Italia
Questo è il sito italiano per organizzare e gestire la collaborazione su tutti i temi che riguardano WordPress: core, supporto, meta, community, polyglots e molti altri.
Partecipa anche tu, il tuo contributo è prezioso
Se vuoi richiedere l’inserimento nel glossario di nuovi termini, leggi prima la procedura.
Presenti: Laura, Giulia, Francesca, Gessica.
Agenda:
Considerazioni su After Party subito dopo la conferenza, a Toolbox.
Quello a cui dobbiamo prestare molta attenzione sono tempi e spazi.
Tempi per allestimento:
Spazi:
Attendiamo preventivi per prendere decisioni in merito all’afterparty.
Valutiamo ipotesi di fare menù direttamente vegetariano, così da facilitare la gestione delle varie diete e forse anche risparmiare.
da avere possibilmente online prima di WordCamp Roma. Carmen aggiorna il logo e mettiamo online con il tema base e le informazioni minime necessarie: date, luogo, codice di condotta. Vediamo se mettere anche già i biglietti in vendita.
Contratto con venue firmato, inviato a Central per controfirma. il modello usato può rimanere nella documentazione. Eventuale contratto per afterparty sarà separato.
Chiesti o da chiedere a breve preventivi/sponsorizzazioni come lo scorso anno:
Giovedì 7 Francesca ha call con central per il budget.
Due chat sincrone di seguito sono state poco partecipate, vediamo se è un caso o se dobbiamo rivedere gli appuntamenti.
Invito a tutti gli organizzatori: per favore avvertite se non potete essere presenti 🙂
Giovedì 14 ore 16.
Ordine del giorno: punti sospesi da ultima riunione.
Presenti: Giulia, Carmen, Rocco, Gessica
lo prepara Carmen, va inviato a Central con testo introduttivo.
Nelle prossime settimane, non appena il contratto è rimandato a Central e il budget approvato, e quindi vengono pubblicate le date.
Contenuti, colori, logo? E Rocco può iniziare a vedere il tema da usare, c’è quello nuovo che si potrebbe usare
Se ne è parlato su slack fuori dalla riunione, c’è doc di Francesca (https://italia-wp-community.slack.com/files/U067DD2LF/F850ZUFCJ/Idee_Contenuti) di idee con cui Ljuba concorda.
Ci sono da trovare persone di supporto per questo.
Per alcuni ruoli è bene gestire le comunicazioni direttamente dalla mail comune; per altri può andare bene mettere in copia l’indirizzo comune.
Possiamo fare che una sola persona gestisce la mail e smista a chi di dovere? Poco percorribile perché alcuni devono spedire da quell’indirizzo.
1. chi legge un messaggio e non risponde/non lo gestisce/non era per l*i *lo rimette da leggere*
2: ogni volta che un organizzatore non utilizza la mail di wctrn ma una sua personale, deve mettere wctrn in copia (per il discorso del tenere traccia a livello di documentazione)
3: *una sola persona si occupa di rispondere a richieste info generiche*, richieste da attendee ecc. tutto quello cioè che non ricade sotto venue o catering o speaker o volontari ecc
Siccome siamo pochi alla riunione per parlare di altre cose, che quindi rimandiamo, come
Prossima riunione: martedì 5 ore 13
Giovedì 30 novembre si terrà la riunione settimanale degli organizzatori di WordCamp Torino 2018. Tutti sono invitati a partecipare, ma per gli organizzatori ci sono anche un po’ di compiti a casa 🙂 Entro giovedì pubblicheremo anche l’ordine del giorno, ma intanto ecco alcune risorse da tenere sempre a mente:
Questa cartella è condivisa con tutti gli organizzatori e il team Community internazionale. Non è (o almeno non dovrebbe, ma mi impappino sempre con i permessi di Drive 🙂 ) essere visibile al mondo perché contiene anche dati sensibili (fatture partecipanti, numeri di telefono speaker, ecc…). Se un membro della Community italiana, in particolare organizzatori di futuri WordCamp volessero l’accesso, per favore mandate un massaggio a me (@francina) o @lasacco su Slack.
Al suo interno ci sono tutte le cartelle che mi sembravano necessarie. Quindi prima di chiedere “Dov’è questa cosa (logo, comunicato stampa, preventivo), facciamo un giro lì.
