[WordCampTorino] Chat Recap – martedì 29 Gennaio 2019 ore 13:00

Presenti: Laura, Francesca, Gessica, Katia, Antonio e Emanuele

Speaker:
31 speaker di cui 22 uomini (4 locals) e 9 donne (1 locals).
Pochissimi talk sviluppatori. La scadenza delle proposte confermata per il 31 gennaio.
Swag:
Trovato un possibile fornitore con i prezzi migliori. Il budget non è sufficiente, al momento, a coprire tante proposte, quindi si dovrà scegliere maglietta + borsa oppure tazza + borsa, ma è prematuro valutare.
Sponsor:
Dopo il 31 inizierà la pubblicazione dei post di ringraziamento. Bisogna comunque coinvolgere ancora degli sponsor, magari locali. Verrà fatta una lista sul quale mettere i possibili nomi per evitare di contattare due volte le stesse persone o aziende non idonee.
Catering:
Rivedere un po’ tutta la modalità cibo dando indicazioni precise. Tutti d’accordo su non piatti che vengano serviti direttamente da loro ma isole a buffet. Solo box con piatti speciali. Punto ancora da approfondire magari rivedendo i commenti degli scorsi anni per migliorare la proposta.

Prossima riunione: martedì 7 Febbraio 2019 ore 13:00
#wctrn2019

[WordCampTorino] Chat Recap – martedì 15 Gennaio 2019 ore 13:00

Presenti: Laura, Francesca, Gessica, Katia, Gloria, Giulia

ODG:
– AGGIORNAMENTO SPONSOR: Silver: ancora 1 posto disponibile. Bronze: ancora 3 posti disponibili. Per quanto riguarda i pacchetti Supporter non ci sono dati precisi al momento, ci sono trattative in corso con alcuni potenziali sponsor.
È stato aggiunto il pacchetto “Partner tecnici” per quegli sponsor che vogliono contribuire fornendo materiale. Sticker Mule è il primo di questi sponsor.
La pagina Sponsor del sito è operativa con le bio degli sponsor partecipanti (logo + bio).

– AFTER PARTY: confermato Toolbox come location dell’After Party. Si è discusso se ridistribuire gli spazi in modo da creare meno dispersione. Non si è ancora raggiunto un accordo a tal proposito. Laura comunica che Andrea Maimeri si è proposto per con alcune idee per l’intrattenimento. Avremo aggiornamenti al più presto.

– CATERING: confermato il Raggio Verde come fornitore del Catering, visti i precedenti positivi e il fatto che conosca già la venue . Nei prossimi giorni Laura prenderà contatti con la ditta. Dopo questo primo contatto sarà Gloria a occuparsi dei rapporti col catering. Sulla base delle precedenti esperienze si concorda su un menù freddo, visto che negli scorsi anni i piatti caldi hanno causato disservizi. La ditta è stata scelta anche per il servizio per l’After Party, avremo cura di assicurarci che bevande alcoliche e analcoliche abbiano sufficiente varietà.

– CALENDARIO EDITORIALE: È in programmazione per la settimana il secondo post sulla Call For Speaker. Giulia si sta occupando delle uscite programmate sui social. Aggiornamento post riunione: Su suggerimento di Francesca viene programmato un calendario giornaliero sulle varie proposte che possono essere presentate dagli speaker.

– SPEAKER: le candidature arrivate sono state prevalentemente maschili. Francesca invita a promuovere il WCTRN quanto più possibile anche nei gruppi femminili che frequentiamo e sui nostri profili social.

– DESIGN: Katia ha preparato le grafiche decorative per Facebook per organizzatori e partecipanti

Prossima riunione: martedì 24 Gennaio 2019 ore 13:00

#wctrn2019

[WordCampTorino] Recap riunione Slack –…

[WordCampTorino] Recap riunione Slack – martedì 8 gennaio 2019 ore 14:00

Presenti: Francesca M., Gessica P., Giulia R., Gloria L., Katia D., Laura S., LiberoPio S.

ODG:
Aggiornamenti sponsor e varie : sono state vendute tutte le Gold sponsorship e tutte tranne 1 le Silver; siamo in attesa di risposte da alcuni sponsor Global ai quali Gessica ha chiesto riscontro entro il 28/02; adesso si cercherà di promuovere la vendita di pacchetti Bronze e Supporter ma il budget minimo necessario è già stato raggiunto e superato, pertanto Laura chiederà proporrà una revisione della distribuzione delle voci di spesa. Katia chiede chiarimenti sulle quote da destinare allo swag, la questione verrà discussa nella prossima riunione e/o dopo la revisione del budget.
Laura riferisce che i supporter Giuliano caffè e Lauretana acqua sono confermati – Leone non ha ancora risposto.

