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Dopo la pausa delle festività invernali, #community riprende le riunioni settimanali. La prossima riunione sarà dedicata all’organizzazione di vari progetti con i Team, i Meetup e i WordCamp. Sono invitati tutti a partecipare, in particolar modo Team Leader, Organizzatori Meetup, Organizzatori WordCamp
ODG:
Di seguito alcune idee/proposte sui progetti che potrebbero essere portati avanti, da discutere poi nelle riunioni dedicate.
Meetup
Statistiche:
Visto che è inizio anno potremmo pensare di tirare giù le statistiche dei meetup 2017, sia con gli strumenti di Meetup che con la nostra esperienza (prendendo spunto da questo post , potremmo ad esempio capire la proporzione speaker uomo/donna ), capire il tipo di talk che piacciono di più o perché un incontro è andato male.
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WordCamp
Nel 2017 ci sono stati 3 WC e nel 2018 ce ne saranno da 3 a 5 (di cui 2 alla prima esperienza)
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Contributor Day
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Team
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Ciao!
Nel nostro Welcome Box abbiamo scritto che ci sono tre chat settimanali dei team Community, Polyglots e Support. Bugggggggia! Il team Community non si incontra da mesi 🙂 Ma potrebbe rinascere a settembre.
Ora, prima di decidere a che ora fare, sarebbe bello sapere quali e quante sono le chat settimanali che vanno avanti: ad esempio organizzazione di WordCamp, di Meetup, di altri team che non sono nella welcome box ma che magari si incontrano?
Grazie!
Al WordCamp Torino 2017 mi sono occupata del team Volunteers: qui qualche appunto e qualche consiglio in base alla mia esperienza. Naturalmente è solo la mia: aspetto integrazioni e commenti 🙂
Non inventare la ruota: prendi spunto da quelle già scritte per gli altri WordCamp – se la personalizzi un po’, meglio.
Tempi: prima possibile 😉
Chiedi a chi ha organizzato altri WC la traccia completa.
Possibilmente, manda una mail di conferma che la candidatura è stata ricevuta.
Se non hai comunicato i tempi di selezione già nella call, manda una mail a tutti con indicazione dei tempi.
Per fare la selezione, parti da uno schema dei ruoli che c’è bisogno di coprire.
Scegliere persone della community locale è sempre preferibile.
Scegliere persone con già esperienza o volontari per la prima volta? Valuta in base ai ruoli che devi coprire, magari cerca di bilanciare.
Questo è lo schema (semplificato) usato a WCTRN 2017: non è detto vada bene ovunque, perché vanno considerate le specifiche della venue e cosa viene già coperto dagli organizzatori stessi.
In questo schema le attività sono state raggruppate, in ogni gruppo c’era qualche persona più esperta incaricata di essere di riferimento.
10-12 persone. almeno 5-6 per la registrazione al mattino; turni di non più di due ore in sorveglianza green room; distribuzione swag in base a logistica e necessità.
Meglio avere sempre almeno una persona al tavolo della registrazione, per tutto il giorno: fa anche da orientamento per qualsiasi cosa.
in base a necessità logistiche
4 squadre (due squadre per sala, una al mattino e una al pomeriggio).
Le squadre sono formate come minimo da:
in base a necessità
Una volta scelte le persone, manda prima tutte le mail con i SI, chiedendo di dare conferma definitiva e chiedendo di non rendere pubblica la cosa.
Quando hai tutte le risposte di conferma, puoi mandare le mail con i NO.
Tieni un file in cui registri questi dati e monitori che tutti ti abbiano risposto e che tutti abbiano preso il biglietto.
Monitora che siano tutti su slack, apri il canale privato per le comunicazioni interne.
Sollecita, coinvolgi, fai partecipare 🙂
Possibilmente manda qualche altra mail intermedia, in cui inizi a spiegare i ruoli e come si svolgeranno le giornate, tieni tutti aggiornati e informati.
Spiegare bene e per tempo alle persone cosa si troveranno a fare – soprattutto se sono alla loro prima esperienza è molto, molto importante.
Fai un incontro di orientamento sulla venue e sui ruoli.
Spiega bene cosa c’è da fare e come si svolgerà la giornata.
Fai in modo che soprattutto le persone di servizio nelle sale si conoscano e si riconoscano tra loro. Assicurati che si presentino, si parlino, si conoscano.
Possibilmente presenta anche tutto il team degli organizzatori e eventuali altre persone di riferimento della venue.
Il giorno prima vanno ordinati e preparati i badge e organizzato il lavoro del checkin del giorno dopo.
Meglio segnare sul badge una sigla per riconoscere la dieta (V, VV, G, L) (magari non scriverla sul davanti del badge ma in un punto non troppo visibile per non renderlo un segno di diversità).
Il consiglio è di avere la lista cartacea, cioè una stampa degli iscritti.
Ordine alfabetico per cognome! 😉
Meglio in due/tre copie (in base a quante persone sono attese, ovviamente).
Su queste liste metti solo i campi che interessano e cioè:
Segna sulla lista la consegna di swag/magliette.
Se il CD è il giorno prima, meglio avere comunque una sola lista da usare entrambi i giorni (per poter tenere traccia di chi ha già ritirato maglietta o swag).
Iniziare a distribuire swag/magliette già il giorno prima al CD può essere utile.
In tantissimi abbiamo condiviso la nostra voglia di imparare, di contribuire, di partecipare al progetto Open Source che amiamo.
E se anche il più vicino è troppo lontano: fai partire un nuovo meetup nella tua città!
Il tuo meetup è un appuntamento fisso, frequentato da tanta bella gente, ogni mese vi divertite e siete un gruppo affiatato? Allora è tempo di passare alla
Non sei da solo, siamo una community intera. Pronti ad aiutarti e a spiegarti dove e come trovare le risorse. Non c’è bisogno di organizzare un evento per 300 persone! Ne bastano 50 o 100, una sola track di interventi, teglie di pizza e del caffè.
Primo step, in ogni caso, è raggiungerci su Slack.
Se vuoi organizzare un meetup, vieni nel canale #meta-meetup: non devi far altro che dire Ciao, voglio organizzare un meetup qui, chi mi aiuta?
Se vuoi iniziare l’avventura di un WordCamp, o sei solo curioso di capire come potrebbe essere buttarcisi, c’è il canale #wordcamp-in-italia.
