi Torino lo è).

  • Il lead deve conoscere la community locale: se è stato a 3-4 Meetup su 2o forse è meglio partecipare come volontario o organizzatore e poi riproporsi l’anno successivo.
  • Il lead deve conoscere l’handbook prima di candidarsi (anche la sezione “Become an Organiser“)
  • Il lead deve avere buone capacità di project management, problem solving e risoluzione dei conflitti: questo è particolarmente vero per un WordCamp da 300 persone con un team di più di sei persone, è meno fondamentale per WordCamp fino a 100-120 persone con un team piccolo (ma comunque da tenere in considerazione).
  • Il lead deve essere libero, come tempo e energie, per il WordCamp: su questo penso che Cristiano confermerà, non si può essere ovunque allo stesso tempo. Entrambi ci siamo occupati parallelamente del Meetup e entrambi abbiamo finito il periodo di organizzazione con la lingua a terra. In questo senso consiglio a chi vuole farsi avanti di fare l’inventario di tutti i fronti sui quali si è impegnati e mollare temporaneamente tutto quello che non è strettamente necessario.
  • Il lead deve avere una conoscenza scolastica dell’inglese o almeno non genarsi a parlarlo anche maldestramente: ci sono chiamate con Central e con il proprio mentor, che nel 99% dei casi è uno straniero. Tutti sono abituati ad avere a che fare con non-native speakers e quindi a parlare lentamente, ripetere, ecc… ma se la conoscenza è zero diventa davvero difficile.
  • Il lead dovrebbe avere una conoscenza base del progetto WordPress.org, dal momento che lo rappresenta ufficialmente.

Esperienze passate

Gloria, Nicola e Chiara hanno espresso il desiderio di fare un hangout per capire cosa vuol dire fare il lead. Io sono un po’ scettica sull’ascoltare i pareri dei lead passati e presenti, perché ognuno affronta la questione in modo diverso e ci sono molte emozioni coinvolte, che non sempre danno un quadro utile per i potenziali futuri organizzatori. Capisco però i dubbi e mi rendo disponibile come mentor di Central. Potrebbe anche essere una buona idea chiedere a qualcuno di Central ben più esperto (Rocio?) di portare avanti la discussione.

Chiara ha anche proposto di intervistare i tre lead organiser italiani che hanno già concluso l’organizzazione di almeno un WordCamp, da pubblicare su Team. Attendiamo le sue domande 😍

Candidature per il team

Abbiamo solo toccato questo argomento per ricordare che è prerogativa del lead formare il team: possono essere candidature spontanee, inviti a partecipare, ecc… Non ci sono regole in merito sulla composizione e il funzionamento del team, se non la questione locale sulla quale nel 2016 e 2017 siamo stati molto negligenti. Su questo tema Central è chiarissima:

This team should consist of 5-10 people from your immediate area who want to promote WordPress and help grow the local community. Out-of-town friends do not belong on your organizing team; though you are free to solicit advice from people anywhere, the actual organizing team should be local.

Prossimi passi

Direi di darci una deadline per vedere se qualche forse e piuttosto si trasforma in  e permettere ad altri di prendere in considerazione la cosa.

15 agosto?

Avanti con i commenti!

#wctrn2018, #wordcamp, #wordcamp-in-italia

Chat #wctrn 2017 Giovedì 23 febbraio 2017

Giovedì 23 febbraio alle 13:00 si terrà la chat settimanale del WordCamp Torino 2017 2017.torino.wordcamp.org nel canale #wctrn di https://italia-wp-community.slack.com/

Questo è l’ordine del giorno:

Come partecipare:
raggiungici nel team slack della comunità italiana sul canale#wctrn,
(segui le istruzioni a questo link se non sei ancora nel team italiano wordpress di Slack).

Ti aspettiamo per realizzare insieme uno splendido WordCamp 🙂

#wctrn2017