[WordCampTorino] La settimana dei team (aggiornamento sui lavori in corso – 12 gennaio)

Tutte le settimane i responsabili di ogni team aggiornano sull’andamento del lavoro, in relazione ai rispettivi compiti:

  • Cosa è stato fatto?
  • Cosa di ciò che era in programma non è stato fatto?
  • Quali sono i prossimi obiettivi?
  • Quali le questioni aperte?

Questa è solo una traccia di possibili contenuti, ognuno la personalizza secondo le cose che ha da dire 😉

 

Buon lavoro a tutti noi!

#wctrn, #wctrn2018

[WordCamp Torino] Call for Sponsors

Durante la riunione di Martedì 9 Gennaio sono rimasti aperti alcuni punti di cui sarebbe bene discutere al prossimo incontro.
In particolare:

  • Decidere se creare una sponsorizzazione per il Contributor Day e a quale piano renderla simile ( Silver? )
  • Specificare fin da subito gli slot disponibili per ogni piano? (se sì, il post va aggiornato ad ogni sponsorizzazione accettata)
  • Sostituire il livello Support con “in-kind” ma a questo punto va deciso se questo va pubblicizzato, e, se sì, come (slot disponibili, restrizioni, tipo di ritorno che si ottiene ecc)
  • Pacchetto After Party. Da solo poteva essere poco appetibile, ma con la news che faremo after party a TB potrebbe essere un buon incentivo. Il livello è paragonabile al Silver.
  • Combo pacchetti sponsorizzazione. Sul file ho ipotizzato dei valori. Dite la vostra.
  • Nelle descrizioni dei pacchetti sarebbe bene specificare anche la dimensione dello spazio che si ha a disposizione. A tal proposito Giulia ha già specificato in un altro post le dimensioni dei tavoli disponibili.
  • Riusciamo a tirare fuori una gallery dell’area sponsor delle scorse edizioni? Potrebbe essere un valore aggiunto alla call.

Queste e altre riflessioni sono sul file a questo LINK

#wctrn, #wctrn2018

[WordCampTorino] Chat: agenda e recap – martedì 9 gennaio 2018

Ciao!

Domani, martedì 9 gennaio prima chat dell’anno per WordCamp Torino.

Argomenti:

  1. Idee per schedule. Ho creato diverse proposte di agenda, con e senza workshop. Da discutere prima ancora di far uscire la call for speaker, nel caso non si vogliano fare i workshop.
  2. Call for Speakers. Ho creato una bozza, siete pregati di leggere, commentare. Vorrei uscire il 10/01
  3. Call for Sponsors. Deve uscire al più presto, le aziende stanno facendo il budget per il 2018 e non dobbiamo andare troppo in là.
  4. Gestione calendario editoriale blog. Grazie anche all’aiuto di Gessica, ho creato una cartella 2018 con un file per ogni post che a mio avviso è da pubblicare, mettendo insieme 2016 e 2017 per migliorare il 2018. Ovviamente Ljuba dirà se servono altri o se alcuni di questi non sono da ripetere. Ho assegnato un nome di fianco a ogni post perché penso che sia giusto che la persona che si occupa del task specifico lo scriva. Sarebbe bene che tutti i testi, indipendentemente dalla data di pubblicazione, fossero pronti entro breve (due settimane?) in modo che si possano rivedere e programmare.
  5. Messa in vendita dei biglietti. Quando? Dati da raccogliere per evitare l’overbooking del Contributor Day del 2017 🙂
  6. Milestones: WordCamp Torino è fra 87 giorni, d’ora in poi dobbiamo dedicare le giuste risorse a portare avanti questa iniziativa. Esiste un file con delle scadenze, filtrate in base al vostro nome, se vi sembrano sbagliate (vuoi perché la data è già passata, vuoi perché reputate che si possa fare diversamente) modificatele e poi controllate di rispettarle. Non importa come lo fate, ognuno usi pure il proprio strumento preferito. Ma rispettatele. Se non ce la fate, per un motivo qualsiasi che non dovete neanche dire francamente, avvertite in tempo in modo che qualcuno se ne possa fare carico al vostro posto.

Reminder

  • Tutti gli organizzatori sono caldamente invitati a partecipare alle chat, anche se non si parla del proprio task.
  • Tutti i venerdì esce qui su Team un post che chiede agli organizzatori di dire cosa hanno fatto, cosa devono fare, ecc… Tutti sono caldamente invitati a commentare, anche per dire “Non ho fatto nulla”. Questo check è importante perché tra la chat del martedì (Settimana A) e quella del giovedì (Settimana B) passano 9 giorni e soprattutto da ora in poi, entrando nel vivo dell’organizzazione, dobbiamo essere sempre aggiornati in tempo reale su come sta andando l’organizzazione. (Esempio del 5/01)

Ci vediamo domani!