All’interno della cartella c’è un file importantissimo per l’organizzazione del WordCamp: si chiama “WordCamp Torino 2018 Milestones/Level of Effort“.
Ignorate tranquillamente il primo tab (Milestones), concentratevi sul secondo (Task Dates): lì c’è una tabella con tutte le operazioni da fare da qui al 07/04. @catortorella e @ljuba lo conoscono perché lo abbiamo usato il primo anno, lo scorso anno non so se lo abbiamo usato. Il sistema è semplice:
Nella colonna E, le date sono calcolate in base a quello che vedete nella cella B1, ovvero la data dell’evento. Le date sono in formato americano, sono comode perché vedete prima il mese. È tutto molto fluido, quindi se vedete qualcosa assegnato a voi in una data che non ha senso (tipo preventivi magliette per oggi), modificate pure. La formula è abbastanza intuitiva, data dell’evento meno giorni all’evento. Potete anche mettere la data senza usare la formula e via 🙂
È un work in progress, ad esempio non c’è nulla di Outreach e Documentazione perché sono ruoli che ci stiamo inventando 🙂
Ad oggi non c’è ahimè modo di controllare se sono state fatte delle modifiche alla documentazione sul sito Make Community, quindi:
Buon lavoro!
Oggi alle 13:00 si tiene la riunione organizzativa di WordCamp Torino 2018.
Dura un’ora (se possibile meno). Alla fine, il recap viene aggiunto qui come commento.
A dopo!
Dopo il recap di Laura sulle chat di brainstorming di ottobre siamo arrivati al momento della formazione della squadra che lavorerà su WordCamp Torino 2018.
Nel 2016 e 2017 le squadre sono state messe insieme un po’ a chiamata (ehi tu, vuoi occuparti di questa cosa?) oppure per alzata di mano nel canale Slack o durante i meetup di Torino. Quest’anno già nel mese di agosto più persone hanno espresso il desiderio di fare una call for organisers e quindi eccoci qui.
I ruoli da coprire sono tanti, alcuni potrebbero essere accorpati per distribuire meglio il carico di lavoro e non superare le dieci persone nel team, un numero che ci sembra ottimale. Ecco una bozza dei possibili ruoli.
Si occupa di tenere i contatti con gli sponsor e cercarne attivamente, nell’ecosistema WordPress e non solo, anche su segnalazione degli altri.
È necessario avere una conoscenza base dell’inglese perché le comunicazioni con alcuni sponsor potrebbero avvenire in questa lingua.
Il lavoro si svolge durante tutto l’arco del periodo organizzativo, compreso il giorno dell’evento con il supporto logistico agli sponsor presenti.
Sito e social. Si possono sicuramente riadattare molti contenuti presenti sul sito, mentre si deve pensare a una strategia per i social da implementare da subito. È importante quindi che la persona che si occuperà di questo aspetto sia in grado di preparare una strategia, gestire un piano editoriale e istruire un team di volontari che aiuterà fin da subito*.
Non è necessaria la conoscenza dell’inglese, altri membri del team possono aiutare.
Il lavoro si svolge durante tutto l’arco del periodo organizzativo e fino a un paio di settimane dopo l’evento per raccogliere i post dei partecipanti, formulare il poll post-evento, ecc…
Per due anni abbiamo raccolto un sacco di complimenti sui nostri meravigliosi volontari, siamo sicure che anche quest’anno metteremo insieme una squadra fortissima.
Chi si occupa di volontari ha un impegno a crescere: all’inizio si tratta di ricercare i ruoli e mettere insieme un’agenda per coprire le giornate. Con l’avvicinarsi della data si passa alla selezione, formazione e poi gestione di circa trenta persone il giorno dell’evento.
Quest’anno vorremmo sperimentare con una formula provata a WordCamp Europe a Parigi: iniziare a inserire i volontari nel team nei primi mesi dell’organizzazione, per poter organizzare formazione a distanza ma anche per supportare alcuni team che hanno bisogno di aiuto fin da subito (social e speaker in primis).