Call for speaker : si discute lo split del lungo e dettagliato post di invito alle candidature preparato da Francesca e si decide di dividerlo in tre parti, che verranno pubblicate separatamente a breve distanza l’una dall’altra.
Si ragiona sugli speaker da “invitare” (cioè ai quali proporre un intervento “extra-candidatura”, che non debba passare attraverso una selezione): Francesca inviterà Carrie Dils per un workshop su Genesis Framework, Katia propone di invitare Tatiana Schirinzi e Ivan Rachieli. Francesca invita gli altri organizzatori a individuare altri potenziali speaker (possibilmente “locali” o comunque con una prevalenza di italiani e donne) che abbiano competenze molto specifiche o possano parlare di argomenti molto interessanti. Si stabilisce che alle eventuali richieste ulteriori di informazioni – non solo su questo aspetto ma anche più in generale – risponda tramite la mail generica (o i commenti ai post) non esclusivamente “l’organizzatore incaricato” ma chiunque abbia la risposta giusta da dare.

Calendario editoriale… chi lo redige e pubblica?: si dispone di replicare il piano editoriale dell’anno scorso, anche con delle piccole variazioni nell’ordine dei post ma stando ben attenti a rispettare le menzioni e i riferimenti “dovuti” agli sponsor perché previsti dal loro pacchetto. Katia si propone di preparare in tempi rapidi le grafiche di tutti i post per gli sponsor, iniziando da quelli già confermati. Si conferma che i post sul sito verranno pubblicati dai referenti d’area e poi “rilanciati” sui social da Giulia, che ha realizzato una “versione 2019” del calendario. Si discute sulla posizione da prendere in risposta a chi lamentasse la sovrapposizione del WCTRN con altri WordCamp, stabilendo che la cosa più corretta da rispondere è che i WordCamp sono le feste delle comunità locali e che è davvero impossibile – visto l’alto numero di eventi – che non ci siano date che si sovrappongono.

Gestione dell’email: Laura e Gessica stanno controllando l’email quotidianamente; alle email rispondono: Gessica per gli sponsor (+ Laura, se è il caso), Francesca per gli speaker (o Laura, se Francesca è impossibilitata), Gloria per i volontari, Katia per design&co. Alle mail di argomento “generali”: può rispondere chi la vede e vuole rispondere, in mancanza risponderà Laura. Le mail vengono archiviate con un sistema di etichette e sottoetichette (label) 2019/… (es 2019/attendee 2019/sponsor) . Che tramite il pulsante “archivia” vengono salvate nelle relative cartelle.
Si ricorda un’importante regola generale: chi entra nell’account, se vede email alle quali non deve rispondere, ma che sono in evidenza per cortesia abbia cura di lasciarle in evidenza.

Catering e after party —> posticipato alla prossima settimana

Prossima riunione 15 gennaio su Slack

#wctrn2019

[WordCampTorino] Chat Recap – martedì 27 Novembre 2018 ore 13:00

Presenti: Laura, Liberantonio, Gessica, Katia, Gloria

ODG:

  • LOGO: approvati i colori. Katia e Liberantonio stanno lavorando insieme per la preparazione grafica del sito.
  • VENUE: contratto firmato
  • BUDGET: Laura lo presenterà al più presto

  • SPONSOR: Sulla base di quanto fatto nelle scorse edizioni e di altri WordCamp, Gessica presenterà al più presto i pacchetti per gli sponsor

  • LUOGO ALTERNATIVO DI DISCUSSIONE QUANDO SLACK NON FUNZIONA: approvata la piattaforma Hangout.

Prossima riunione: martedì 4 Dicembre 2018 ore 13:00

#wctrn2019

[WordCampTorino] Chat Recap – martedì 20 Novembre 2018 ore 13:00

Presenti: Laura, Liberantonio, Gessica, Katia, Gloria

ODG:
– LOGO: votazione composizione e palette colori. Il Logo definitivo è stato approvato. Katia e Liberantonio lavoreranno in sinergia per la preparazione grafica del sito.

– GADGET: Si è discusso sulla possibilità di cambiare il format gadget: borsa + maglietta + notes e quale potrebbe essere il gadget di ringraziamento per gli speaker. Le proposte sono ancora acerbe, Katia sta valutando costi per nuove idee sulla base del budget degli scorsi anni.
Sono anche state avanzate alternative alla maglietta per il riconoscimento dello staff durante l’evento, senza giungere a una soluzione soddisfacente per tutti.

– COSTO BIGLIETTO WC: a seguito della decisione della comunità INT di aumentare il costo massimo per il biglietto per l’evento, si è discusso se applicare tale aumento per il 2019. Le opinioni sono in generale sfavorevoli a questo aumento. Si rimanda la decisione a dopo la Call for Sponsor e l’analisi del budget a disposizione.

– CALL FOR SPONSOR: Laura ha proposto l’inserimento di un livello Supporter da € 250,00, da valutare anche in funzione degli spazi messi a disposizione per gli sponsor nella venue. Per la prossima riunione sarà pronta una prima ipotesi per la discussione.