#wctrn, #wctrn2018

[WordCamp Torino] Call for Speakers

Ho preparato la bozza del post, della pagina e del form per la call for speaker.
Tutti gli organizzatori sono invitati a leggere e commentare. @ljuba_davie è anche invitata a darli una forma sensata in italiano 🙂 Avete già tutti accesso al file in questione.

Vorrei pubblicare non oltre il 10/01 quindi vi prego di leggere in modo che domani durante la riunione si sollevino gli eventuali dubbi e poi si parta.

Grazie!

#wctrn, #wctrn2018

[WordCampTorino] La settimana dei team (aggiornamento sui lavori in corso – 5 gennaio)

Tutte le settimane i responsabili di ogni team aggiornano sull’andamento del lavoro, in relazione ai rispettivi compiti:

  • Cosa è stato fatto?
  • Cosa di ciò che era in programma non è stato fatto?
  • Quali sono i prossimi obiettivi?
  • Quali le questioni aperte?

Questa è solo una traccia di possibili contenuti, ognuno la personalizza secondo le cose che ha da dire 😉

Ogni responsabile di team commenta, anche se non ci sono progressi o argomenti da discutere, anche solo per dire che tutto è ok 🙂

L’aggiornamento serve come base di condivisione del lavoro fatto, e servirà come punto di partenza per la discussione settimanale su Slack. Andrà, dunque, commentato con gli aggiornamenti che avvengono fino al momento della riunione: per la riunione del martedì gli aggiornamenti dovranno essere fatti fino al martedì mattina, per la riunione del giovedì, fino al giovedì mattina.

Nel caso ci siano argomenti su cui decidere o avviare una discussione corposa, si scrive un articolo apposta.

Buon lavoro a tutti noi!

#wctrn, #wctrn2018

[WordCampTorino] Calendario riunioni gennaio

Le prossime riunioni sul canale slack #wctrn sono

  • martedì 09/01 ore 13:00
  • giovedì 18/01 ore 16:00
  • martedì 23/01 ore 13:00
  • giovedì 01/02 ore 16:00

Agenda della riunione (e recap) vengono pubblicati qui su team.

Riprendo dal post https://it.wordpress.org/team/2017/12/19/wordcamp-torino-modalita-di-comunicazione-lavoro-gestione-progetti-e-file/ perché repetita iuvant:

Ogni settimana viene pubblicato su team un post di recap e aggiornamento sullo stato avanzamento lavori, che ogni organizzatore commenta con i propri task.

Le riunioni servono al team per confrontarsi sui diversi temi legati all’organizzazione. La discussione deve essere informata, perciò nei giorni precedenti alla riunione i diversi organizzatori vengono qui e commentano il post settimanale aggiornando il resto del gruppo sulle cose fatto, ponendo domande, facendo proposte. È sempre possibile, per tutti, fare un post ad hoc per l’argomento se si ritiene importante una discussione specifica al di fuori del post settimanale.

Le riunioni su slack non sono il posto per dire cosa si è fatto quella settimana, se no si perde mezz’ora ad aggiornarsi. Gli aggiornamenti si fanno commentando il post settimanale.

Non servono, inoltre, a fare votazioni. Nel caso si debbano fare delle votazioni non si fanno in chat perché non tutti sono presenti. Si fa un post qui e si lascia un tot ragionevole di giorni per votare (2, 3, 5? Non perdiamoci con tempi lunghi).

Chi non può partecipare alla riunione è pregato di avvisare 🙂

 

#wctrn2018

[WordCamp Torino] Modalità di comunicazione, lavoro, gestione progetti e file

Ciao!
Dalla riunione di oggi e da discussioni precedenti sono emerse un po’ di difficoltà nella gestione del flusso di lavoro e degli strumenti.
Laura e io abbiamo scritto un piccolo vademecum su strumenti e modalità di comunicazione, chat, ecc…
Per favore, tutti gli organizzatori di WordCamp Torino 2018 devono mettere qui sotto un commento per confermare lettura.

Chat settimanale

A cosa serve

A confrontarsi sui diversi temi legati all’organizzazione. La discussione deve essere informata, quindi idealmente nei giorni precedenti alla riunione i diversi organizzatori vengono qui e fanno un post aggiornando il resto del gruppo sulle cose fatto, ponendo domande, facendo proposte.

A cosa non serve?