È fondamentale essere organizzati, pazienti, aver voglia di accompagnare i volontari alla prima esperienza, disponibili a rispondere alle domande, ecc…
Come segnalato da Laura, nelle chat è venuto fuori il desiderio di creare due eventi inclusivi, all’apertura del WordCamp e alla sua chiusura. Lo speaker dinner potrebbe diventare un aperitivo aperto a tutti, magari riservato per un’ora a speaker e sponsor e poi aperto a tutti. E sì, ci piacerebbe fare l’After Party (venue permettendo) nello stesso luogo in cui si terrà il WordCamp.
Il ruolo prevede quindi parecchia ricerca: dei locali per il primo evento, dei fornitori per il secondo. Il tutto con un occhio attendo al budget. Con l’avvicinarsi del WordCamp ci sarà poi da seguire la logistica: controllare che gli accordi siano rispettati, controllare gli RSVP, collaborare con la venue e i fornitori per l’allestimento, ecc…
Stampa, swag e codice del sito. In occasione di WordCamp Torino 2018 non vorremmo procedere a un restyling come è stato fatto nel 2017. Se la persona che seguirà questo aspetto vorrà farlo (e avrà il tempo di farlo) bene, altrimenti riutilizzeremo gli elementi del 2016, magari con un cambio palette colori.
Questo ruolo prevede un impegno altalenante: nella prima fase si deve raccogliere quanto fatto, lavorare con il lead dei contenuti per capire se ci sono dei materiali da produrre (featured images, grafiche per social), raccogliere preventivi per lo swag, decidere se si vuole fare un restyling, fare il restyling. Poi c’è un periodo di relativa calma fino a circa un mese prima dell’evento quando si inizia a stampare.
È fondamentale la conoscenza del pacchetto Adobe.
Abbiamo inserito il codice in questa area perché vorremmo fare un sito semplice, senza bisogno di lavorare su GitHub, ma utilizzando la funzione “Custom CSS” prevista dai siti. Per quanto riguarda l’integrazione con CampTix (il plugin per i biglietti) Francesca potrà dare una mano.
Uno degli obiettivi di WordCamp Torino 2018 è lasciare una ampia documentazione del lavoro fatto in pubblico, sul modello del manuale iniziato da Londra nel 2017.
L’impegno è costante e prevede una conoscenza impeccabile dell’italiano. Questa persona lavorerà a stretto contatto con tutti, per documentare al meglio i processi di ogni area. A seconda dell’impegno potrebbe dare una mano a Contenuti.
Questo ruolo potrebbe essere accorpato con Documentazione o Contenuti, valuteremo insieme in base alle candidature e alle disponibilità.
L’obiettivo è mettersi in contatto fin da subito con agenzie, scuole, stampa locale e nazionale, associazioni per raccontare cosa è un WordCamp, cosa è WordCamp Torino, perché partecipare, incentivare le application come speaker, ecc…
È necessaria attitudine alla comunicazione e capacità di relazionarsi con diversi gruppi. I contatti verranno messi a disposizione da tutti quelli che ne hanno 🙂
Abbiamo lasciato fuori queste aree perché pensiamo di potercene occupare direttamente, iterando su quanto fatto lo scorso anno. Se però qualcuno vuole fortemente lavorare su questi temi, fatevi avanti!
Dipende dal ruolo, ma prevedete minimo due ore a settimana: un’ora per seguire la chat e un’ora almeno di lavoro autonomo per portare avanti i proprio compiti. Potrebbero esserci dei picchi legati a alcune attività specifiche, è necessario tenersi un po’ liberi nel giorno precedente all’evento e nei due giorni dell’evento (compresa partecipazione a Welcome Party e After Party).
Negli anni passati abbiamo sempre accolto organizzatori da fuori Torino e Piemonte, quest’anno vorremmo fare un team completamente locale. Se siete forestieri, candidatevi comunque! Potremmo aver bisogno di braccia extra, potremmo pensare di inserirvi come uditori per seguire tutto il processo e portarlo nella vostra città per far partire nuovi WordCamp. Cercheremo di inserire almeno una persona da fuori proprio per continuare l’opera di formazione e evangelizzazione.
Insomma, non siate timidi, candidatevi indipendentemente dalla vostra città di residenza.
Avete già fatto parte di WordCamp Torino negli anni precedenti? Bentornati, vi aspettiamo! Non avete mai organizzato? Benvenuti, sarà un’occasione unica!
