Chat preliminare WordCamp Torino 2018 – Resoconto e pensieri aggiuntivi – 20/07/2017

Dopo WordCamp Torino 2016 e 2017 è il momento di iniziare a pensare a WordCamp Torino 2018 🎉

Nel canale #wctrn si è tenuta una chat esplorativa il giorno 20 luglio 2017 alle 13 per capire se c’è interesse a organizzare un WordCamp a Torino nel 2018 e da chi.

WordCamp Torino 2017

Siamo partiti dicendo che l’edizione 2017 è stata bellissima, evviva, hip hip hurrah!

WordCamp Torino 2018

Dal momento che ci è piaciuto così tanto WCTRN2017 vorremmo ripetere nel 2018. Abbiamo raccolto parole d’ammmmore dal Piemonte al resto dell’Italia: la volontà c’è, ora si deve pensare alla logistica.

Lead Organiser 2018

Senza un lead non c’è un team, senza un team non c’è un WordCamp. Quindi l’entusiasmo è bellissimo, ma ci va qualcuno che si faccia carico di fare da referente (anche dal punto di vista legale, finanziario e rappresentativo del progetto WordPress.org) e coordinare l’organizzazione: dall’invio della domanda, alla formazione del team al suo coordinamento e infine all’esecuzione dell’evento.

Cristiano Zanca (2017) ha detto di non volersi riproporre come lead nel 2018: preferisce che ci sia alternanza tra i lead di anno in anno, come è capitato a lui dopo che Francesca nel 2016 lo ha convinto a fare il lead per il 2017.
Inoltre essendo impegnato nel coordinamento del Supporto nel forum italiano it.wordpress.org/support e nel team Themereview e in meetup locali crede di avere risorse limitate per ricoprire nuovamente quel ruolo.

Laura Sacco anche ha detto no: al momento si è fatta carico della leadership del Meetup di Torino (oltre al suo impegno in campo internazionale su Polyglots) e quindi è molto impegnata.

Francesca Marano (2016) vorrebbe farlo, ma deve verificare una cosa di lavoro che si sblocca entro ferragosto. Se tutto va come spera (e tutti sono invitati a incrociare le dita) dice sì.

Si sono anche registrati due “Piuttosto che non avere WCTRN2018, mi propongo io” di Gloria Luini e Nicola Paroldo che però deve anche verificare impegni lavorativi.

In linea di massima ci sono almeno tre potenziali candidati quindi la possibilità di un WordCamp a Torino è realistica.

Se qualcun altro vuole farsi avanti come lead, commenti qui o nel canale #wctrn.

Riserve e dubbi sulla posizione di lead organiser

Come ex lead e mentor di diversi WordCamp, capisco perfettamente che chi non ha mai organizzato un WordCamp abbia diversi dubbi e riserve in merito:

  • quanto tempo mi prenderà?
  • cosa devo fare davvero?
  • saprò gestire un team?
  • ecc…

Da un lato vorrei tranquillizzare tutti, ma anche invitarvi a essere diligenti e non prendere la cosa sotto gamba. Ogni lead gestisce il team e la comunicazione come pensa sia giusto: negli ultimi 12 mesi ho lavorato con team di 18 persone e team di 2 co-organiser e nessun altro nel team. Ogni community ha le sue peculiarità e ogni lead la propria personalità. Alcune cose però mi sento di consigliarle, soprattutto con i dati delle mentorship alla mano. Alcuni di questi commenti valgono per tutti, altri soprattutto per WordCamp abbastanza numerosi, come partecipanti e organizzatori (quindi Torino lo è).

  • Il lead deve conoscere la community locale: se è stato a 3-4 Meetup su 2o forse è meglio partecipare come volontario o organizzatore e poi riproporsi l’anno successivo.
  • Il lead deve conoscere l’handbook prima di candidarsi (anche la sezione “Become an Organiser“)
  • Il lead deve avere buone capacità di project management, problem solving e risoluzione dei conflitti: questo è particolarmente vero per un WordCamp da 300 persone con un team di più di sei persone, è meno fondamentale per WordCamp fino a 100-120 persone con un team piccolo (ma comunque da tenere in considerazione).
  • Il lead deve essere libero, come tempo e energie, per il WordCamp: su questo penso che Cristiano confermerà, non si può essere ovunque allo stesso tempo. Entrambi ci siamo occupati parallelamente del Meetup e entrambi abbiamo finito il periodo di organizzazione con la lingua a terra. In questo senso consiglio a chi vuole farsi avanti di fare l’inventario di tutti i fronti sui quali si è impegnati e mollare temporaneamente tutto quello che non è strettamente necessario.
  • Il lead deve avere una conoscenza scolastica dell’inglese o almeno non genarsi a parlarlo anche maldestramente: ci sono chiamate con Central e con il proprio mentor, che nel 99% dei casi è uno straniero. Tutti sono abituati ad avere a che fare con non-native speakers e quindi a parlare lentamente, ripetere, ecc… ma se la conoscenza è zero diventa davvero difficile.
  • Il lead dovrebbe avere una conoscenza base del progetto WordPress.org, dal momento che lo rappresenta ufficialmente.