A dire cosa si è fatto quella settimana, se no si perde mezz’ora ad aggiornarsi. Non è sempre stato così, è una cosa che mi è venuta in mente mentre scrivevo la proposta speaker e ho pensato che sarebbe stato bello passare subito alla fase attiva. Mi sembra che siate d’accordo quindi la farei diventare una prassi.

A fare votazioni. Nel caso si debbano fare delle votazioni non si fanno in chat perché non tutti sono presenti. Si fa un post qui e si lascia un tot ragionevole di giorni per votare (2, 3, 5? Non perdiamoci con tempi lunghi).

Orari e luogo

Come deciso dal gruppo, la chat si tiene in due orari alternativi per facilitare la partecipazione, sul canale Slack di WordCamp Torino (#wctrn):

  • Settimana A, martedì ore 13, Laura o Francesca moderano
  • Settimana B, giovedì ore 16, Carmen o Giulia moderano

A ripetere.
Tutti gli organizzatori sono caldamente invitati a partecipare, è importante sentire il pensiero di tutti.
Calendario prossimi incontri dicembre/gennaio:

  • 28/12 ore 16:00
  • 02/01 ore 13:00 (dite se volete fare, forse saremo in vacanza tutti? Io non ci sono)
  • 11/01 ore 16:00
  • 16/01 ore 13:00
  • 25/01 ore 16:00
  • 30/01 ore 13:00

Tempi e OT

Evitiamo gli OT per favore, idealmente dovremmo stare in 45 minuti in modo che poi ci siano 15 minuti per il recap e tutti a pranzo!

Comunicazione asincrona e documentazione

Oltre alle chat in calendario, il canale è sempre aperto per discutere insieme tutto quello che serve per organizzare il WordCamp in modalità asincrona. Questo però genera il problema della dispersione delle informazioni perché i canali Slack gratuiti hanno un limite di dieci mila messaggi.
Per ovviare a questo inconveniente, invito tutti gli organizzatori a usare questo blog, il cosiddetto Team.
La scorsa settimana ad esempio abbiamo fatto un paio di scambi molto interessanti sul design del tema e se non li riportiamo qui tra poco si perderanno. @catortorella @ljuba_davie @d4z_c0nf riuscite a riassumere qui? Così lo inseriamo nell’handbook.

Il senso è: tutte le volte che ci viene da discutere qualcosa, non limitiamoci a parlarne su Slack, ma postiamo qui e poi discutiamo, o discutiamo e poi postiamo in modo che resti traccia della conversazione.

Gli strumenti

Abbiamo deciso di usare pochi strumenti, ecco quali e come andrebbero usati:

Team

Questo blog. Qui ci vanno:

  • aggiornamenti su quello che stiamo facendo, proposte da discutere con il resto del team
  • agenda della riunioni
  • recap delle riunioni
  • recap di conversazioni asincrone su Slack
  • votazioni nel caso si rendano necessarie.

Slack

  • chat settimanale
  • discussioni estemporanee (che però vanno documentate qui su Team)

Drive

Archivio di file.

File Milestones

Questo file è molto importante, perché dà il ritmo e le scadenze al nostro lavoro. Le date che vedete dentro potrebbero essere un po’ farlocche perché sono calcolate con una formula matematica, che potrebbe anche non essere giusta.
Nei prossimi giorni rivedrò le scadenze in ordine di priorità e posterò qui per richiamare la vostra attenzione sui prossimi step importanti.

Modalità di lavoro

Dopo la pubblicazione del file Milestones definitivo vi invito a lavorare in autonomia il più possibile, riportando sempre qui su Team quello che avete fatto.

In parole povere, se la scadenza di un determinato task è il giorno X, non aspettatevi che qualcun altro ve lo ricordi 🙂
Se per un motivo qualsiasi, e ce ne sono mille e tutti validi, non potete fare una cosa nei tempi previsti, avvertite. In alcuni casi si potrà tranquillamente rimandare, in altri magari qualcuno dovrà prendere in mano al posto vostro.

Meglio dire “Io questo proprio non posso farlo” e allora si decide insieme quanto sia importante quel task: ha senso assegnarlo a altri? Meglio lasciar perdere e via? Lo vedremo insieme di volta in volta.

Proposta: checkup settimanale

Una cosa molto utile fatta a WordCamp Europe 2017 era il bot che chiedeva agli organizzatori su cosa avessero lavorato, difficoltà, ecc…
Siccome su Slack gratuito non si può fare, propongo di usare Team: programmiamo un post il venerdì mattina che invita gli organizzatori a commentare con la propria settimana, in modo che tutti siano aggiornati su cosa ognuno sta facendo.