Scrivete nei commenti chi siete, da dove venite, se siete già parte del Meetup di Torino o a altri Meetup in Italia e di cosa vorreste occuparvi.
Avete tempo fino al 19 novembre!
Dopo quella data Laura e io formeremo la squadra valutando le candidature, ma anche invitando membri della community torinese che abbiamo identificato come asset per l’organizzazione di WordCamp Torino 2018.
Nel mese di ottobre si sono tenute alcune riunioni nel canale #wctrn dello Slack italiano con il metodo del brainstorming. L’idea era far uscire idee, e confrontarsi liberamente su alcune suggestioni, senza necessità di arrivare a una decisione definitiva
Nelle scorse due edizioni è stato fatto 1 giorno, due tracce, il sabato.
Il primo anno l’obiezione ai due giorni di conferenza era legata a incertezze come: e se non si candidano abbastanza speaker? E se non si vendono i biglietti?
Il secondo anno si è ripetuto lo schema che aveva funzionato bene l’anno prima.
In questo terzo anno la domanda è: va bene così o aumentiamo a due giorni?
Due giorni pro: tanta roba
Due giorni contro: tanta roba per gli organizzatori
Il dibattito evidenzia:
Esperienza di WordCamp Brighton: 200 persone
Venerdì e sabato 1 traccia.
La singola traccia spinge a seguire talk che solitamente non si sarebbero seguiti, e lo fa basandosi sulla pigrizia, perché anche se si vorrebbe fare networking, dopo un po’ finisce che ci si ferma nella sala della conferenza. E così potrebbe capitare di seguire un interessante talk sui database o sui permalink in cinese o sulla ansia. Inoltre, a Brighton con due giorni a disposizione alcuni interventi sono stati workshop pratici
Altra esperienza: Zagabria, 1 giorno workshop, 1 giorno WordCamp, 1 giorno Contributor Day.
Domanda/dubbio
Quante persone si possono permettere di venire venerdì al WC? E quale tipologia di track si potrebbero tenere quel giorno?
Importante sarebbe, a questo proposito, fare outreach alle agenzie, in modo che mandino i propri dipendenti il venerdì, alle Università, alle scuole che usano WordPress, ecc… Le conferenze commerciali si fanno in settimana perché sono opportunità di crescita per dipendenti, aziende e freelance.
Riassunto degli anni precedenti: speakers dinner esteso a volontari e sponsor. After Party all’Astoria aperto a tutti, drink, cibo, danze.
In alcune città lo speakers dinner sta diventando un evento inclusivo, tutti sono invitati e agli speaker, sponsor e volontari si offre da bere.
In alcuni WordCamp, l’after party si fa nella venue: ad esempio a Londra, Bristol e Brighton. Dopo l’evento la venue si trasforma in altro. In tutti e tre i posti c’è stata la cena: a Londra con pie & mash, a Brighton e Bristol con ottimi buffet vegetariani. A Londra inoltre vengono affittati giochi da tavolo, videogiochi, ecc… viene un bar esterno a fare servizio.
A Brighton hanno fatto un angolo tranquillo e un angolo dance con una playlist creata dai partecipanti. A Bristol una cena molto carina e tranquilla che ha sicuramente favorito le chiacchiere.
Contro dell’AP nella stessa venue: in generale richiede uno sforzo organizzativo maggiore che un AP in un locale esterno.
Pro: incentivo ad una maggiore partecipazione.
Nella formula CD + WC, il CD il giorno precedente è un buon modo per entrare nell’atmosfera e conoscere più persone, soprattutto per chi è magari alla prima esperienza.
Vero anche il discorso che non si deve fare per forza nel we… ma siamo pur sempre in Italia, non dimentichiamolo.
Per facilitare la partecipazione:
L’organizzazione del wctrn sarà fatta attraverso
Tutte le decisioni e le discussioni e i numeri saranno pubblici fin dall’inizio.
Sarebbe bene creare una struttura e procedure che tutti rispettino per portare avanti il proprio lavoro in modo ordinato e trasparente e per rispettare il lavoro altrui.
Quindi tutti saranno chiamati a dire cosa sta rallentando il proprio lavoro, settimanalmente, e se è qualcun altro del team a non aver rispettato i tempi se ne parla e si trova una soluzione insieme, non per dare colpe ma per convivere nel migliore dei modi. Concretamente, una volta che il team si è formato, saranno stabilite alcune linee comuni.