Esperienze passate

Gloria, Nicola e Chiara hanno espresso il desiderio di fare un hangout per capire cosa vuol dire fare il lead. Io sono un po’ scettica sull’ascoltare i pareri dei lead passati e presenti, perché ognuno affronta la questione in modo diverso e ci sono molte emozioni coinvolte, che non sempre danno un quadro utile per i potenziali futuri organizzatori. Capisco però i dubbi e mi rendo disponibile come mentor di Central. Potrebbe anche essere una buona idea chiedere a qualcuno di Central ben più esperto (Rocio?) di portare avanti la discussione.

Chiara ha anche proposto di intervistare i tre lead organiser italiani che hanno già concluso l’organizzazione di almeno un WordCamp, da pubblicare su Team. Attendiamo le sue domande 😍

Candidature per il team

Abbiamo solo toccato questo argomento per ricordare che è prerogativa del lead formare il team: possono essere candidature spontanee, inviti a partecipare, ecc… Non ci sono regole in merito sulla composizione e il funzionamento del team, se non la questione locale sulla quale nel 2016 e 2017 siamo stati molto negligenti. Su questo tema Central è chiarissima:

This team should consist of 5-10 people from your immediate area who want to promote WordPress and help grow the local community. Out-of-town friends do not belong on your organizing team; though you are free to solicit advice from people anywhere, the actual organizing team should be local.

Prossimi passi

Direi di darci una deadline per vedere se qualche forse e piuttosto si trasforma in  e permettere ad altri di prendere in considerazione la cosa.

15 agosto?

Avanti con i commenti!

#wctrn2018, #wordcamp, #wordcamp-in-italia

Cose che ho imparato sulla gestione dei volontari ad un WordCamp

Al WordCamp Torino 2017 mi sono occupata del team Volunteers: qui qualche appunto e qualche consiglio in base alla mia esperienza. Naturalmente è solo la mia: aspetto integrazioni e commenti 🙂 

LA CALL FOR VOLUNTEERS

Non inventare la ruota: prendi spunto da quelle già scritte per gli altri WordCamp – se la personalizzi un po’, meglio.

Tempi: prima possibile 😉

Quali informazioni è bene specificare nella call:

  • quali saranno i ruoli
  • sarà dato codice per avere biglietto gratuitamente
  • che si richiede un impegno di circa mezza giornata ma che si è volontari per tutto il giorno
  • se possibile, comunicare già quando verrà chiusa e come e quando saranno comunicate le selezioni
  • se possibile, dire già quanti volontari saranno presi

IL FORM DI CANDIDATURA

Chiedi a chi ha organizzato altri WC la traccia completa.

Campi importanti nel form:

  • provenienza (città)
  • se hanno già partecipato a meetup e altri WordCamp
  • se hanno già fatto i volontari
  • chiedere le skill ma specificando che non ci interessa il cv, ma perché vuoi fare il volontario e in cosa pensi che potresti essere utile 
  • (NB: io personalmente non credo sia un bene chiedere esplicitamente “cosa vuoi fare” per non creare aspettative che magari non si possono accontentare)

PROCESSO DI SELEZIONE

Possibilmente, manda una mail di conferma che la candidatura è stata ricevuta.

Se non hai comunicato i tempi di selezione già nella call, manda una mail a tutti con indicazione dei tempi.

Per fare la selezione, parti da uno schema dei ruoli che c’è bisogno di coprire.
Scegliere persone della community locale è sempre preferibile.
Scegliere persone con già esperienza o volontari per la prima volta? Valuta in base ai ruoli che devi coprire, magari cerca di bilanciare.

RUOLI

Questo è lo schema (semplificato) usato a WCTRN 2017: non è detto vada bene ovunque, perché vanno considerate le specifiche della venue e cosa viene già coperto dagli organizzatori stessi.

In questo schema le attività sono state raggruppate, in ogni gruppo c’era qualche persona più esperta incaricata di essere di riferimento.

1) gruppo checkin/green room/swag

10-12 persone. almeno 5-6 per la registrazione al mattino; turni di non più di due ore in sorveglianza green room; distribuzione swag in base a logistica e necessità.

Meglio avere sempre almeno una persona al tavolo della registrazione, per tutto il giorno: fa anche da orientamento per qualsiasi cosa.

2) gruppo caffè e assistenza catering

in base a necessità logistiche

3) squadre di servizio nelle sale

4 squadre (due squadre per sala, una al mattino e una al pomeriggio).