– LUOGO ALTERNATIVO DI DISCUSSIONE QUANDO SLACK NON FUNZIONA: nel caso ci fossero persone in difficoltà con il collegamento a Slack, le riunioni saranno tenute sulla piattaforma Hangout.

Prossima riunione: martedì 27 Novembre 2018 ore 13:00
#wctrn2019

[WordCampTorino] Chat Recap – 13/11/2018 – 14.00

Presenti: Gessica, Laura, Gloria, Katia, Liberoantonio

ODG:
– CHI SCRIVE IL REPORT DELLA RIUNIONE?
Gessica
– SINTESI DEI PUNTI EMERSI NELLA DISCUSSIONE DELLA SETTIMANA E RATIFICA DELLE DECISIONI
Nessuno ha sollevato dubbi o perplessità quindi si ritengono confermate le modalità discusse e approvate la scorsa volta
– DESIGN: PRIMA PROPOSTA DI COLORI E LOGO
La proposta è stata discussa fra i presenti. C’erano elementi che non convincevano e si è fatta una discussione costruttiva per portare a Katia idee differenti. Katia posterà, in settimana, delle proposte che verranno votate. Quella che riceve più voti (fra gli organizzatori) vince!
Sulla vincitrice si declinerà il colore da usare.
Anche sulla palet colori c’è stato confronto e vediamo cosa ci proporrà Katia.
– SITO: STATO DELL’ARTE
Liberoantonio non ha sollevato problemi al momento per la costruzione e la modifica del sito, quindi possiamo partire non appena abbiamo definito logo e palet colori.
– MILESTONE: ANALISI FILE
Il file sembra chiaro a tutti
– CALENDARIO EDITORIALE: CHI SE NE OCCUPA?
Il punto è rimasto aperto, fermo restando che ognuno si occuperà della pubblicazione sul sito dei propri contenuti e Giulia si occuperà della parte social.
Laura dovrebbe chiedere a Giulia se riesce a coordinare il tutto e copierà il vecchio calendario editoriale nell’area Drive in modo che ci faccia da guida.
– “COSTO BIGLIETTO WC” E “LUOGO ALTERNATIVO DI DISCUSSIONE QUANDO SLACK NON FUNZIONA”
non sono stati affrontati per mancanza di tempo e verranno ripresi la prossima riunione

Prossima riunione : 20/11/2018

#wctrn2019

[WordCampTorino] Chat Recap – martedì 06 Novembre 2018 ore 13:00

Presenti: Laura, Francesca, Gessica, Katia, Gloria

ODG:
– COME E CHI TIENE TRACCIA DELLE RIUNIONI: si è deciso che il Recap delle riunioni verrà tenuto a turno da chi si propone di farlo. Team rimane il luogo della pubblicazione dei Recap.

– COME DISCUTIAMO E DECIDIAMO: le decisioni urgenti verranno prese a maggioranza fra i partecipanti presenti.
Le decisioni non urgenti verranno prese da una riunione e l’altra, in modo che tutti riescano, nell’arco della settimana, a leggere la discussione ed esprimere la propria opinione.
Si è inoltre concordato di incontrarci faccia a faccia una volta al mese (con collegamenti web chat per gli assenti). Al momento si è pensato di sfruttare il giorno del Meetup Torino, incontrandosi circa due ore prima. Tale soluzione è al momento in fase embrionale per capire se può andare bene per la maggior parte delle persone. Si valuta anche la possibilità di incontri in altre occasioni.
Verrà creato un file su Drive dove tutti possano inserire argomenti di discussione per l’ODG delle riunioni.

– QUALI CANALI DI COMUNICAZIONE USIAMO: Slack, Team e Drive

– QUALE STRUMENTO E CANALE PER TENERE TRACCIA DEGLI IMPEGNI E DELLE SCADENZE: la scelta è Drive, utilizzando il file milestones messo a disposizione da Central.

– COME E DOVE ARCHIVIAMO DOCUMENTI VARI: Drive

– CHI GESTISCE LA CASELLA DI POSTA: La casella di posta verrà controllata regolarmente da Laura e Gloria che si occuperanno di pingare gli interessati delle email ricevute. Si è concordato che in calce alle email inviate sia riportato il nome della persona che si è occupata di rispondere in modo da tenere traccia dei lavori. Laura ha proposto un metodo di etichettatura delle email che sta utilizzando come co-organizzatrice del WCEU e che ha portato buoni risultati.

– VARIE: in settimana dovremmo avere il contratto firmato con la Venue. Questo permetterà di cominciare a pubblicare contenuti sul sito del WCTRN.
@LPSciannamè può intanto lavorare agli aspetti tecnici del sito.
@katia_d inizerà a lavorare su logo e grafica. Probabilmente per la prossima riunione avrà già materiale da proporre all’approvazione.

Prossima riunione: martedì 13 Novembre 2018 ore 13:00

#wctrn2019