Cari tutti
questa sera, approfittando di un po’ di tempo libero, ho fatto una revisione del file milestones più un tot di cose che mi sono appuntata sparse.
Queste sono quelle che mi ricordo io, vi prego di aggiungere quelle che vi ricordate voi, così teniamo tutto sotto controllo in questi ultimi 9 giorni 🎉
È possibile che stiate già tutti lavorando a queste cose, ma non ne trovo traccia in giro.
Metto in ordine alfabetico, contate che queste sono davvero le cose che mi vengono in mente, sono sicura che ce ne sono altrettante che mi sono completamente sfuggite. Help 😍

Carmen

• fare ultima correzione dei poster e dei roll-up e mandare in stampa (@catortorella)
• controllare quali altre cose vanno stampate e confermare con @lasacco che si possa stampare il giorno dell’evento da Toolbox (@catortorella)
• organizzare ritiro o consegna delle t-shirt e del materiale stampato (@catortorella)
• file con programma da stampare da Toolbox il giorno dell’evento (se possibile) o proporre alternativa (@catortorella)
• piantina con indicazione sale, bagni ungendered, ecc… (avevamo fatto lo scorso anno? Boh!) (@catortorella)
• conferma preventivo e pezzi per budget con Francesca (@catortorella)
• fornire i dati del fornitore con tutti i dettagli che servono per il pagamento. Una volta ottenuti, o caricare direttamente sul sito o coordinare con @francina

Emanuele

• visita venue con @lasacco (@lasacco)
• controllo giornaliero delle fatture da emettere
• recuperare acqua (@lasacco)

Francesca

• controllare poster e dare ok stampa definitiva entro le 12:00 del 28/03 (@francina)
• creare form per iscrizione ai workshop (email da inviare entro giovedì, 29/03 con strumento Notify) (@francina)
• esportare lista biglietti per stampa badge per @catortorella con cross-check con @gessica (entro le 12:00 di mercoledì 28/03) (@francina)
• controllare le slide (@francina)
• controllare che tutti gli speaker abbiano i biglietti (@francina)
• confermare a @gessica numero partecipanti per aperitivo (@francina)
• chiedere a @glorialchemica se vuole una presentazione per il pomeriggio al tavolo Community (Meetup? WordCamp? Diventare Deputy?) (@francina)
• rivedere il budget, confermando costi con @lasacco, @catortorella e @giuliatosato (non mi sembra che ci siano altri fornitori a parte quelli gestiti da queste persone, ma correggetemi se sbaglio!) (@francina)
• decidere se e come comunicare warm up di venerdì (consultarsi con @gessica e @ljuba_davie ) (@francina)
• spingere comunicazione su workshop affinché la gente arrivi preparata (coordinare con @ljuba_davie) (@francina)
• invito sponsor warm up event (@francina)
• mandare a Giulia il link a slide contributor (@francina)
• controllo doppioni ticket per decidere se rimettere in vendita (@francina)
• scrivere agli sponsor per modificare testo non in linea con guidelines
• preparare slide per opening e closing remarks (@francina)
• coordinare computer per sale con altri emcee (@francina)
• tradurre post “Informazioni pratiche”
• tradurre post “After Party”
• preparasi sugli speaker del suo turno come emcee
• fare slide “Cosa fare per diventare Deputy”

Francesco

Controllo finale sponsor

• pagamenti
• documentazione richiesta (@francgrasso)
• biglietti (@francgrasso)
• accordi su invio swag
• accordi su setup e tear down giorno evento
• verifica che tutti i post siano stati programmati
• verifica inserimento sponsor al livello corretto nel sito e negli stampati (@francgrasso)
• quanti partecipanti ad aperitivo venerdì 6?

Gessica

• definizione team volontari (@xgessica)
• definizione turni (@xgessica)
• invitare volontari a giro di orientamento venerdì sul finire del CD e in seconda battuta sabato mattina presto (@xgessica)
• invito venerdì sera per i volontari (@xgessica)
• quanti partecipanti ad aperitivo venerdì 6? (@xgessica)
• conferma numero a La Drogheria (@xgessica)
• richiesta dati pagamento completi a La Drogheria. Come per Carmen, o caricare direttamente sul sito o coordinarsi con @francina (@xgessica)

Giulia

• definizione e pubblicazione lead: non li vedo nel post (@giuliatosato)
• preparazione slide per apertura
• preparazione slide per chiusura (servono?) anche no
• accessibilità: conferma preventivo e dati pagamento (vedi quanto già detto per Carmen e Gessica 🙂 )
• preparasi sugli speaker del suo turno come emcee
• trovare i due computer per sabato per il collegamento skype per trascrizioni
• fare prova con Vera venerdì
• sentire Vera (live transcription) per organizzazione tecnica + coordinamento con Laura per attrezzatura (@giuliatosato)

Laura

• contratto venue e preventivo per After Party (c’è una mail iniziale se non erro, ma manca la formalizzazione) (@francina)
• (vado completamente a memoria, potrei sbagliarmi) potenziamento wi-fi per il Contributor Day in Keynote (@lasacco)
• conferma catering a X giorni dall’evento come da accordi con il catering. Confermare numero anche a Francesca per budget (@lasacco)
• tavoli sponsor, se non ci sono tutti acquistare, c’è budget (@lasacco)
• logistica festa: dove, chi monta, quando? Contare che c’è mezz’ora scarsa tra la fine dell’ultimo talk e l’aperitivo (@lasacco)
• after party: coordinamento band (c’è?) (@lasacco)
• after party: giochi da tavolo (ci saranno? li cassiamo?) (@lasacco)
• aggiungere vino a After Party (@lasacco)
• come si controlla che le persone prendano solo 1 consumazione? (@lasacco)
• dati pagamento fornitori – vedi Carmen, Gessica e Giulia 😜
• post sull’After Party (@lasacco)
• preparazione slide per opening and closing remarks (chi fa le slide? chi parla? ci alterniamo? facciamo le prove? 👯‍♀️) (@lasacco)

Ljuba

Ongoing: social + blog (direi che qui non ci sono dei to do perché è tutto in corso)

Rocco

• predisporre la home in modo ottimizzato per l’evento (se non erro avevamo detto di usare i riquadri in home per mettere in evidenza alcune informazioni come nel 2017, ma potrei sbagliarmi) (@francina)
• predisporre social stream in home il giorno dell’evento (anche qui non sono sicura che avessimo deciso di fare così)
• controllare testi sponsor con guidelines Central (@francina)

Da decidere

• a che ora ci si trova il venerdì (registrazione inizia alle 10, ci sono da dividere i badge e le tshirt per i 100 del Contributor Day) (@francina)
• a che ora ci si trova il sabato (registrazione inizia alle 08:30: badge e t-shirt si organizzano il giorno prima, il lavoro grosso del sabato è il setup degli sponsor e eventuale giro venue per i volontari che non hanno fatto il giro il venerdì sera) (@francina)
• (dopo controllo budget) facciamo t-shirt staff? (@francina)

#wctrn, #wctrn2018