Le squadre sono formate come minimo da:

  • room manager (coordina, verifica ci siano gli speaker, che funzioni tutto, che si rispettino i tempi ecc ecc)
  • emcee (presenta e intrattiene durante le pause)
  • time keeper (ha il fondamentale compito di far rimanere i talk nei tempi prestabiliti, mostrando agli speaker un cartello con il tempo rimanente)
  • door keeper (fa in modo che la sala non sia rumorosa e le porte rimangano chiuse, soprattutto a ridosso dei cambi)
  • se la sala è molto grande: mic runner (porta in giro il microfono per le domande)

4) fotografi, a/v, social media

in base a necessità

CONFERME – formazione della squadra

Una volta scelte le persone, manda prima tutte le mail con i SI, chiedendo di dare conferma definitiva e chiedendo di non rendere pubblica la cosa.

Quando hai tutte le risposte di conferma, puoi mandare le mail con i NO.

Cosa bisogna ricordarsi di mettere nella comunicazione della conferma:

  • AGREEMENT da rimandare firmato e riferimento al COC
  • chiedi iscrizione a slack e numero di cellulare, per evenienze
  • spiega che slack sarà il canale di comunicazione
  • codice per il biglietto
  • comunicazioni sui tempi (quando è richiesta presenza dei volontari durante l’evento)
  • invito all’aperitivo/cena del giorno prima (se la fate!)

Tieni un file in cui registri questi dati e monitori che tutti ti abbiano risposto e che tutti abbiano preso il biglietto.

Monitora che siano tutti su slack, apri il canale privato per le comunicazioni interne.
Sollecita, coinvolgi, fai partecipare 🙂

PRIMA DEL WORDCAMP

Possibilmente manda qualche altra mail intermedia, in cui inizi a spiegare i ruoli e come si svolgeranno le giornate, tieni tutti aggiornati e informati.

Spiegare bene e per tempo alle persone cosa si troveranno a fare – soprattutto se sono alla loro prima esperienza è molto, molto importante. 

DURANTE IL CD (se si fa il giorno prima):

Fai un incontro di orientamento sulla venue e sui ruoli.

Spiega bene cosa c’è da fare e come si svolgerà la giornata.

Fai in modo che soprattutto le persone di servizio nelle sale si conoscano e si riconoscano tra loro. Assicurati che si presentino, si parlino, si conoscano.

Possibilmente presenta anche tutto il team degli organizzatori e eventuali altre persone di riferimento della venue.

Il giorno prima vanno ordinati e preparati i badge e organizzato il lavoro del checkin del giorno dopo. 

Meglio segnare sul badge una sigla per riconoscere la dieta (V, VV, G, L) (magari non scriverla sul davanti del badge ma in un punto non troppo visibile per non renderlo un segno di diversità).

A PROPOSITO DEL CHECK-IN

Il consiglio è di avere la lista cartacea, cioè una stampa degli iscritti.

Ordine alfabetico per cognome! 😉 

Meglio in due/tre copie (in base a quante persone sono attese, ovviamente).

Su queste liste metti solo i campi che interessano e cioè:

  • iscrizione al CD
  • eventuale preferenze per il pasto
  • taglia della maglietta.

Segna sulla lista la consegna di swag/magliette.

Se il CD è il giorno prima, meglio avere comunque una sola lista da usare entrambi i giorni (per poter tenere traccia di chi ha già ritirato maglietta o swag).

Iniziare a distribuire swag/magliette già il giorno prima al CD può essere utile.

#volunteers, #wordcamp, #wordcamp-in-italia

Resoconto chat WordCamp Torino 2017 del 27/10/2016

presenti: @ljuba_davie, @gmosso, @lasacco , @cristianozanca, @thomas-vitale , @catortorella, @giuliatosato, @francescodicandia, @francina, @chiara_lovelace, @roxanadegiovanni

1) approvato il WCTRN2017!

2) le persone dei team di comunicazione social sotto il coordinamento di @ljuba_davie possono già da ora ragionare sulla schedulazione della comunicazione che lancerà l’evento, sempre seguendo le dritte dell’handbook

https://make.wordpress.org/community/handbook/wordcamp-organizer/

chiunque veda che non stiamo seguendo qualsiasi parte di quel documento è invitato a dirlo

possiamo tutti fare errori

@francina informa che dopo l’orientamento creeranno sito + directory con file base per aiutarci nel calendario editoriale

3) il team è in via di definizione, ci sono alcuni ruoli come volontari, comunicazione e CD che sono già stabiliti

4) presentati i nuovi strumenti O2 per remind agenda e recap e Trello, che però potrebbe essere sostituito da un utile documento su gdoc che ci eviterebbe dispersione nella gestione delle informazioni

5 ) Francesca suggerisce come gestire la email seguendo questo:

https://make.wordpress.org/community/2016/04/07/wordcamps-working-with-email/#comment-22131

6) il recap delle chat sarà fatto a turno, suggerito da @francescodicandia

Grazie a tutti i partecipanti per il loro tempo

#WordCamp

#wctrn2017