Ora forse non stiamo facendo molto, ma vi assicuro che da gennaio tutti avranno task da portare avanti settimanalmente. Questo è un modo anche per aiutarsi a vicenda: ci sono dei temi che restano dormienti fino al WordCamp, altri che hanno tanto lavoro ora e poco verso la fine. Sapere cosa stanno facendo gli altri aiuta a sentirsi responsabili del progetto in modo collettivo.
Tradotto: se voi avete fatto una cosa e un vostro compagno 123, magari potete spartirvi il lavoro 😉

Cosa ne pensate?

#wctrn2018

[WordCampTorino] Chat: agenda e recap – martedì 19 dicembre 2017

Ciao!
Domani 19 dicembre chat settimanale per WordCamp Torino 2018.
Come annunciato nel recap della scorsa settimana i temi sono:

  • speaker (nel senso di schedule, stanze, workshop sì, no)
  • sponsor (livelli, perks, in-kind)
  • gestione email

Per decidere sugli sponsor abbiamo bisogno di informazioni da @lasacco capire distribuzione sponsor, tavolini e attrezzature.

Per quanto riguarda gli speaker metto nei commenti le mie riflessioni e poi possiamo discutere domani. Sempre nei commenti metto alcune note sulla gestione della posta.

A domani!

#wctrn, #wctrn2018

Il Team di WordCamp Torino 2018 e il sito

Ciao a tutti
con grande emozione annunciamo la messa online del sito di WordCamp Torino 2018: https://2018.torino.wordcamp.org

Per il momento non ci sono molti contenuti, se non una pagina che dice dove e quando ci vediamo, il Codice di Condotta e il form di contatto. Potete lasciare il vostro indirizzo email per restare informati sugli sviluppi.

La pagina Organizzatori non c’è ancora, ecco quindi un annuncio ufficioso con la composizione del team.

Francesca Marano e Laura Sacco

Co-lead organisers: Francesca in particolare si occupa di budget e speaker e Laura di venue, catering e after party.

Carmen Tortorella

Design e swag. Carmen torna per il terzo anno a occuparsi della grafica di WordCamp Torino. Per quest’anno ha immaginato una nuova palette e la potete già vedere nel sito e nei social.

Emanuele Cescon

Outreach. Emanuele si occuperà di contattare agenzie, scuole, associazioni che usano WordPress o che insegnano WordPress per raccontare del WordCamp e aumentare il numero di partecipanti locali.

Francesco Grasso

Sponsor. Francesco si occuperà di trovare dei partner che ci aiutino, con delle donazioni in denaro o in beni.

Gessica Peretti

Volontari. Gessica formerà e coordinerà la squadra di volontari di WordCamp Torino 2018 che rendono possibile una giornata come questa.

Giulia Tosato

Documentazione. Giulia creerà un sito con il manuale dell’organizzatore dove documenteremo cosa stiamo facendo a Torino a beneficio del prossimo team di organizzatori e di tutti i WordCamp che verranno.

Ljuba Daviè

Comunicazione. Ljuba coordina tutto quello che WordCamp Torino comunica all’esterno: sito, social, eventuale comunicato da usare per Outreach. Questo ruolo prevede una grande quantità di lavoro, per questo Ljuba fin da subito sarà affiancata da un paio di volontari: Daniela Scapoli, già speaker al primo WordCamp Torino e poi volontaria nel 2017, darà una mano con la revisione dei testi esistenti e Giulia Robert aiuterà con i social.

Rocco Aliberti

Sito. Rocco è il nostro sviluppatore di riferimento e ci aiuta a tradurre i colori di Carmen e le parole di Ljuba in un sito facilmente utilizzabile dei partecipanti.

Cosa manca?

Ci sono alcune cose un po’ scoperte: qualcuno che si occupi dell’eventuale serata speaker/volontari/sponsor, qualcuno che si occupi dell’accessibilità. Per il momento sembra che riusciremo a coprire anche queste voci con il team esistente, se si rendesse necessario aiuto aggiuntivo non esiteremo a chiedere a tutti di dare un contributo alla riuscita di WordCamp Torino 2018.

Vi aspettiamo a Torino il 6 e 7 aprile 2018!

#wctrn, #wctrn2018

[WordCampTorino] Chat: agenda e recap – giovedì 14 dicembre 2017

Ciao a tutti!
Riunione oggi alle 16:00.

Temi:

  • Sito 1.0
  • Budget review con Rocio
  • Qualche idea per speaker e sponsor

A più tardi!

#wctrn, #wctrn2018