Il concetto è che siamo tutti volontari, c’è chi ha più o meno esperienza di organizzazione eventi ma questo non è né un requisito richiesto né un motivo di esclusione né di prevaricazione.
È importante avere ruoli chiari con compiti chiari e responsabilità chiare.
Discuteremo le modalità e lo stile di lavoro e decisionale prima, poi ci orienteremo al compito.
Per tutto il mese di ottobre, le riunioni settimanali saranno condotte a brainstorming e accoglieranno gli interventi di chiunque voglia dire la propria opinione e in massima libertà, anche in modo asincrono rispetto alla riunione stessa. Lo scopo è fare emergere idee, dubbi, suggerimenti, perplessità. I resoconti saranno delle sintesi delle discussioni e non riporteranno in modo puntuale né i partecipanti, né le opinioni dei singoli.
Negli anni passati il Contributor Day si è sempre svolto il venerdì, un giorno prima del WordCamp. Siamo sicuri che sia la scelta giusta? Ne abbiamo parlato martedì 3, durante la riunione inaugurale per WordCamp Torino 2018.
I pro e i contro sono più o meno i seguenti:
Viene solo chi sa già cosa è un Contributor Day —> Opportunità: comunicazione da ora ad aprile a tappeto, su Rosetta, sul blog del WordCamp, ai Meetup.
Si può usare il giorno del WordCamp per pubblicizzare l’evento.
Dopo la riunione di martedì 10 durante la quale esploreremo la questioni giorni e durata del WordCamp, apriremo un poll per votare su quando fare il Contributor Day.
Contribuzione (quindi persone che già sanno come si fa) o outreach (ovvero evangelizzare e iniziare le persone alla contribuzione).
Su questo siamo abbastanza tutti d’accordo che è tutti e due, ma che è necessario strutturare meglio i gruppi per venire incontro alle esigenze di chi inizia e di chi è esperto.
Molte persone hanno iniziato a contribuire proprio durante i Contributor Day perché c’è una atmosfera vivace e coinvolgente, peccato perderla in favore di una giornata di solo lavoro.
Si deve iniziare la giornata in modo più incisivo: con un talk di apertura che serva a a spiegare, accogliere, orientare.
Un angolo in cui si spiega cos’è il Contributor Day, come si contribuisce a WordPress, dubbi, domande, non rivolti a un team in particolare, ma proprio al progetto in generale.
Occhio di riguardo ai principianti da instradare, mentorship, domande, etc…
Fateci sapere cosa ne pensate! Ci vediamo martedì 10 ottobre.
*Questa argomentazione è la meno forte. I WordCamp sono espressione della community locale, quindi con tutto l’amore per i forestieri, ci concentriamo sui torinesi che non dovranno prenotare hotel.
WordCamp Torino ha inviato la propria candidatura per il 2018.
Uno degli obiettivi è documentare pubblicamente tutto il processo per favorire la trasparenza, ma anche per lasciare una roadmap per chi verrà dopo, a Torino e non solo.
Posteremo aggiornamenti qui dopo le riunioni e stiamo pensando di creare un manuale online sulla falsariga di Londra.
Raggiungeteci sul canale wctrn di Slack per seguire gli sviluppi del nostro WordCamp.
Ci vediamo a Torino ad aprile!
Dopo WordCamp Torino 2016 e 2017 è il momento di iniziare a pensare a WordCamp Torino 2018 🎉
Nel canale #wctrn si è tenuta una chat esplorativa il giorno 20 luglio 2017 alle 13 per capire se c’è interesse a organizzare un WordCamp a Torino nel 2018 e da chi.
Siamo partiti dicendo che l’edizione 2017 è stata bellissima, evviva, hip hip hurrah!
Dal momento che ci è piaciuto così tanto WCTRN2017 vorremmo ripetere nel 2018. Abbiamo raccolto parole d’ammmmore dal Piemonte al resto dell’Italia: la volontà c’è, ora si deve pensare alla logistica.
Senza un lead non c’è un team, senza un team non c’è un WordCamp. Quindi l’entusiasmo è bellissimo, ma ci va qualcuno che si faccia carico di fare da referente (anche dal punto di vista legale, finanziario e rappresentativo del progetto WordPress.org) e coordinare l’organizzazione: dall’invio della domanda, alla formazione del team al suo coordinamento e infine all’esecuzione dell’evento.
Cristiano Zanca (2017) ha detto di non volersi riproporre come lead nel 2018: preferisce che ci sia alternanza tra i lead di anno in anno, come è capitato a lui dopo che Francesca nel 2016 lo ha convinto a fare il lead per il 2017.
Inoltre essendo impegnato nel coordinamento del Supporto nel forum italiano it.wordpress.org/support e nel team Themereview e in meetup locali crede di avere risorse limitate per ricoprire nuovamente quel ruolo.
Laura Sacco anche ha detto no: al momento si è fatta carico della leadership del Meetup di Torino (oltre al suo impegno in campo internazionale su Polyglots) e quindi è molto impegnata.
Francesca Marano (2016) vorrebbe farlo, ma deve verificare una cosa di lavoro che si sblocca entro ferragosto. Se tutto va come spera (e tutti sono invitati a incrociare le dita) dice sì.
Si sono anche registrati due “Piuttosto che non avere WCTRN2018, mi propongo io” di Gloria Luini e Nicola Paroldo che però deve anche verificare impegni lavorativi.
In linea di massima ci sono almeno tre potenziali candidati quindi la possibilità di un WordCamp a Torino è realistica.
Se qualcun altro vuole farsi avanti come lead, commenti qui o nel canale #wctrn.
Come ex lead e mentor di diversi WordCamp, capisco perfettamente che chi non ha mai organizzato un WordCamp abbia diversi dubbi e riserve in merito:
Da un lato vorrei tranquillizzare tutti, ma anche invitarvi a essere diligenti e non prendere la cosa sotto gamba. Ogni lead gestisce il team e la comunicazione come pensa sia giusto: negli ultimi 12 mesi ho lavorato con team di 18 persone e team di 2 co-organiser e nessun altro nel team. Ogni community ha le sue peculiarità e ogni lead la propria personalità. Alcune cose però mi sento di consigliarle, soprattutto con i dati delle mentorship alla mano. Alcuni di questi commenti valgono per tutti, altri soprattutto per WordCamp abbastanza numerosi, come partecipanti e organizzatori (quindi Torino lo è).
Gloria, Nicola e Chiara hanno espresso il desiderio di fare un hangout per capire cosa vuol dire fare il lead. Io sono un po’ scettica sull’ascoltare i pareri dei lead passati e presenti, perché ognuno affronta la questione in modo diverso e ci sono molte emozioni coinvolte, che non sempre danno un quadro utile per i potenziali futuri organizzatori. Capisco però i dubbi e mi rendo disponibile come mentor di Central. Potrebbe anche essere una buona idea chiedere a qualcuno di Central ben più esperto (Rocio?) di portare avanti la discussione.
Chiara ha anche proposto di intervistare i tre lead organiser italiani che hanno già concluso l’organizzazione di almeno un WordCamp, da pubblicare su Team. Attendiamo le sue domande 😍
Abbiamo solo toccato questo argomento per ricordare che è prerogativa del lead formare il team: possono essere candidature spontanee, inviti a partecipare, ecc… Non ci sono regole in merito sulla composizione e il funzionamento del team, se non la questione locale sulla quale nel 2016 e 2017 siamo stati molto negligenti. Su questo tema Central è chiarissima:
This team should consist of 5-10 people from your immediate area who want to promote WordPress and help grow the local community. Out-of-town friends do not belong on your organizing team; though you are free to solicit advice from people anywhere, the actual organizing team should be local.
Direi di darci una deadline per vedere se qualche forse e piuttosto si trasforma in sì e permettere ad altri di prendere in considerazione la cosa.
15 agosto?
Avanti con i commenti!
Giovedì 23 febbraio alle 13:00 si terrà la chat settimanale del WordCamp Torino 2017 2017.torino.wordcamp.org nel canale #wctrn di https://italia-wp-community.slack.com/
Questo è l’ordine del giorno:
Come partecipare:
raggiungici nel team slack della comunità italiana sul canale#wctrn,
(segui le istruzioni a questo link se non sei ancora nel team italiano wordpress di Slack).
Ti aspettiamo per realizzare insieme uno splendido WordCamp 🙂
